2.讲究语法和逻辑
公文写作语言的规范性，体现在句子上就是造句合乎语法规则、合乎逻辑。
首先，句子成分要完整。汉语构成句子有主、谓、宾、定、状、补六种句子成分，其中主语、谓语、宾语是主干成分，定语、状语、补语是辅助句子成分。对于每一个句子来说，主干成分也不是必不可少的，但是省略有省略的规则，不能任意省略和无故残缺。例如：“厂领导的做法，受到了全厂职工的热烈欢迎。对他们联系群众、实事求是的作风给以很高评价。”后一个句子就残缺句子成分。谁给以评价？少了主语，违反了语法规则，意义也就不明白了。
其次，句子中词语之间的搭配要恰当。词语相互搭配在一起，必须符合事理和习惯，否则就不通顺。如：“这种精神充满了各个村庄，开遍了全乡的各个角落。”精神无形，说它充满了某一空间，已经十分勉强，又说它开遍了各个角落，更是无稽之谈。改成“精神文明之花开遍了全乡”，才算通顺。
最后，造句还要讲究逻辑性。有些句子语法上没有问题，却出现了种属概念并列、自相矛盾等逻辑错误。如：“他们加强了对团员和青年的思想教育。”团员是青年的一部分，团员和青年是不能相互并列的。“把所有农产品都基本上纳入了计划轨道。”“所有”表示全部，“基本”表示不完全，它们表述的意义产生了矛盾，读者不知道哪个词语表达的意义是可信的，就会无所适从。
二、简练
1.用语精确，以一当十
在生活中我们都有这样的体会：有时一两个词句，就能把要说的意思清楚完整地表达出来；有时，说了很多话，要表达的意思却仍然不清楚。从理论上说，人类创造的成熟的语言，足以表达人类的常规的思想和情感，至于文学作品中那些复杂微妙的心境，有时只可意会、不可言传，只能借助形象曲折地加以表现，在公文写作中是不常出现的。公文写作中之所以有用语繁多意思仍不明白的情况，多半是由于用语不精确，只好增加语句去弥补，结果反而是“言愈多而理愈乱”。
2.尽量使用短句
“五四”时期，现代汉语的书面语言还不成熟，不少作家借鉴欧化的句法来写文章，句子写得长长的，句子内部的成分多多的，阅读起来虽别有风味，读者却常常需要再三反复，才能弄明白句子复杂的含义。这种现象现在已经很少了。著名作家老舍写文章，总喜欢写短句子，七八个字一句，十个字左右一句。他认为，这样写，读者好读，意思也简练明白。有人统计过他的名篇《济南的冬天》，说其中超过11个字的句子只有6句，超过14个字的句子只有两句。请看下面的文句：
假若单单是有阳光，那也算不了出奇。请闭上眼睛想：一个老城，有山有水，全在蓝天底下，很暖和安适地睡着，只等春风来把它们唤醒，这是不是个理想的境界？
老舍用这样的短句，写出了多么精致而优美的文章！公文与文学虽然是不同性质的语言，但基本道理是相通的。为了做到简练，不妨学学老舍。
3.适当采用文言词语
继承文言词语的一个主要原因，就是文言词语比现代汉语更精练。例如“来函收悉”4个字，要换成“来信收到，内容尽知”，文字多了一倍，意思却一点也没增加，而且这还不是真正的白话，要换成“你们的来信我们收到了，其中的内容经过阅读都已明白了”，才是真正的白话，可那岂不是大煞风景？
运用文言词语，要注意不得生吞活剥，食古不化，要适当、活用、自然、流畅。
三、质朴
1.不做作，不生造
大方、庄重、朴实，是公文语言的基本风格。公文语言忌讳华丽、做作、卖弄。
做作、生造的原因有两个：一个是虚荣心导致的错觉，以为语言越新异越能显示作者的才华，于是生硬地造出一些自以为高超的新词来，向别人炫耀。另一个原因是对词语的运用还没有达到得心应手的程度，对其含义还不能准确辨析。只要端正文风，刻苦学习，这些毛病并不难克服。
2.不溢美，不虚饰
溢美、虚饰，也是公文语言的大忌。例如，表扬一个医生医术高明，就说他是“当代华佗”；医德高尚，就说他是“当代白求恩”。说某人工作刻苦，动不动就说他废寝忘食，甚至说他连续几天几夜不合眼坚守在工作岗位上。这些溢美之辞既不真实，也不感人，效果往往适得其反。还有人热衷于一些空洞轻浮的言辞，例如：“一把手亲自抓，县委委员人人抓，分管委员认真抓，主管部门直接抓，有关部门配合抓，村镇党委层层抓”，这些语言，也许它的作者还颇为得意，认为自己抓住了经验，写出了文采。其实，这里面都是废话，什么经验也没有，尽是虚饰之辞，也谈不上文采。
§§§第4节公文的类型
公文由于其传递方向、性质、密级、紧密程度和表达形式不同，有许多分类方法，常见的有：
1.按公文的传递方向可分为：上行文、平行文、下行文
（1）上行文
上行文是指下级机关向上级领导机关呈送的各类公文，如请示、报告等。“行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告”（******国发[2000]23号），即下级机关只向直接主管的上级领导机关行文，特殊情况下才可越级行文。
（2）平行文
平行文是指同级机关或没有隶属关系的机关之间往来的各类公文，如通知、函等。同级行政机关、社会团体、企事业单位之间，不管属于什么地区和系统，只要有公务需要联系，都可以根据实际情况，以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项，也可以使用通知。
（3）下行文
下行文是指上级机关向所属下级机关发送的各类公文，如命令（令）、决定、决议、布告（公告、通告）、通知、通报、批复等。下行文可以逐级行文，即上级机关只把公文下发到直属的下一级机关；也可以多级行文，即上级机关可将公文同时下发到其领导范围内的多层机关；还可以直接发送到人民群众，即上级领导机关通过登报、张贴、广播电视传送等形式，直接向广大人民群众行文。
上行文、平行文、下行文都可以是同级政府、同级政府部门、上级政府部门与下一级政府联合行文；也可以是政府与同级党委和军队机关联合行文；还可以是政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位联合行文。
2.按公文性质可分为：规定性公文、指导性公文、公布性公文、商洽性公文、计划性公文、证明性公文
（1）规定性公文
规定性公文是指行政机关对某项具体工作或行动作出直接、明确、规范要求的具有约束力的公文，如规定、规则、办法、意见等。规定性公文以行文的针对性、使用的普遍性为显著特点，即都是针对国家事务和社会生活中出现的带有倾向性的问题、需要规范和约束的事务而制定的，内容以说明为主，多用肯定语气，简明扼要。
（2）指导性公文
指导性公文是指上级机关对下级机关布置工作、阐明工作活动的指导原则、方法和措施时使用的公文，如指示、批复、通知等。指导性公文是下级机关开展和安排工作的依据，也是上级机关解决问题和指导工作的手段。它直接体现上级机关的意见，反映上级机关的意图，内容明确具体，语言精炼确切，带有一定的强制性。
（3）公布性公文
公布性公文是指有关机关向有关方面或广大群众公布应当普遍遵守或广泛知照的事项时使用的公文，如布告、公告、通告、通报等。公布性公文一般没有具体的受文对象，主要以登报、广播和张贴等形式发布，语言庄重，用语严谨，简明易懂。
（4）商洽性公文
商洽性公文是指不相隶属机关或单位之间相互商洽工作、询问或答复问题，向有关主管部门请求批准有关事项等使用的公文，如函等。商洽性公文以其灵活简便而深受各机关、部队、团体、企事业单位青睐，也以其具有广泛的用途而受器重，所以使用频率极高。
（5）计划性公文
计划性公文是指行政机关对一定时期内的工作事先进行筹划安排所形成的公文，如规划、计划、方案、要点等。计划性公文在内容上一般重点突出、目标明确、任务具体、要求可行、措施得当，并且具有预设性、针对性、指导性等特点。
（6）证明性公文
证明性公文是指有关单位向有关方面提供某件事情或某个人身份、经历、职务、职称、工作等真实状况的公文，如介绍信、证明信等。制式介绍信、制式证件，简明、正规、有编号，使用频率高，为大多数单位所采用。
3.按公文内容秘密程度可分为：绝密公文、机密公文、秘密公文
绝密、机密、秘密公文，是指内容涉及党和国家的机密，需要控制知密范围和知密对象的公文。
（1）绝密公文
绝密公文是涉及党和国家最重要秘密的公文，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。
（2）机密公文
机密公文是涉及党和国家重要秘密的公文，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害。
（3）秘密公文
秘密公文是涉及党和国家一般秘密的公文，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。
4.按公文的紧急程度、承办时限要求可分为：“特提”、“特急”、“加急”、“平急”公文
（1）特提公文
特提公文是指事情特别重大、特殊紧急，需要打破常规，随到随优先迅速传递处理的公文。特提公文是******新的公文处理办法为电报新设的紧急等级，强调其在公文处理中的特殊性。
（2）特急公文
特急公文是指内容特别重要，情况特别紧急，需迅速传递办理的公文。特急公文是发文机关对受文机关处理时限要求紧迫的公文，它要求在安全、保密的前提下，把承办时间压缩到最低限度。
（3）加急公文
加急公文是指内容很重要、情况很紧急，需要马上传递的公文，如公文中的“加急”件，电报中的“加急”件等。加急公文在紧急程度上仅次于特急公文，受文机关在处理中也要求争分夺秒，以免延误时间。
（4）平急公文
平急公文是指内容比较重要、情况比较紧急、应该及时传递办理的公文，如公文中的“急件”，电报中的“平急”件等。平急公文虽然在急缓程度上比特提件、特急件、加急件差一些，但时限要求也很急，切不可掉以轻心。
5.按公文的信息表达形式可分为：文件式公文、表格式公文、图形式公文
（1）文件式公文
文件式公文是指通篇主要以文字为信息表达形式的公文，如通知、请示、报告等。文件式公文是公文中的主要形式。
（2）表格式公文
表格式公文是指对部分规定程序明确的项目用表格作为信息表达形式的公文，如呈报表、审批表等。表格式公文对简化手续、方便工作、减少公文十分有利，而且在某些方面较之文件式公文更直观、更具体。但实践中“表格”往往作为正式公文的附件。
（3）图形式公文
图形式公文是指主要以图形为信息表达形式的公文。
6.按公文载体材料可分为：纸质公文、磁介质公文、感光介质公文、电子公文
（1）纸质公文
纸质公文是指外在形式以各种纸张、纸板为载体的公文。纸质公文是沿用时间最长、使用最普遍的公文。
（2）磁介质公文
磁介质公文是指外在形式以磁盘、光盘等含有磁性材料作为载体的公文。磁介质公文是近几年随着科技革命的发展而被越来越多采用的一种公文。
（3）感光介质公文
感光介质公文是指外在形式以胶片、录像带等感光材料作为载体的公文。感光介质公文与磁介质公文一样，虽然起步较晚，但发展很快，是公文载体材料的新生力量。
（4）电子公文
电子公文是指在计算机系统中形成、处理、传输和存储的电子文件。电子公文不同于电子杂志、电子书籍、电子广告等电子信息，它直接参与公务活动，并成为公务活动的组成部分或重要工具。
§§§第5节公文的表达方式
公文的表达方式，主要是叙述、议论、说明三种。公文都属于应用文，不能用通常的记叙、议论、说明三大文体的标准去分类。在公文内部，虽然表达方式有时仍可作为区分公文内部不同文体的参考因素，如决议，议论成分比较多；通报，叙事的成分也较多，但在多数情况下，公文的表达方式是综合运用的。
一、叙述
在公文中，叙述运用得十分普遍。决议中提供的事实论据，报告中对事件前因后果的汇报，通报中对先进事迹或错误事实的交代，调查报告和总结中对事件和现象的转达，都要使用叙述。叙述的人称有两种，分别是第一人称叙述和第三人称叙述。在公文中，这两种叙述人称都被广泛采用。报告、请示、总结用的是第一人称叙述，下行公文、调查报告大多用第三人称叙述。按照不同的分法，叙述的类型可以分很多种。
1.按照详略程度的不同，叙述可分为概叙和细叙两种类型
（1）概叙
粗略简练、只介绍事件梗概的叙述叫概叙，它的特点是篇幅不长，语言简明，事实完整，但缺少细节。下面就是一段概叙：
2006年1月4日，学校党委召开由中层领导干部、专家学者、优秀中青年教师和离退休职工代表参加的调研会，全面征集对学校党政工作和班子成员的意见和建议。到会代表共77人，收回调研表74份。参加调研的同志以对学校工作高度负责的精神，结合学校的工作实际和个人的切身感受，对学校近年来取得的进展和党政班子的工作给予了充分肯定，同时也对学校工作中存在的问题提出了许多中肯的、有建设性的意见和建议。