会议之所以失败，往往是因为我们没有将我们想要实现的内容和我们管理与会者的过程区分开。不能把内容和过程这二者管理好，就会让糟糕的过程毁掉会议的效果。个性上的冲突或者在会议上占主导地位的人都可能毁掉好的创意。时间控制得不好会使会议随意地进行下去，以至于没有时间实现原来的目标。
创意被人忽略的时候，或者与会者老是让会议流程出轨的时候，人们就会缄口不语，并不再作出贡献。
所以，常用的会议结构应设置三种主要角色：
（1）协助者：管理会议流程，控制会议议程，使会议不出轨，平衡所有与会者的贡献，处理分散与会者注意力的事。
（2）团队领导者：负责取得会议内容规定的目标，陈述这些目标，分配行动，制订所有必要的决策。
（3）参与者：带来信息、专业知识和创意，帮助解决问题，完成分配给他们的所有任务。
如果是由于技术原因，如缺少信息、合适的人选不在、特殊的设备不能运转等，无法完成预定内容，那么当找到所有这些必要的条件时，再召开一次会议就不那么困难了。但如果会议是因为与会者相互攻击，或者因为某些人滥用职权发号施令，垄断会议时间，又或者因为某小组出于自己的目的控制会议等原因而失败，那么弥补损失就会很难。