会议反映了组织所处的环境。在自上而下、命令控制型的组织中，和员工一起开会是实现这种控制的手段之一。通常这种会议都以单向沟通为主——由管理人员告知员工们他们想要达到什么样的目标。
会议还能发挥很多其他作用。例如，在希望规避风险的官僚机构中，开会就是避免少数人制订决策的最佳手段。
在结构更加扁平的组织中，工作要以跨职能部门、具有多种技能的团队为中心，于是开会就变得更加重要。开会从只充当组织运作的一种方式，变成了实现组织目标的最重要方法。20年前，甚至10年前很多会议的目的都是要消除某一个职能部门内部或者至少是在几个紧密相关的职能部门之间的意见不一致。现在开会的目的主要是要有效地管理各种各样的技能和职能背景，以取得比任何个人或单个部门更好的成绩。
但是，不管现在开会的作用变得多么重要，很多会议的准备工作仍然不够组织得很差，得不出什么有用的结论。根据帕金森法则，你可以很有理由地说：“会议总是被拖长，会议时间远远超出可用的时间，而且开会的方法是最没效率的。”
此外，随着开会逐渐被应用于更加复杂的多职能部门和多国家问题上，开会变得越来越重要，而且也越来越难组织。会议中，迅速从冷静的开始走向高效的讨论非常重要，否则就不是一个好的会议。
组织内部使用的权力和影响大多数是通过等级制表达出来的。随着等级的减少，人们开始减少在本职能部门花费的时间，而被迫更多地参与跨职能部门的工作小组。而在小组里，没有多少人欣赏他们的职能部门背景、职位或技术地位。这样，当谈到开会时，很多人都会感到必须突出表现自己，以树立自己的技术资格、职位资格或知识资格。要在人们对会议的个人需求和取得实质性进展的要求之间取得平衡有时是非常困难的。
无论是作为会议的举办者还是参加者，重新审视进一步改善会议组织的方式，都是值得的。