书城管理管理员工有绝招
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第6章 激发员工干劲的绝招(1)

让他畅所欲言

假如一名员工,无论对上司、同事,想说的话都能够讲出,对工作中产生的问题能够随时发表意见、表明自己的立场,而且不管说了什么,都绝对不必担心有人会责备他,如此宽松的工作环境下,相信员工能很愉快地进行工作。

在一次中小企业的座谈会上,有一名职员说:“在我们公司里,假定有什么不满意,想说的事情,我们可以直接跟经理讲,所以,在我们心中一点疙瘩也没有!”另一名男职员也说:“在我们公司,完全没有上司、属下、长辈、晚辈之分,可以自由地陈述自己的意见,领导能够参考我的意见,使我觉得在此工作很有价值。”由此可知,无论何时,让你的员工能够自由、安心地发表意见,使他们有了满足感和安全感之后,员工便更可以全身心投入到工作当中去。

1.不要让下属感觉到不当的压力

曾经有这样一个调查,主办方让300名年轻人以直接交谈的方式讨论一个问题:“在你的工作场所,有没有感到不当的压力?”所得的结果如下:

未感觉到不当压力者111名;

稍感觉有不当压力者135名;

感觉压力十分强烈者54名。

其中,未感到不当压力的理由,可以列举下列三点:

·跟上司、同事可以自由交谈。

·如有不满之处,可以直接向上司陈述。

·自己可以自由自在地做事。

感觉有不当压力者,遇到不满意时能直接与上司讲的只不过6%而已。

从业绩方面调查,未感到有压力者,其中91%都能够将自己的业绩做到标准以上。感到有压力者,能达到标准以上成绩的人,仅占10%而已。

然而,为了维护公司内部的秩序,必须要有种种的规定,这些规定都是必须遵守的事项,不能算是不当的压力,所以工作人员也不至于无理地认为这些规定是不当的。

2.不要压制直言

能够自由地发言,可以减少心理上的压迫感。将心里想说的话全部说出,能有一种快感及解放感。

但是,在能够自由发言的公司里,也有不少部属的感觉和上司的推断不一致的时候。对某公司的调查显示,在主管方面,有96%认为:“我能够跟下属自由讨论。”但是,他的下属有55%的人回答:“不能自由讨论。”关于这一点,主管的想法与下属的想法大相径庭,意即主管还未了解下属真正的意向。

上司也是人,也是有感情和尊严的,虽然上司赞同下属的意见,但是如果下属毫不留情地指责上司,上司一时无法接受,便很容易生气,不问青红皂白申斥一番。有了一次经验,下属就会不再直言了,同时,他的工作热忱也随之消失!

能够对上司直言的下属,都是对工作很热心、认真的。如果可使他们安心顺意,并形成能自由交谈的气氛环境,你的公司自然会朝气蓬勃。

让他按照自我意志工作

所谓按照自我意志去工作,就是在没有外部的压力下,可以根据自己的能力,按照自己的想法,做自己想做的事。

人能够按自我意志做事时,就会有充实感、幸福感,比如,同样都是木匠,有一种专门在星期天工作的木匠,比起职业性的木匠来,他比较有充实感,比较乐于工作,因为职业性的木匠有外来的压力,能够照他自己的意志做事的机会不多;相反地,在星期天工作的木匠,完全是自由的,可以随自己的意思去做。因此,被压制着去工作,则工作是主人,人被工作所支配。而照自己意志去做时,自己便是主人,由自己去支配事情,工作起来显然是有意义多了。

在中小企业工作的年轻人座谈会上,他们表示:“能够让我负起全部责任,并完全照自己的意思去做,使我觉得工作得很起劲,觉得很快乐,很有价值。”

能够用自我意志来做事的幅度与生产的关系,这跟压力的关系是完全一致的,再看看下面的比例:完全自主随自己的意思做事的人,有90%可以达到标准以上的成绩,感觉只有一半自由而达到标准以上的成绩者占40%,完全不能照自己的意思做事而能达到标准以上者,不过占10%而已。

工作人员能否照自己的意志做事,关系到主管的管理方法。若主管将所有细节都一一指点,总是强迫他人工作,工作之外的事一点也不考虑,对下属的性情也不加以注意,他的部下就会感到有压力,想照自己的意志做事也不可能了。

我们再强调一次,所谓照自己的意思做事,不是做工作的奴隶,而是去做工作的主人。

增大他的权责范围

每个人都喜欢有责任性的工作,在一次座谈会上,大部分人有如此的想法:“让我从事责任更大的事吧!”或者说:“责任越重之事做起来越有价值。”

为什么他们想负这么多的责任呢?因为责任越重则表示此人越有能力。不过给了某人责任之后,相对的也要赋予相当的权限,在此权限内,可以依照自己的方法做事。一般工作人员或从事单纯、辅助性工作的人员,即使能圆满完成任务,却不觉得负有什么责任,这是因为他们不能依自己的真实理想做事。

每个人都有强烈的欲望,希望别人看重他,因此想多担负一些责任,这种心理与立身处世无关。因为担负了责任,自己就有责任感,换句话说,给了某人责任与权限,他就可以在此权限范围内有自主性,以自己的个性从事新观念的工作,因此他就拥有了可以自己处世的满足感与成就感。

1.不要做个唠叨的主管

主管若过于唠叨,无论大小细节都要说明、吩咐,只是徒增下属的烦腻,同时下属也会觉得自己根本无须负责,于是缺乏责任感,工作意念也随之降低。

某公司一位A股长调职,继任者是B股长,不到一年的时间,该部门生产量增加了16%,在此我们研究了A、B股长的作风。A股长一天到晚爬上、爬下,不厌其烦地指示下属,B股长的作风则迥然不同。任何事B股长都仅指示大纲,一切细节则由下属自行负责,他也不限制下属的自由,完全尊重他们。下属因为依照自己的想法做事,也希望将该事做到完美的境界,越做兴趣越浓,责任感大大增强。因二人作风不同,工作成效也大不相同。

照这个例子看来,不仅要让工作人员负责任,而且要赋予相当的权力。只有拥有了职责范围内的支配力量,员工才会乐意承担职责范围内的责任,如此才能提高工作效率。

2.权责必须平衡

责任与权限必须均衡。我们所说赋予工作人员权限即让他们在自由意志下工作的范围,很多主管对下属只强调责任,而极少赋予权力,只是一次次地指示他们,以致下属毫无机会依照自己的办法去做。在此状态下,无论你如何强调责任都无法收到预期的效果。

在许多公司、机关中,责任与权力无法合二为一。权力都集中于上级,下属仅负责任而已。须知无论何事,一旦欠缺权力则产生不出责任,因此责任与权力始终必须一致。

赋予某人责任即让对方负责之意,这点每个人都必须明了,因此工作范围也须划分清楚,个人所负担的责任即分担工作范围内的责任。

说了这么多,责任到底是什么呢?工作人员有完成工作的义务,假若无法完成或工作成果不好时,你就必须要负责任。所谓的责任并非要你去弥补至完美为止,而是要使其不好的影响降至最低限度,而且要追究失败的原因,决不再重犯。

你的下属做错了事,你自己也不能免除责任。故当自己的下属失误时,在处罚下属之前必须自己先反省一番,看看自己的做法是否不当,导致失败的原因何在?并且要改善缺失,这才是主管人员的职责所在。

尊重他的意见

任何人都希望自己的意见被采纳。

员工虽不发言,但并非表示他们没有意见,他们对于工作的分配也常有意见,会在心中嘀咕不已,也许他们会认为:“这样做不是更好吗?”“让我们这样做也许我们工作起来更有干劲!”主管若能倾听员工的意见,员工心中就会有满足感,若是接纳了他们的意见,他们更会尽全力做事。

某公司内有位年轻人,平日沉默寡言,无论在任何座谈会上一向都三缄其口。然而,在一次部门分配会议上,当经理问起他的意见时,他竟然提出了很多很好的建议。因为他经过长时间的观察,对工作分配产生了疑问,故所提出的意见也极为理直气壮,上司与同事们都一致接受。在那一刻,他忽然觉得勇气百倍,信心十足,从此开始积极参与各项活动。

无论多么微小的建议,若领导能对他说:“啊!你的意见很好。”并接受其意见,那么此人的工作积极性必会大为提高。

在一次以100位年轻人为对象的问卷调查中,有这样一道题:“你对上司有何希望?”他们大多回答“希望能尊重下属意见”,由此看来,很多工作人员对于自己的意见是否被重视非常看重,同时显示出主管人员大多不太尊重下属的意见。

所谓意见并非仅指在会议中所提出来的建议,日常工作岗位上所反映出来的心声更为重要,他们所谓的尊重并非要主管全盘地接纳意见,而是只要主管能确实倾听下属的意见即可,如果对他们所提意见无法接受,至少也要将无法接受的理由分析给他们听,直到他们心悦诚服为止。

下属陈述意见时,如果上司两眼看着天花板,一副不耐烦的表情,甚至当中插进几句不中听的话,这都可以清楚地看出他并没有真心聆听下属的意见,仅是摆个姿态而已。像这样毫不理会下属的意见,久而久之,下属就不再开口反映意见了,甚至本身的思考力、判断力也随之减弱,结果变成极端的服从者,只服从命令,公司的兴、衰、荣、辱再也与他无关了,再不然,他会消极地反抗。所以,若无法接受下属的意见,领导者也必须说明理由,不能放任不管,否则下属会认为领导者不尊重他们的意见,工作情绪也会陡降。

有一位年轻人曾这样抱怨过:“我们曾就休闲方式、加班制度向上司提出过意见,但上司毫无表示,两个月过后也不见回音,其实这件事不但是为工作人员着想,也是为公司好,上司怎么想我不知道,但由此事看来,太热衷于工作实在划不来。”

下属陈述意见时,若一开始就以“这个不行”来压制他们,下属会很不服气,认为上司不尊重他们的意见,所以,无论大小意见,身为主管人员皆须彻底将此意见考虑周全,若真的无法接受,你不妨先说:“你这意见很好,我可拿来做参考。”在此开场白之下,再委婉说明无法接受的理由,如此,对方也会认为至少你已尊重其意见,只是碍于某些因素无法接受罢了。

总之,上司对下属的意见是否有诚意来处理,就看你是否尊重他们的意见了。

接受他的提案

某公司有一位S先生,他是个自认平庸的人,在众职员中并不出色,但有一次他的提案被采用了,也受到了表扬,自此,他整个人就如脱胎换骨般地奋发图强。根据S先生的说法,他的提案可节省10%的人力。

任何人只要有了自己的提案,总会觉得非常高兴,如果提议被公开,更会激发他的研究或工作热情。许多公司之所以建立提案制度,就是希望借此制度汇集众人智慧,以提高生产力。从另一角度来看,对工作人员自信、热情的提高也大有效果。

不过,一般情况是提案制度建立之初,大家皆踊跃地提出许多方案,时间一久,提出来的方案就越来越少了,这是为什么?难道是因为好的提案已提得差不多了,以后再也没有好的提案可以提出吗?当然不是这样。所谓“工作”这个东西,无论如何的单一都不可能没有改善的余地,最大因素在于领导对提案的处理态度,若别人呕心沥血的提案竟未见回应,当然大家提案的热情就会逐渐消退。

那么,如何培养员工的提案热情,乃至在员工心中形成提案意识呢?有下述几项要点:

(1)不要急于获得提案。

许多上司徒具一时兴趣,等收到许多提案后,又马上降低热忱,如此就易使员工提案的热情冷却。

(2)提案方式尽量简单。

提案方式若过于复杂,必须长篇大论地提出,不但时间上有所拖延,有时也无法表达完整的意思。

(3)提案不采用时,应向提案人说明理由,并鼓励一番。

若不说明未采用提案的理由,则提案人肯定不服气,也许认为提案是多余之事。同时,在说明理由时须赞美提案的优点,并且加以鼓励,使其充满信心,这点非常重要。

(4)为获得良好的计策,就必须让下属在日常工作中形成自己的想法。

与其让下属凭空幻想计谋,不如先使他们了解工作要点,再针对要点来策划。

(5)勿求太大的计策。

若只重视大的计策而忽略小计策,则没有人愿意再提出方案。只因某人提不出大计策就否定某人,那就大错特错了。

(6)为了提案,须赋予实验与研究上的方便。

所谓“实践出真知”,有时未经过实验就无法得知该方案到底是对是错。也许当事人曾想进一步研究,但因材料与设备的不足而作罢,因此,作为领导的你必须尽量满足他们的需求。

(7)若想提高生产力就须保障言论与行动上的自由。

有些工作人员担心自己写了或说些什么会招致上司的斥责,对自己不利,总是一言不出。倘若下属有这种观念,那么绝提不出好的提案。

某单位有一位M先生,他从不考虑自己的利益,有意见就立即反映出来,结果招致上司的忌恨,将他调到别的单位去了,幸好这件事被一位上级主管知道了,对他重新评估,并将其升职了。但是,经过一番折腾,M先生再也不无所顾忌地做提案了,即使他的上司特别开明也这样。