如果你只是说：“我很忙。”很可能会被对方说成是“那个人就是不想帮忙”，或“求他什么事都是一脸的不高兴”。所以，你在拒绝别人时要具体地说明一下不能接受的理由。
“这件事我真的办不到”、“我手头也很紧，没有钱借给你”、“我们都做一样的工作，凭什么要我帮你……”在遭受这些拒绝后，你的感觉是什么样的？会很高兴、很客气地说“既然如此，那我就不打扰你了，对不起”吗？恐怕不会。你一定会恼羞成怒，用犀利的言语回击对方：“你这个人怎么这么没有同情心啊！难道你一辈子就不求人吗？”然后拂袖而去，从此与原来的朋友形同陌路。
“不”字谁都会说，但怎样说才能既不伤害对方，又不使自己为难，却不是每个人都能做得到的事。拒绝他人，最困难的就是在不便说出真实的原因时又找不到可信而合理的借口。既然如此，我们不妨在别人身上动脑筋，比如以家人为借口。
当一个推销员上门推销时，一个女士拒绝的态度礼貌而坚定：“我的婆婆不让我在家门前买任何东西。”你瞧，我不买你的商品，不是因为我不愿意掏腰包，而是为了保持和婆婆良好的关系。这样一来，推销员既不会因为你没买他的商品而怨恨你，同时也感到再说下去也是白费口舌，只好作罢。
于珊来到这个快递公司已经有好几年了，工作业绩也不错，看到自己的同学工资都涨了，而自己的工资还是老样子，心里未免有些着急。于珊犹豫了很久后，终于鼓起勇气走进马经理办公室说：“马经理，我想我的工资是不是应该涨了……”
马经理微笑着回答说：“你的工资的确应该涨了，但是……”经理用手指了指玻璃板下的一张印刷卡片不慌不忙地说，“根据本公司的职务工资制度，你的工资已经是你这一档中最高的了。”
于珊一下子泄了气：“唉，我忘记我的工资级别了！”说完只好退了出来。
巧妙地拒绝就是要让别人感觉到你拒绝的是这件“事”，而不是他这个人。这件事情虽然被拒绝了，但并不损害你们之间的情感。你可以说：“这件事我非常愿意为你效劳，只是不巧，我现在正在做一件急事，下次你再有这样的事情，我一定帮忙。”或者你还可以说：“这几天我实在脱不开身，您是否请小李来帮忙，他在这方面业务比我精通，您若是不方便找他，我可以代您向他求助。”让别人觉得你虽很想帮助他，但是确实有其他原因你才拒绝的，产生这样的效果是拒绝别人的最高境界。
也就是说，你的拒绝一定要有具体的理由。如果你只是说：“我很忙。”很可能会被对方说成是“那个人就是不想帮忙”，或“求他什么事都是一脸的不高兴”，所以，你在拒绝别人时要具体地说明一下不能接受的理由。
比如，在你正争分夺秒地为第二天负责人的紧急会议准备资料时，上司走过来对你说：“能帮我打印一下这份文件吗？”这时，你要明确地向上司说明第二天负责人会议的资料必须尽快完成，然后让上司判断哪个工作更急迫。
如果上司说：“是这样啊！那你就尽快完成你手上的这份工作吧，我的这份之后再做。”或者上司认为他的事更重要，对你说：“实在对不起，这件工作更紧迫，会议资料的工作我帮你做。”这时，你要按照上司的指示去做。
另外，在表示拒绝的时候，也可以从对方利益出发来说明自己爱莫能助的理由。从对方的利益考虑，以对方的切身利益为借口，往往更容易说服对方。比如，同事要求你在一个不合理的期限内完成工作，与其说明你如何不可能办到，不如让对方相信这种仓促行事的做法对他而言并没有好处。这样的话，同事不仅不会怀疑你的意图，还会对你产生感激。
当然，在你拒绝同事的时候，除了技巧，更需要发自内心的耐性与关怀，表达友好和善意是我们拒绝时最重要的原则。否则，对方一旦察觉到你在敷衍他，那么，你在同事心目中的地位就会下降，你在办公室里的人际关系也会受到伤害。
怎样说“不”是一门学问。当你拒绝别人的要求时，首先要态度温和，尽管说“不”是自己的权利，但仍需先说“非常抱歉”或者说“实在对不起”，然后再详细陈述自己不能“帮忙”的各种理由，这样，别人在感情上就能接受下来，可以避免一些负面影响。如果可能的话，最好再提出一些好的建议。因为拒绝有时是一个较为漫长的过程，对方会不定时提出同样的要求。若能化被动为主动地关怀对方，并让对方了解自己的苦衷与立场，可以减少拒绝的尴尬与影响。
如果我们学会了合理地拒绝，就掌握了生活的主动权，就会生活得更加轻松自如。既不担心与人接近，又不害怕与人争辩，你的行为完全超乎自然，有多少能力就表现多少。这种自我维护的改变，能够使你有更多的时间专心于做自己该做的事，也使他人能够意识到你的权利，真正理解并尊重你。