批评要有目的性
批评的目的，在于促使人认识和改正错误。领导者只有解决了目的性问题，才能从爱护人、提高人的愿望出发，才能有真诚的友爱、如火的热情、诚挚的精神；才会有诲人的诚意、容人的雅量、帮人的耐心。
在批评中，对有错不认错的必须严肃批评，对已认错的要适可而止、见好就收，特别是那种已经知错而且心理压力较大的，不应再加以批评，而应给予安慰。一个儿童在家中洗碗碟，不慎打碎了碗，有的家长训斥责骂，使孩子愈加惊恐害怕，而有的家长虽然也批评孩子做事不经心，但主要是告诫孩子今后要小心，这两种教育孩子的态度、效果是截然不同的。下属出现失误和错误，既要分清性质、程度及危害，不失时机地予以教育处理，又要与人为善，留点面子，不伤其人格，避免因方法不当激化矛盾，以致产生对立的后果。当然，要防止以讲究批评艺术为名，使批评变成媚化，即态度虚伪，含情脉脉，话语委婉，使批评本义荡然无存，将积极的思想斗争，变成一种温文尔雅、毫无原则的调和主义。
批评应有说理性
正确而有效的批评，是摆事实，讲道理，动之以情，晓之以理，将心比心，换位思考，尊重他们的长处，理解他们的难处，关心他们的苦处。在大道理和小道理的结合上，通过耐心说服教育和民主讨论，和风细雨地疏通引导，实事求是地指出他们认识上的短处、方法上的错处、工作上的差处，使其能够心悦诚服。不论怎样批评，最好能运用对方便于接受的方法，指出其行为如何错误以及应该采取何种行为，以取得对方的理解，让人心服口服。
下属只接到上司要求其改变不良行为的命令，却没有接到如何正确行动的指示，这种命令的作用显然不大，下属有可能对上司的指令不予理睬或予以抵制。改变人的不良行为如同治水，仅去筑起一道拦水大堤，而不修疏通的河道，会造成可怕的水患。如规劝“烟鬼”戒烟，除非他了解吸烟的危害、戒烟的好处，否则不会去戒烟。这个正确的认识必须来自他自己的认识，而不是在别人的强迫下接受的观点。
领导者实施批评应讲点绅士风度，不宜火冒三丈、暴跳如雷，但情绪太平静，会给人一种问题不大的感觉，不能引起对方的重视。批评人时，可不掩饰内心的忧虑和愤怒，有节制地发发脾气，那会产生戏剧性的效果。当然，发泄对象是事而不是人。物极必反，发怒要谨慎，经常与下属吵闹的人，永远不会成为好的领导者。至于加入个人感情成分，为发泄自己的郁闷而批评人，则背离了批评本义。
从批评的全过程来看，有的开始尚能冷静，但在批评的过程中，感情也发生了起伏变化，产生兴奋激动，越说越气愤，甚至涉及对方的人格问题，这是一种最不可取的批评方式。那样做会使人不但对批评不予理睬，甚至会当面反唇相讥，导致双方关系僵化。人们对语言的刺激是最敏感的，仅说几句过分出格的话，就足以使人心扉紧闭。正确有效的批评，绝对不要掺入个人感情的成分，而应该十分冷静，处处体现说理性。真正的批评，应该是一次经过细腻处理的、冷静的、充满理智的谈话。
美国经营心理学家欧廉·尤斯教授认为，人在兴奋激动时，要有意识地做到：首先降低声音，继而放慢速度，然后挺直胸部。这位教授的见解是耐人寻味的。因为大声说话，声音对感情将产生催化作用，使已冲动起来的感情更为强烈。语速方面，因为一旦掺入个人感情，语速就会变快，就会产生与说话声音大相同的恶性循环。另外，观察情绪激动、语言激烈的人，一般都表现出胸部前倾，同时脸部接近对方，这种说话姿势，将人为地制造一种紧张对立的情绪，此时如果挺直胸部，则自然淡化了冲动和紧张的气氛。
批评应有时效性
时效性指批评勿拖延，时过境迁再翻旧账，易给人以“秋后算账”之感，需要批评时，要尽快进行，不要以为今天忙而过几天想起来再批评。因为人若有错，心生内疚，并做好挨批评的心理准备，但上司几天没有举动，很容易使人产生上司忙，顾不上，此事无关紧要，或上司怕我而不敢批评等误解。结果，拖延批评很可能使同样的错误重复出现，再次发生，此时再批评，他可能倒打一耙说“上次我也是这样做的，你没说什么，为什么今天要批评我”，拖延成了他反驳批评的有力证据。
新老账一块算是土改运动时斗地主的一种办法，通过算总账法启发农民的阶级觉悟，激起斗争的义愤。如果把此种方法运用到批评上，搞积累式、算账式的批评，则使人难以接受，并容易使人联想到，原来上司早就在不露声色地观察、算计我，暗暗记着我的账。况且领导者总是翻出陈年老账一块儿算，心中不装优点，而多是缺点，下属很难再有干好工作的信心和勇气。毕竟人无完人，批评人时一一列举许多缺点，无论所提缺点多么准确无误，也只能使人灰心丧气。
正确的方法是，纠正人的缺点要讲究步骤，循序渐进，一次只纠正一个缺点。若对人有三点不满，应该分三次提出来。须知一下子向对方提出很多缺点，实际上对方能够留意改正的通常只有一个缺点，能够同时改正两三个缺点的人并不多见。明智的做法是提示对方改正一个缺点，直到改正了为止，此时再提出纠正另一个缺点。批评教育人，要绝对避免纠缠历史，重翻陈年老账。过去的事已失时效，重要的是现在和将来，对下属的缺点和失误，领导者要尽可能强制自己忘掉。
批评人的时机选择是很重要的。经验证明，当一个人在理性因素占上风时，能够尊重事实，头脑冷静，能虚心听取批评。而当其情绪因素占上风时，就会失去理智，蔑视事实，具有极大的偏见，这时不注意“冷处理”，非要牛不喝水强按头，只会适得其反。批评人，原则上要在对方刚发生问题时及时提醒，一旦错过这个机会，会因对方记忆淡漠或印象不深而降低了批评效果，此事一般应视为时效过期而从记忆中抹去。
批评应因人因事而异
人由于性格与修养不同，对同一批评会产生不同的心理反应，有的人即使受到批评也满不在乎，属于迟钝型反应；有的人感情脆弱，脸皮薄，爱面子，受到斥责则难以承受，表现为脸色苍白、神志恍惚，甚至从此一蹶不振、意志消沉，这种人属于敏感型反应；有的人受到批评会引起很大震动，能坦率认错，从中吸取教训，这种人属于理智型反应；还有的人自尊心很强，个性突出，“老虎屁股摸不得”，遇事好冲动，心胸狭窄，自我保护意识强，心理承受能力差，明知有错，也死要面子，受不了被当众批评，这种人属于强个性型反应。
鉴于以上人的不同类型，领导者在批评时，要区别对象和情况，灵活采用多种方式方法。批评最忌讳方法单一、死搬教条。对自觉性较高者，宜用启发自我批评法；对思想比较敏感者，采取暗喻批评法；对性格耿直者，采取直接批评法；对问题严重、影响较大者，采取公开批评法；对思想麻痹者，宜用警觉性批评法。正确的批评要求细密周到，恰如其分，属于普遍性的问题可当面进行，而个别现象宜个别进行。
粗暴批评下属，尽管他们对上司失去防卫能力，不可能对上司反击，但心中也积满不服和哀怨，他听到的只是恶劣言语，而不是批评的内容。必须防止只知批评不知表扬的倾向，胡萝卜加大棒的策略之所以有效，是因为批评后再表扬，或表扬之后再批评，能缓和批评中的紧张气氛。
另外，事先交心谈话，帮助提高认识，再启发他自我对照，使他产生矛头不集中于我的感觉，从而主动在“大环境”中认错。
批评要个别进行
有的上司为了敲山震虎，警戒众人，总愿采取“杀鸡给猴看”的批评方式，其实效果并不一定好。杀鸡给猴看，猴子不看怎么办？总不能连猴子一块儿杀掉了事。人的思想是复杂的，靠简单的威吓办法和批评扩大化的方法，并不能很好地解决问题。因为人固有的自尊心，使他在众人面前挨了批评后，内心自然产生屈辱感，生出愤愤不平之心。而对在场的其他人说来，本来是想要大家从中受到震动和教育，结果事与愿违，在场的人，有的要从中评头论足，有的会对批评者寄予同情，有的认为与己无关而视这种批评为耳旁风。
正确的方式，是不能在众人面前使他威风扫地，而要在没有第三者在场时，一对一地单独进行，要视对方对问题的认识程度，以及内心思想根源进行批评。如果认为单刀直入批评会招致对方反感时，应和他离开工作场所，耐心倾听对方陈述，然后再提出自己的规劝。
当然，对那种多次批评教育而无效、大家都不信任的人，采取在大众面前公开批评的方式也是可行的，但毕竟是一种不得已的最后绝招。至于大家共同存在的问题，需要进行批评时，也不必明确地提出对象来，不点名地向全体提出，希望大家注意就可以了。
批评要委婉含蓄
在批评时，不要直截了当说出批评意见，更不要开门见山点出对方要害，而应借助委婉、含蓄、隐蔽、暗喻的策略，由此及彼，用弦外之音，巧妙表达本意，揭示批评内容，让人思而领悟，使这种批评达到“藏隐词间；锋露于外”的效果。例如，通过列举和分析现实中他人的是非，暗喻其错误；通过列举分析历史人物是非，烘托其错误；也可通过分析正确的事物，比较其错误等。此外，还可采用故事暗示法，用生动的形象增强对他的感染力；笑话暗示法，既有幽默感，又使他不尴尬；逸闻暗示法，通过逸闻趣事，使他听批评时，既受到点影射，也易于接受。总之，通过提供多角度、多内容的比较，使人反思领悟，从而自觉愉快地接受批评，改正错误。