在一次时间管理课上，教授在桌子上放了一个玻璃缸。然后又从桌子下面拿出一些鹅卵石。教授把鹅卵石一一放进玻璃缸中，直到放不下为止，然后问学生玻璃缸满了没有。学生都回答说满了。
“是这样吗？”教授又从桌子底下拿出一袋小石子，把小石子倒入玻璃缸里，晃一晃，又放进去了一些。教授笑着问学生这回玻璃缸满了没有。这回学生不敢回答得太快了，“可能也没满”，有的同学回答。
教授又拿出一袋砂子，慢慢晃着倒进去了。“这回呢？”教授又笑着问。“没有满！”全班同学这下学乖了，异口同声地回答。“很好。”教授夸奖了这些可教的儒子们。
称赞完了以后，教授从桌底下拿出一大瓶水，把水倒进看起来已经被鹅卵石、小石子、砂子填满的玻璃缸。
教授问“从这件事上你们悟到了什么？”
一个学生回答：“无论我们怎么忙，行程排的多满，如果再挤一下的话，还是可以再做很多事的。”
“你说的很好，”教授微笑说，“但是我想告诉你们的是另外一个更为重要的信息。”说到这里，教授故意停顿，用眼睛向全班同学扫了一遍说：我想告诉各位是，如果你不先将大的“鹅卵石”放进玻璃缸里去，你以后可能永远没有机会再把它们放进去了。各位有没有想过，什么是你生命中的鹅卵石？
时间管理的错误做法基本上都可以归结为，把时间花在那些不是必须做的事情之上。正确的做法则是找出最重要的一件事，然后去做，也就是说“重要的事先做”。
作为公司的中层管理人员，每天都有无数的事情等待着我们去处理，而且有许多事情看起来还显得非常紧急，比如响个不停的电话，下一个小时的某个会议，给某个客户的回信等等。陷入事务性的圈子，我们每天都变得忙忙碌碌，却似乎毫无成果。事实上，在我们一天所做的事情中，至少有80%是并不重要的。
有的人在做事的时候总是贪多，总想一下子做成几件事，这种追求面面俱到的做法，很容易一事无成。
大家都见过钻头吧？钻头为什么能在短暂的时间里钻透厚厚的墙壁或者是坚硬的岩层？物理学给我们解释了其中的道理：同样的力量集中于一点单位压强就大，而集中在一个平面上，单位压强就会减小无数倍。所以，攻其一点的谋略是解决问题的好办法。
在哈佛商学院的教学中，经常给学生讲述一种很有效的做事方法：80对20法则。即任何工作，如果按价值顺序排列，那么总价值的80%往往来源于20%的工作。简单地说，如果你把所有必须干的工作，按重要程度分为10项的话，那么只要把其中最重要的两项干好，其余的8项工作也就自然能比较顺利地完成了。所以，要把手中的事情处理好，就要抛开那些无足轻重的80%的工作，把自己的时间、精力全部集中在那最有价值的20%的工作中去，这会给你带来意想不到的收获。
什么事是那最有价值的20%？这是一个关键问题。我们可以将耗费时间的事务依据急迫性与重要性分为四类，即：紧急而不重要的事，重要但不紧急的事，紧急又重要的事，既不紧急也不重要的事。
如果我们在执行的时候分不清轻重缓急，执行就会没有计划，就有可能错过大好的机会，甚至导致无法完成任务。为什么许多人都在勤勤恳恳地做事，但结果却不一样呢？其中一个重要的原因是有的人缺乏洞悉事物轻重缓急的能力，做起事来毫无头绪。有一个年轻的部门经理，做事不太会权衡轻重。一天，公司的业务员拉来了一笔生意，可这位年轻的部门经理正忙着布置办公室的各种摆设。他煞费苦心地想：打字机应该放在哪里？垃圾筒放在什么地方更好？桌子怎么摆放？他想先把手头的事情做完再按部就班地处理这笔生意。结果，一个至关重要的机会白白丢掉了。
许多时候，迫于压力，我们常常把紧急的事情放在第一位，虽然我们知道那些“重要但不紧急”的事有着更深远的影响。刚开始，我们仍然知道重视事情的重要程度，先做那些“紧急且重要的”，但慢慢地，习惯了这种紧急状态之后，我们常不由自主地去做那些“紧急但不重要的事”了。
在执行任务的时候，如果我们一开始时心中就怀有执行的最终目标能帮助我们很快地确定事情的重要性，这是让我们永远走在“要事第一”的大道上的重要保障。这个“最终目标”会时刻提醒我们，这件事虽然紧急，却并不重要，那件事虽然看起来还可以拖延，但它却有助于我们向执行的最终目标更快地迈进。
商业及电脑巨子罗斯·佩罗说：“凡是优秀的、值得称道的东西，每时每刻都处在刀刃上，要不断努力才能保持刀刃的锋利。”也就是说，人们确定了事情的重要性之后，不等于事情会自动办得好。你需要花更多的时间和力气才能把这些重要的事情做好，而始终要把它们摆在第一位，你肯定要费很大的劲。首先，你要用目标、需要、回报和满足感这四项内容对将要做的所有事情做一个估价。然后，去除你不必要做的事情，把要做但不一定要你做的事情委托别人去做。最后，记下你为目标所必须做的事，包括完成任务需要多长时间，谁可以帮助你完成任务等资料。
卓有成效的管理者懂得，他们必须要完成许多工作，而且每件工作都要达到一定的效果。因此，他们就会集中机构的一切资源以及他们自己的时间和精力，坚持把重要的事情放在前面先做，而且每次做完一件事情。
记住，你的时间就是你的价值，你的时间是有限的，为了提升你的时间价值，就要在你有限的时间里只做重要的事，千万别让你的时间成为别人的垃圾时间。
专家点拨
做不成什么事情的人看上去往往比谁都更忙。他们总希望万事顺利，总是低估了做每件事情所需要的时间，结果没有一件事做好。几乎所有的管理者都有这样的经验：根本不可能万事顺利，总会有意想不到的事情发生，而且发生的总是一些令人不太愉快的事情。因此，管理者在安排时间上应该留有一定余地以便来处理突然发生的意外。这样，做事稳扎稳打，一步一个脚印，而不会因为匆匆忙忙而出错。
管理者总有许多工作要做，如果总想把所有的事情都完成，并且做到完美，那么，最终的结果就是没有一件事情可以完美的完成。绝大多数人在一段时间里要做好一件事已经相当困难，如果要同时做好两件事自然就更不容易了。有些人或许可以超越想像的同时做多种多样事情，可以说是一种“多功能工具”。不过，若想有效地使用个人的才能，最理想的办法就是将个人的才能都集中在某一项任务上。所以，管理者在执行任务的时候应该集中精力把最重要的事情放在第一位去执行，并且一次只做好一件工作。这恰恰就是加快工作速度的最佳办法，因为管理者越是善于集中时间、精力和各种其他资源，那么他就越能完成好各种各样的任务。