项目范围核定(Project Scope Verification)是指通过相关项目干系人(倡议者、委托人和顾客等)的行为最终正式认可和接受项目范围的过程。在范围核定工作中,要求对范围定义的工作结果进行审查,确保项目范围包含了所有的工作任务,以保证项目能准确地、满意地完成。如果这个项目已提前终止,这个项目范围核定过程也应该证实并应以书面文件的形式把它的完成情况记录下来。注意,项目范围核定与项目质量控制是不同的,范围核定是有关工作结果的验收问题,而质量控制是有关工作结果正确性的问题。
项目范围核定工作既可以针对一个项目的整体范围进行,也可以针对某个项目阶段的范围进行。项目范围核定要审核项目范围界定工作的结果,确保所有的、必需的工作都包括在项目工作分解结构中,而一切与实现项目目标无关的工作均不包括在项目范围中,以保证项目范围的准确。
2.6.1 范围核定的输入
相关项目干系人在进行项目范围核定时的输入信息依据主要有:
(1)工作成果。即项目各阶段性交付物的情况,如已经完成或部分完成的可交付物,已经完成或部分完成的工时,已经发生的或将要发生的成本是什么等。工作成果反映项目按计划执行的实际情况。
(2)可交付物说明,即对项目可交付物的全面描述,如项目规格书、项目技术文件或项目图纸等。可交付物说明必须对项目的回顾有帮助作用,能反映项目计划的具体变化情况。
(3)项目范围说明书。
(4)项目范围管理计划。
(5)项目工作分解结构图。
2.6.2 范围核定的工具
显然,项目范围是将项目计划所有元素互联起来的基点。项目范围核定一般会运用包括像评价、审查、测量、测试和考试等这样一系列活动去判断承担的工作任务是否符合项目计划的要求。实际上为了保证项目范围定义的完全性,在项目管理中经常使用以下项目范围核定的常用工具——两种检查表的项目工作分解结构检查表,实践证明它们在项目范围管理中是十分有效的。
另外还有其他确认项目或者各个阶段可交付物的方法,如观察法、测量法、测试法和检验法等。
运用项目范围检查表和项目工作分解结构检查表,项目经理、项目管理人员和相关项目干系人在进行具体的项目工作分解时,必须明确划分更低层次的细节是否必要和充分。如果没必要,这个组成要素就必须重新修正(增加项目、削减项目或修改项目)。
项目经理和项目管理人员也必须清楚每个项目都有明确的、完整的定义,如果不是,这种描述是否需要修正或扩充?是否每个项目都有适当的进度表?预算和资源能否被分配给特殊的组织单位(如部门、小组或个人)?谁能够担负起完成这个项目的任务?如果没有,责任改派是必要的,为的是提供一个充分的项目管理控制。
2.6.3 范围核定的输出
项目范围核定的输出即是对项目范围定义工作的接受,同时还要编制经相关项目干系人确认并已经接受的项目范围定义和项目阶段性工作成果的正式文件,即项目范围验收文件。这些文件应该及时分发给相关的项目干系人。
项目范围验收文件是项目干系人已经认可了这个项目可交付物或某个阶段的文件,同时,项目干系人也必须为完成这项工作准备条件,做出努力。
如果项目范围没有被相关项目干系人所确认,一般来说则项目宣告终止。