一、意见的含义和特点
（一）意见的含义
《中国共产党机关公文处理条例》将意见列为公文主要文种之一，对其功能给出如下定义：用于对重要问题提出见解和处理办法。
2001年施行的新的《国家行政机关公文处理办法》在主要公文种类中新增了“意见”这一文体，对其功能的表述与《条例》基本一致。以前行政公文的12类13种主要文体里没有“意见”，但这并不是说行政公文中就不使用意见这种文体。事实上，行政机关也经常使用意见来传达有关指示、布置某些工作。例如2000年2月20日出版的当年第5号《中华人民共和国国务院公报》，就刊登了三篇意见。其中有两篇是作为通知的转发或发布对象出现的。建设部等六单位制定的《关于工程勘察设计单位体制改革的若干意见》，由国务院向全国各省市自治区及各部委作了转发。教育部制定的《关于新时期加强高等学校教师队伍建设的意见》，是教育部自己用通知的形式发布的。还有一篇是教育部的《关于进一步加强中小学教育技术装备工作的意见》，它是以独立公文的形式直接向各省、自治区、直辖市教委、教育厅发布的，发文字号是“教基〔1999〕11号”。
（二）意见的特点
1.指导性
意见虽然在文种的字面含义上没有指示、批复那样明显的指导色彩，似乎只是对某一工作提出些意见供参考，可实际上它也是指导性很强的一种文体。只所以不采用指示等指导色彩强的文种行文，主要有下列一些原因：
一是为体现党政分开的原则，党的机关在涉及政务时不宜采用指示等文种。
二是有关部门虽然对下级同类部门有业务指导权，但并没有行政领导权，采用指示显然没有采用意见更合适。
三是意见的内容业务性强、规划性强、组织性强，而这些内容采用较生硬的文种不如采用意见这样较委婉的文种更合适。
尽管如此，意见对受文机关来说，仍然有较强的约束性，下级机关要遵照执行。
2.针对性
意见有着较强的针对性。它总是根据现实的需要，针对某一重要的问题提出见解或处理意见，例如，我国在提倡开展素质教育以来，中小学的现有教育技术装备显得不能适应素质教育的需要，教育部就及时对加强这一工作提出了意见。党内的民主生活会质量有待提高，中组部就及时下发了《关于提高县以上党和国家机关党员领导干部民主生活会质量的意见》。这些意见对于解决目前存在的问题，都起了积极的作用。
3.原则性
意见通常不是具体的工作安排，总是从宏观上提出见解和意见，要求受文单位结合具体情况，参照文件中提出的精神来办理。下级机关在落实意见精神时，比起执行指示有更大的灵活处理的余地。
二、意见的分类
（一）规划性意见
规划性意见是对某一时期的某一方面的工作提出的大体构想。它的特点是适用时期长，内容宏观化、整体化，类似于规划、纲要等计划性文体。它指示了一个时期内某项工作的要点、原则和努力方向，但一般没有具体的方法和措施。教育部在1999年8月用通知的形式发布的《关于新时期加强高等学校教师队伍建设的意见》，就是一个面向21世纪的宏观化、纲要化的意见。
（二）实施意见
实施意见一般是为贯彻落实某一重要决定或中心工作所制定的实施方案，它重在阐发上级的有关精神，使下级单位对上级的文件精神有更深入的理解，同时提出较为具体的行动方案和工作安排。例如《中共河南省委河南省人民政府关于贯彻〈中共中央、国务院关于深化教育改革全面推进素质教育的决定〉的实施意见》（豫发〔1999〕28号）。
（三）具体工作意见
对如何做好某项工作提出意见，所涉及的内容比较具体，有时还会有一些可操作性的办法、措施等。中央组织部发布的《关于提高县以上党和国家机关党员领导干部民主生活会质量的意见》，就是比较具体化的组织工作意见。行政机关的一些意见可以更具体地指向某项工作，如国务院办公厅2000年1月14日转发的，由交通部、财政部、公安部、国家计委联合制定的《关于继续做好公路养路费等交通规费征收工作的意见》。
三、意见的写作格式
（一）意见的标题和主送机关
1.意见的标题
意见的标题有两种常见写法。一种是由发文机关 主要内容 文种组成，如《中共河南省委河南省人民政府关于〈关于中国教育改革和发展纲要〉的实施意见》。
另一种由主要内容 文种组成，如《关于提高县以上党和国家机关党员领导干部民主生活会质量的意见》。
2.意见的主送机关
分为两种情况：需要转发的意见，没有主送机关这一项，但转发该意见的通知，要把主送机关写清楚。直接发布的意见，要有主送机关，主送机关的排列方法和一般公文相同。
（二）意见的正文
1.发文缘由
这是意见的开头部分，主要写出发布意见的背景、根据、目的、意义等，但不面面俱到。文字根据具体情况可长可短，最后以“现提出以下意见”、“特制定本实施意见”等过渡性语句转入下文。如交通部、财政部、公安部、国家计委联合制定的《关于继续做好公路养路费等交通规费征收工作的意见》一文的开头：
近几个月来，一些单位和个人错误地认为《中华人民共和国公路法》修改后即可不缴纳公路养路费等交通规费，因而出现了拖欠、拒缴、抗缴公路养路费等交通规费事件，造成了国家交通规费大量流失。为保障公路养路费、车辆购置附加费等交通规费征收工作的正常进行，现提出如下意见：
这个开头前面叙述了发文的背景和根据，后面指出了发文的目的和意义。
2.意见条文
这是意见的主体，要把对重要问题的见解或处理办法一一写明。如果是规划性意见，内容繁多，可列出小标题作为各大层次的标志，小标题下再分条表述。如《中共河南省委河南省人民政府关于〈中国教育改革和发展纲要〉的实施意见》一文，主体就分为五大部分，各自冠以小标题，分别是：
一、教育发展的目标和任务；
二、深化教育改革的政策措施；
三、切实增加教育投入；
四、加强教师队伍建设；
五、切实加强对教育工作的领导。
每一小标题下列出若干条文，共计28条。
如果是内容较单纯集中的工作意见，主体部分直接列条即可，不必再设小标题。如《关于继续做好公路养路费等交通规费征收工作的意见》，主体部分就直接分为五条。
3.执行要求
有些意见需要对贯彻执行提出一些要求，可以列入条款，也可单独在正文最后写一段简练的文字予以说明。如无必要，此项免除。
三、范文
对副科级干部的考察意见
××同志于1997年11月经公开招考进入团市委工作，历任团市委学少部部长、组织部部长等职，现任共青团××市委副书记，经过对该同志的认真考察，我们意见如下：
一、思想政治素质高。该同志思想上与市委、市政府保持高度一致，坚决拥护党的各项方针政策，坚持四项基本原则，坚持改革开放，坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想武装自己。做到讲学习、讲政治、讲正气。
二、工作扎实努力，敢打硬仗，勇于创新。自担任团市委学少部部长和组宣部部长以来，认真履行学少部部长和组宣部部长的职责，深入基层调查研究，寻找新时期加强少先队工作和基层团组织建设的有效途径。少先队工作方面，引导全市少先队组织广泛开展“雏鹰行动”和“新世纪我能行”体验教育活动，全市少先队工作有了长足的发展，少年儿童综合素质得到进一步加强。团的基层组织建设方面，带领全市各级团组织坚持以党建带团建，广泛开展团员先进性教育，切实加强团干培训工作，全市团的基层组织建设不断加强，团员团干队伍建设有了进一步提高。几年来，团市委被评为全省创建五四红旗团委活动组织奖、全省少先队工作先进集体，我市共涌现出1个全国五四红旗团支部，2个全国少先队红旗大队，10余个全省五四红旗团委，6所省级少先队工作示范学校，有两名同志就获得省级星星火炬奖章，1名同志被评为全省十佳少先队辅导员，1名学生被评为全省十佳少先队员，10余名同志被评为省级优秀少先队辅导员，多名学生受到全国、省的表彰，该同志自己也被评为全省少先队先进工作者。担任团市委副书记以后，该同志认真抓好自己分管的工作，组织了“手拉手百万图书进乡村”活动和“做诚信公民，铸诚信潜江”演讲赛，取得了较好的影响，分管的工作也得到了市委、市政府和团省委的高度肯定。
在对待本职工作勤勤恳恳、一丝不苟的同时，该同志还积极参与团市委各项中心工作和大型活动，从不敷衍了事，不摆花架子，不搞形式主义，总是从实际出发，尽己所能，不断创新。为团市委各项大型活动的成功举办立下了汗马功劳。
三、作风严谨，从各方面严格要求自己。生活上不骄不躁，作风严谨，遵章守纪，廉洁自律，不侵占公家一分一厘，不行贿受贿。为人谦虚谨慎，善于听取他人意见，博采众长，不断完善自己。严以律己，宽以待人，尊重领导，团结同志。
四、认真学习，提高修养。一方面注重加强政治理论学习，全面系统掌握马列主义毛泽东思想，正确学习领会邓小平理论和“三个代表”重要思想精髓，做到理论联系实际，理论指导实践。另一方面注重加强文化知识学习，平时十分注重阅读报纸杂志，从中吸取知识，1993年就自费参加了华中师范大学中文系的函授学习，目前还买了电脑、上了网，刻苦钻研电脑知识，努力从各方面夯实自己的文化功底，积极迎接WTO的挑战。第三，注重加强业务学习，做到书本上学，从文件中看，在工作实践中摸索，通过学习，使自己成为业务的行家，岗位的能手，通过学习，不断提高了自己的修养。
该同志近几年年度考核分别为优秀、称职。