1．要根据演讲的时间要求确定行文的篇幅。竞聘演讲有时间的限制，一般在5~15分钟左右，因此，撰写竞聘演讲词即应把握好字数，最多以不超过2000字为宜。字数太少，不足以说明问题；但字数过多，又往往达不到预期的效果，甚至使听众产生厌倦情绪。因为听众的注意力和情感勃兴及持续期有其最佳时间限度，超过必要限度，就会大大削弱演讲的效应。
2．要注意把握竞聘演讲词内容表述的“度”。既然是竞聘演讲词，竞聘者就必须要将自己胜任该职务的主要优势作为重点内容之一，但又不能说得过头，以免令听众反感。这个“尺度”很难把握，在写作过程中需要费一番心思，仔细揣摩取舍。一般而言，对于个人的主要特长及工作实绩一定要讲，但不可过多铺饰张厉，不宜写得过于具体，而应力求只要能够说明问题并能使听众了解即可。对于同一类工作业绩或成果（如科研项目），如果不止一项，一般也只选择其中一两个加以介绍，而不必面面俱到，这样既突出了重点，又不致给人啰唆之感。
3．要讲求针对性，内容要实在。由于竞聘演讲词是针对“竞聘”一事而写，因此在内容上必须紧紧围绕“竞聘”的主旨展开论述。针对“竞聘”，就要说明竞聘的目的和理由，竞聘成功后所要达到的工作目标以及保证目标实现拟采取的各种措施等，对于这些内容，必须写得实实在在，富有可行性。唯有如此，才能有效地提高竞聘的成功率。事实证明，在竞聘演讲词的写作中融入虚言浮词和故作卖弄之语，绝对不会引起听众的任何好感。相反，只能令人嗤之以鼻。
4．要注意把握竞聘演讲词的语体特点和风格。在语言表达上，竞聘演讲词的写作必须适合演讲的场合，必须符合竞聘者的身份，并能显示出其个性特色。要多用符合口语表达习惯和听觉习惯的句子，避免书面语过多的倾向；还要注意其与一般演讲词的区别，不宜刻意追求气氛的烘托和渲染，不使用带有文学色彩的语句，不采用抒情的表述方式等等。此外，还要注意虽然讲求多用口语，但需力避“啊”、“是吧”、“这个那个”等不良的语言习惯。当然，这里涉及的是具体的演讲艺术方面的问题，在此不拟论述。
五十五、怎样撰写会议记录？
〔解答〕会议记录是指在会议进行过程中，记录人员把会议的基本情况如实记录下来的文字材料。会议记录记载了会议的全过程，反映了会议的全貌，是关于会议情况、会议内容的最原始的材料。它可以被立卷归档，作为研究资料保存起来，以备查考；也可以作为第一手材料为领导部门制定政策措施提供参考依据。
会议记录的内容结构一般由标题、会议组织情况、会议内容、署名几个部分组成。
1．标题。
由召开会议的机关或单位名称、会议名称、文种三个要素构成。例如《××市企业改革和发展工作会议记录》
2．会议组织情况。
这部分要求写明下列内容：
（1）会议名称。
（2）会议时间。具体写明×年×月×日×时。
（3）会议地点。
（4）出席人员。一般而言，在出席人员不多的情况下应一一写出每个人的职务、姓名；如果出席人员较多，则只需写出人数。
（5）列席人员。记录方法与出席人员相同。
（6）缺席人员。写明缺席人姓名、职务、缺席原因。如果是大型会议，缺席人较多，则只需写缺席人数。
（7）主持人。写明主持人的姓名和职务。
（8）记录人。写明记录人的姓名和职务。
以上八项应各自单独成段。
3．会议内容。
这是会议记录的主体部分，主要包括以下内容：
（1）会议议题。
（2）会议发言。一般按发言的先后顺序记录，要求依次写明发言人的姓名及发言内容。
（3）会议决议。有的会议形成决议，有的则不形成。形成决议时要在会议内容下面另起段落，逐条写出决议内容。假如通过表决，还应记录表决情况，即有多少赞成票，多少反对票，多少弃权票。
会议结束，记录完毕应另提一行空两格写上“散会”二字。
4．署名。
在全文结尾的右下方，由主持人和记录人分别签名，并注明会议散会时间。
写好会议记录的要领包括以下几个方面。
1．要写得清楚、正确。即指会议记录内容一定要忠实原意，如实记录会议的基本情况、会议进程、发言人的发言以及议项等，不能违背发言人的意图，甚至曲解其观点。否则，将会给工作造成损失。
2．注意力要集中、责任心要强。作会议记录时，一定要聚精会神，一丝不苟；要有高度的政治责任感和强烈的事业心，抓住发言要点，扼要地记录下来。
3．条理清晰，详细分明。会议记录虽然要忠实原意，但并非有言必录，而要在真实、准确的前提下抓住重点，如会议主持者与主要领导人发言的中心思想，议决结果等等。与主题关系不大的话可以概括记录甚至不记。
4．要讲求技巧，提高效率。要做到这一点，需在记录过程中使用简称、缩写及简化符号，其中速记起着非常重要的作用。对于较长的专用名词，可以使用通用的或约定俗成的简称，如中国共产党第十五届中央委员会第六次全体会议可简称为“中共十五届六中全会”；对于常用词语，可记其中主要词素，如“整顿党风”可写为“整党”，对生僻的字词或一时想不起的字词，可用汉语拼音字母标注，会后补上；对于一些成语、俗语等，可省略一部分，如“路遥知马力……”（日久见人心）等；对于发言人使用引语时，可只用引语的首句和末句，中间用省略号，但需标明引语的出处、版次、卷次、页数等，会后及时查对补上。对于数字的书写，可用阿拉伯数字，既醒目又方便，如百分之五十八点七可写成为“58.7%”，二十二平方米写成“22m2”等。对于某些专用或特殊词语，可用外语符号记录，如“人民解放军”可写成“PLA”；“办公自动化”可写成“OA”，“世界贸易组织”可写为“WTO”，“亚太经合组织”可写为“APEC”等。
五十六、怎样撰写倡议书？
〔解答〕倡议书是以集体、组织或个人联合的名义，为开展或推动某项活动或事业，向社会或有关方面首先公开提出、带有号召性建议的一种文书，具有很强的现实性和鼓动性。目的在于调动广大人民群众的积极性，使之齐心协力，为实现共同的任务和目标而共同奋斗。
倡议书的发送范围十分广泛，它通常不是仅对一个人、一个集体或一个单位，而是对一个部门、一个地区、一个系统，甚至是向全国发出倡议。它可以由广播电台、电视台播发，也可以在报刊上登载或通过网络传播。
倡议书的内容结构一般由以下几个部分组成。
1．标题。
主要有三种写法：一是概括倡议内容或明确倡议对象，例如《树立师德风范，培育“四有”新人倡议书》、《植树造林，绿化祖国倡议书》、《致全国基层党组织和党务工作者倡议书》等；二是由发出倡议的机关（单位）名称、事由和文种（倡议书）组成，例如《教育部、中国文字改革委员会等十五单位关于大家都来说普通话的倡议书》；三是只写文种名称即“倡议书”。
2．称呼。
在标题之下顶格位置写明倡议书的接受主体，应当明确界限和范围，口气应既庄重又亲切，例如“全市广大教职工”、“亲爱的同学们”等。
3．正文。
倡议书的正文部分通常由引言、主体和结尾三部分构成。引言部分通常应当写明发出倡议的原因、意义和所要达到的目的，使人们了解行文的缘由和必要性，明确行动的方向和目标。用语要简明扼要，高度概括，切忌离题过远；主体部分要翔实地写明倡议的具体内容和要求做到的具体事项。这部分的要求是具体、实在，通常是分条或分段地写，从几个方面提出各自的具体要求，便于倡议对象理解和付诸行动；结尾部分通常是表明倡议者的决心、希望和建议。
4．落款。
在正文的右下侧写明发出倡议的主体名称和日期。
写好倡议书的要领包括以下几个方面。
1．要把握时代脉搏，体现时代精神。倡议书所倡议的内容事项一般反映了党和国家或者本地区、本单位的中心工作，具很强的现实性，因此在撰写时必须紧密结合当前形势以及党和国家的方针政策，把握时代脉搏，体现时代精神，据以提出相应的倡议事项，这样，才有利于使接受者乐于接受，并进而转化为自觉的行动。
2．内容要具有普遍意义，能够使接受者产生共鸣。倡议书所倡导的内容事项必须是具有一定的群众基础，对推动当前工作具有普遍性和现实意义，只有这样，才能引起接受者的共鸣，使所倡议的事项得以实行。
3．用语要简明扼要，富有号召力和鼓动性。倡议书对接受者而言没有任何强制性和约束力，完全靠其自觉的意识和行动。因此，写进倡议书中的语言必须做到简练明快，能够对接受者产生一种强烈的鼓动性和号召力，激发他们以满腔的热情积极投身到所倡议的活动中去，实现倡议的目标。
五十七、怎样撰写综述？
〔解答〕综述是运用夹叙夹议的手法对有关方面的情况进行综合性评述的一种实用性文书。它比较多地见之于对某一重要会议讨论情况的综述，对学术研究领域针对同一论题的不同观点的综述等等，写作时往往要站在更高的角度对有关情况进行议说，从中总结归纳出带有规律性的东西，以便给人们提供有益的启示，并进而推动工作的继续开展和学术研究活动的进一步深化。
综述的内容结构通常由标题和正文两大部分组成。
1．标题。
一般由主要内容加文种名称两个要素构成，例如《关于公文定义之争综述》；也可以采用正副题的形式，其中正题对全文的内容进行概括，副题则对正题内容进行补充、解释和说明，例如《为两岸和平繁荣贡献心力——两岸经贸论坛综述》。
2．正文。
这部分是综述的重心，要对有关情况进行综合性的分析与评述。在撰写时应当首先交代问题的缘起，并进行总体评价，然后转入具体的评述。要注意将有关情况和问题进行认真的整理和归纳，从分散复杂的材料中剥茧抽丝，理清头绪，寻找出规律性的东西，努力把握事物发展的趋势和动向。值得注意的是，对有关问题的归纳一定要抓住要害，找准症结，并给予恰切的评议。要注意所归纳问题之间的内在联系，结构要匀称，主次要清楚，条理要分明，用语要简练，从而站在更高的层面提炼出问题的规律来。
写好综述的要领包括以下几个方面。
1．要注意把握综述在表达手法上的特殊性。综述作为一种实用性很强的文书，其最大的特点就是有“述”有“评”，要对有关情况和问题进行综合性的评述，这就决定了在具体写法上必然是以叙述和议论作为基本的表达方式，要将二者有机地结合起来，达到高度的统一。切忌只“述”不“评”，使行文陷于问题或现象的简单罗列；或者只“评”不“述”，流于抽象空泛的议论。这些，都不符合综述文种的写作要求。
2．要向深处挖掘。综述的写作，不只是对问题或现象进行简单的罗列，而应重点从中提炼出带有规律性的东西，用以指导工作的开展，推动学术研究的深入。因此，写作时必须站在一定的高度，向深层拓展，要抓住问题的实质，切中要害，力避面面俱到，浮光掠影。
3．要有较强的理论价值。既然是综述，就必然带有研讨的性质，因此，要从理论的层面上去归纳和分析问题，以便对实际工作和学术研究活动起到切实的指导和推动作用。
五十八、怎样撰写讣告？
〔解答〕讣告，又称“讣闻”，也可写为“讣文”。“讣”原是报丧的意思，即把某人的死讯告知于众。它是中国丧礼仪式的组成部分，一般在追悼会和葬礼之前由死者的亲属或者治丧委员会发出，以使有关方面和人员知晓追悼会和丧葬活动的情况并出席凭吊悼念。概括而言，讣告是把某人不幸逝世的消息通报给死者的亲属、朋友及有关方面的一种应用性文书。
讣告的表现形式通常有三种情况，一是普通式讣告；二是公告式讣告；三是消息式讣告。一般根据死者的身份和社会地位的不同而采用相应的发布形式。
讣告的内容结构通常由标题、正文和落款三部分组成。
1．标题。
普通式讣告的标题一般写为“讣告”或“××同志（先生）的讣告”；公告式讣告的标题一般由发布讣告的组织名称（如治丧委员会等）和“公告”、“宣告”组成，例如“中国共产党中央委员会公告”、“中共中央、全国人大常委会、国务院沉痛宣告”；消息式讣告的标题一般采用“××同志在××地逝世”或其他具有新闻特点的标题。
2．正文。
正文部分是讣告的主要内容，也是写作的重点和核心。一般应从这样几个方面来写：首先，扼要交代死者的基本情况，包括其职务、姓名、逝世的确切时间、地点、原因、终年或享年岁数；其次，对死者的生平事迹进行简要介绍。包括死者的主要经历、贡献以及对死者的评价等。要注意写得精练概括，切忌冗长杂乱。写进讣告中的生平事迹，因篇幅所限，只能是言简意赅式的表述，而不可能过长。死者的具体经历和事迹则应放在《人物生平》或者《悼词》之中去写；最后，写明举行吊唁仪式、召开追悼会和举办丧葬活动的时间、地点和有关的注意事项等。上述内容写完后，应另起一行以“特此讣告”或“谨此讣闻”之类的固定语句作结。