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第63章 观念62:事无巨细失效率,二八法则教你以少胜多

【老观点新鲜看】

事无巨细地处理你手头的工作,表面上看是追求细致、精益求精,而事实上这样的做事方法却效率大失。其实,每件事都有它的关键点,就像蛇的要害在七寸处,打蛇打七寸才能一击制胜。

你不得不知的“二八法则”

1897年,意大利经济学家帕累托偶然注意到英国人的财富和收益模式,提出了著名的80/20法则,即二八法则。

帕累托研究发现,社会上的大部分财富被少数人占有了,而且这一部分人口占总人口的比例与这些人所拥有的财富数量,具有极不平衡的关系,20%的人占有了80%的财富。

由此衍生,一般情况下我们付出的80%的努力,也就是绝大部分的努力,都没有创造收益和效果,或者是没有直接创造收益和效果;而我们80%的收获却仅仅来源于20%的努力,其他80%的付出只带来20%的成果。

很明显,二八法则向人们揭示了这样一个真理,即投入与产出、努力与收获、原因和结果之间,普遍存在着不平衡关系。小部分的努力,可以获得大的收获;起关键作用的小部分,通常就能主宰整个组织的产出、盈亏和成败。

现实世界中,只要你用心去体会,你就会发现存在许多类似的情况:

20%的罪犯所犯的案件占所有犯罪案件的80%;20%的粗心大意的司机,引起80%的交通事故;20%的产品或20%的客户,涵盖了公司约80%的营业额;20%的产品或20%的客户,通常占该公司80%的赢利;占公司人数20%的业务员,其营业额占公司总营业额的80%;占出席会议人数20%的与会者,发言率占所有发言的80%;20%的地毯面积可能有80%的磨损;80%的时间里,你只穿你衣服中的20%。

也就是说,重要的东西只占了很小的部分,它的比例是80∶20,因此,你只要集中精力处理工作中比较重要的20%的那部分,就可以解决全部的80%的问题。二八法则所体现的是抓住重点,找到解决问题的关键因素,这种思维是一种重点思维。

管理者皆应具备“二八思维”

二八法则说明:企业领导者应该用80%的时间和精力去思考和处理那些关系到企业全局性、根本性的20%的关键性工作,而用20%时间和精力去理顺非关键性的80%的工作。有人做过调查发现,通常企业高层领导者将40%的时间用于企业战略性思考;40%的时间用于处理企业对外的重要关系;20%的时间则是用于处理企业的日常事务。

具体来说,应当包含以下方面:

1.从企业管理的角度来看,管理者必须重视骨干的力量。我们知道,企业80%的效益是由20%的核心员工来完成的。这20%的骨干员工在企业中是顶梁柱,也通过他们积极主动的工作,来带动整个团队的活力,从而为整个企业创造价值。

2.从企业决策的角度来讲,管理者决策的应该是关键问题。企业管理者几乎每天都有很多问题需要决策,但是能够左右企业的发展方向和企业成败的关键问题只有几个,能够善于认清“关键问题”,进行正确的“关键决策”无疑会影响整个企业的发展。

3.从企业资源的角度讲,企业应该将有限的资金和资源,投放到关键的项目上,也就是优化投资结构、加快企业资金的周转和利用率。TCL曾经用10亿流动资金,创造出年销售收入150亿的经营奇迹,这就是把资源投入到关键项目上才能产生最大化的效果。可见,优化资源投向、提高资源使用效率,是企业健康、良性发展的关键。

4.从营销角度讲,企业也应该抓住重点,一是重点产品,二是重点客户。即企业80%的销售是由20%的重点商品完成的,企业80%的销量是由20%的核心客户完成的。作为经销商来讲,要根据自己区域的特点,找准核心产品进行主推;作为厂家和代理商来讲,一定要将自己的客户进行A、B、C分类,认清哪些是完成你80%销售任务的核心客户,然后对核心客户进行重点的支持和关注。

善于抓大放小,并按照轻重缓急去处理问题,这是领导者的重要工作方法之一。企业领导者所处的决策地位,使其每天都要面临各种各样的决策问题,处理这些问题,不仅要消耗领导者大部分精力和时间,而且处理不当就容易造成不必要的损失和影响。所以,领导者必须清楚哪些问题是迫切的,哪些问题是重要的,哪些问题需要再观察一段时间,哪些需要交给别人来做。然后,按照轻重缓急程序来处理。这样,才能保持一种高效率的工作状态。

精力是稀缺资源,必须用到关键处

研究二八法则的专家理查德·科克认为:凡是洞悉了二八法则的人,都会从中受益匪浅,有的甚至会因此改变命运。他认为运用二八法则,找到解决问题的关键因素,这就要求我们有所为,有所不为。因为一个人的精力就只有那么多,你把它用到无关紧要的地方就是一种浪费。怎样把奇缺的精力用到关键地方,从而达到牵一发而动全身的目的,则是我们应当思考的。

理查德·科克在牛津大学读书时,学兄告诉他千万不要上课,“要尽可能做得快,没有必要把一本书从头到尾全部读完,除非你是为了享受读书本身的乐趣。在你读书时,应该领悟这本书的精髓,这比读完整本书有价值得多。”这位学兄想表达的意思实际上是:一本书80%的价值,已经在20%的页数中就已经阐明了,所以只要看完整部书的20%就可以了。

理查德·科克很喜欢这种学习方法,而且以后一直沿用它。牛津并没有一个连续的评分系统,课程结束时的期末考试就足以裁定一个学生在学校的成绩。他发现,如果分析了过去的考试试题,把所学到知识的20%,甚至更少的与课程有关的知识准备充分,就有把握回答好试卷中80%的题目。这就是为什么专精于一小部分内容的学生,可以给主考官留下深刻的印象,而那些什么都知道一点但没有一门精通的学生却不尽考官之意。这项心得让他并没有披星戴月终日辛苦地学习,但依然取得了很好的成绩。

这就是二八法则在我们日常工作和学习中的应用。在达到你的主要目标的过程中,你所能使用的所有因素都是重要而有密切关系的,而那些不重要的则往往对整件事情的发展影响不大。某些人忽视这种现象,那么机会与能力相差无几的人所作出的成就大不一样。

那些看起来效率奇高的人,就是找出并设法控制那些最能影响他们工作的重要因素。这样一来,他们也许比起一般人来会工作得更为轻松、愉快。因为他们已经懂得秘诀,知道如何从不重要的因素中抽出重要的,这样,他们等于已为自己的杠杆找到了一个恰当的支点,只要用小指头轻轻一拨,就能移动原先即使以整个身体的重量也无法移动的沉重的工作分量。一个人只有养成了重点思维的习惯,才能在实际工作中避免眉毛胡子一把抓,从而赢得经营上的成功和丰厚的利润,也才会在日后的工作中取得良好的成绩。