领导与下属交流的最好的方式是私下里与他谈一谈，交换一下意见。所谓交换意见，并不是让你对受处罚的下属一个劲儿地对他进行教育和说服，而是让对方参与到谈话中去，进行交流。
人们都会在心里欢迎赞赏，而排斥惩罚，处罚的员工在思想上也难免一时转不过弯来。谈话中，你要让下属逐渐认识到自己受处罚的合理性，并非是有意为难他。要让员工明白，处罚决定的作出，绝不是专门对人的，而是对事而言的，请他不要过于激动，引起不必要的误会。许多雇员会认为，他们受到了处罚，他们的人格同时也就受到了侮辱。你需要通过交流思想让他们明白，所有的处罚都是为了部门的利益和发展，不是故意去损害某人的感情。
在肯定被处罚对象的工作成绩时，你要坦诚善意地提出对方违反了什么纪律，这会给部门工作造成什么样的不良影响，做到循循善诱，切勿简单粗暴。
在谈话结束时，你可以为受处罚对象寻找一个合适的客观原因和理由，让对方明白这次受处罚是一次特例，希望让他下次能够避免这种失误，这样容易让对方下得了台阶。在行使处罚手段之后，通过和风细雨的谈话，有劝说、有疏导、有安慰、有勉励，才能让下属心服口服，才能让他的脑筋彻底转过弯儿来。
惩罚是一件非常严肃的事情，领导对待这些犯错误的下属，就要像医生对待病人一样，对症下药。在作出惩罚决定之前，必须以负责的态度，弄清被惩罚者的错误事实、原因、结果甚至每一个细节，然后再根据有无犯错误的动机，错误带来的后果，改正错误的态度等客观情况，决定惩罚的方式，并掌握惩罚的度。
守法和均等的人是公正的，违法和不均等的人是不公正的。什么事情合法由立法者来规定。
——[古希腊]亚里士多德
言无二贵，法无两适。
——《韩非子》
8.执行制度的程序也应是公正的
为了保证公正的结果，就必须努力做到程序公正。如果制度没有按照规定的程序严格执行和操作，那么对于各类事件的处理就会搁浅；反之，只要严格遵循了公正的制度程序，那么就能获得公正的处理。从某种意义上讲，程序公正成为了结果公正的基本前提和重要保障。因此，领导理应树立程序意识，执行制度的程序也应是公正的。
另一方面，即使领导对各类事件的处理结果是公正的，如果在程序公正方面存在不少问题。这样，作为当事人的各方，难免会对领导是否做到公正处理产生合理的怀疑。这就需要领导树立程序意识，使整个处理过程体现公开、公平原则，取信于民。
日本著名法学家谷口安平指出：程序是法律的心脏。依法办事有两层含意，一是指依照法律程序办理，二是指每一步骤中对事情的处理都有法律依据。两者相辅相成，缺一不可。不按程序办事，“先斩后奏”，只会导致执法混乱，甚至执法不公。
对于一个国家来说，程序制度是否完备和得到正确执行，是衡量一个国家的社会文明程度的重要标志。我国的程序制度主要有程序法，如刑事诉讼法、民事诉讼法、行政诉讼法等，以及各项规章制度，如公文处理工作条例、领导干部选拔任用工作条例等。对于企业来说，管理者的每个决策过程都离不开程序，程序是民主的载体，是制度化的保障，严格按照程序办事，对于维护公正具有十分重要的意义。
任何好的制度都要通过正当的程序才能体现其应有的价值，运用制度进行管理也不是领导自由裁量和自由决定的过程，而必须严格依据一定的程序。只有在严格公正程序的规范下，制度才能得以准确地适用于具体事件，制度的价值才能在管理中得以实现。作为领导，在管理下属时，对所有下属的平等地位及其合理的请求和主张应予相同的重视，不得因为个人的好恶而对某些员工具有偏见，在对事实作完整的、全部的了解以前，不得形成任何先入为主的意见。
领导只有保持公正的立场，才能给予下属一种受公平待遇之感，因为公平能促进矛盾解决并在员工心中建立信任感。从另一角度来说，按正确的程序操作，程序过程本身能够使结果正当化，并且有吸收员工不满的功能。因为每个人的主观认识和对制度的理解各有不同，因此据此作出的结论有一定的不确定性，不同的人对公正的理解和期盼也是不一样的。在这样的情况下，考虑是否公正就要看最终的结论是否是按照正当的程序进行操作的结果。依据公正的程序作出的结论，即使有部分员工对最后形成的结论有所不满，也没有足够的依据予以否定。
有时候要做到让所有的员工都满意是不可能的。领导所追求的“满意”，是指我们的服务态度、说理解释工作，以及我们充分尊重所有员工的权利，让员工能感到领导是公正的，作出的结论是合理的。
公正的逻辑起点是程序公正，管理中的程序公正也是有要求的，比如要给予所有员工同等关注，现在有些领导因为个人的好恶，在处理下属之间的矛盾时，没有给予当事双方同等关注，他们面向一方时满脸堆笑，面对另外一方则横眉冷对，这就不是同等关注。
在管理过程中不按程序办事，有以下几种表现，一是暗箱操作，该公开的不公开，该告知的不告知。二是耍特权，独自决断，事后逼公司其他领导签字认账，严重破坏了企业的制度。三是以权谋私、权钱交易，不给好处不办事，给了好处就不按规定程序办事。四是决策只是走过场，先已经有了结论，会上只是宣布结果而已，根本没有讨论的余地。
不按程序办事，原因何在？一是有以权谋私思想，金钱、人情重于制度。二是有封建残余的“人治”思想，地位和权力大于制度，个人言论就是厂规。三是有特权思想，认为权力掌握在自己手中，可不受监督和约束，无人能干预，造成不公。当然，导致这些现象的发生，还与领导者素质不高、制度不健全、监督不到位等有关。
对于一个企业或组织来说，如不严格按照程序进行管理，很容易造成决策失误。二是造成员工对领导产生不信任感，认为领导不公。三是会造成权力的随意滥用，甚至可能为腐败提供可乘之机，成为滋生腐败的温床。
必须严格按程序法执行，确保管理公正。一是坚持制度面前人人平等，任何人都不得有特权。游戏规则一旦制定，对每个人都是公正的。二是组织各级干部学习现代管理念，提高管理水平。严格按程序办事，不漏手续、不倒顺序，不折不扣。
不仅要主持正义，而且要人们明确无误地、毫不怀疑地看到是在主持正义这一点不仅是重要的，而且是极为重要的。
——[英国]休厄特
9.无例外原则
任何规章制度都具有“无例外原则”，即在规章制度面前，所有的人都是平等的，如果有人违反而不受惩罚，既是对此项规章制度的藐视和破坏，是对其他人的不平等和不公正，也显示出规章制度本身的苍白无力和虚伪。诸葛亮曾经说过：“不能做到公平二字，就无以取得人心。”为了维护制度的严肃性和公平性，就应该具有孔明上奏自贬三级、曹操削发代首的气度。能否做到制度面前人人平等，对领导来说，是一大考验。尤其涉及到亲朋好友时，更需要领导坚定的维护制度的公平性。
三国时代“孔明挥泪斩马谡”的故事就很好地说明了这个道理。马谡熟读兵书、武艺超群，深得诸葛亮的赏识。当时，街亭是魏蜀两军必争之地，马谡主动请缨，要求驻守街亭，并立下军令状。
但是马谡急功近利，刚愎自用，又不理王平等将领的极力劝阻，弃城而走，舍水上山。结果被魏军围困在山上，切断其水与粮草的来源。魏军发动强大的攻势，蜀军大败，街亭失守，马谡逃回蜀营。这样蜀军进攻魏国的道路被阻断，丧失了乘胜追击大举进攻魏国的绝好时机，使此次一出岐山宣告失败。诸葛亮退回汉中之后，严肃追究街亭失守的责任，马谡因此下狱，并最终被按军法论处，斩首示众。