一旦你决定了开会人数，在发出邀请卡之前，应仔细考虑邀请什么人。，当你有任何疑问时，可请教专家建议应邀人选。你必须找对人——意即“必须”出席的人，而不是“应该”或“或许”的人选。
2.选择会议地点
在规划会议时，地点也是一项重要的课题，开会的目的可决定地点。是否可以在办公室里？哪一个房间？居中的位置？希望现场气氛偏重社交或商业气息浓厚些？是否希望所在位置能提供社交与商业功能设施？提供何种会议设施？如何安排会议室座位？
不论位置是否合适都会各有利弊，反复思量后，选择其中最能符合会议需求的一个。
考虑会议室大小是否能够容纳所有与会者，如果只有几个人坐在一个大房间里，会让人有空荡荡的感觉。如果一个小房里面，挤满了一群人，也会有窒息、压迫感。人数多寡是会影响听觉效果的。
3.安排座位
主席通常都坐上座。你可以很容易分辨出上座究竟是哪个座位：黑板、书架或荧幕通常在这个座位后方，房间的一边、桌子的末端，主席应面对正门。
组织里的干部或其他与会者应以主席为中心，左右循序坐下。如果你计划举行座谈会而没有特定介绍时，可让与会者自己选择位置。如果同一部门不只一位参加会议，或许他们希望坐在一起，共同讨论他们所提的事项。
4.出席会议
参加任何会议，迟到都是很不礼貌的行为。事实上，你应该比开会时间早到10分钟。如果你真的无可避免而晚到，也应该让主席知道你将到达的时间。假若无法事先让主人知道，在抵达时，应立刻向主席道歉。
当你另外有约，你可以等候对方多久？让人等候10分钟已经太长了，但是有些人往往会因手边还在忙其他事而忘了大厅上还有人在等候，因此差不多等了10分钟后，可以再向接待员或秘书询问一下。
5.打招呼
当主人或代表出来迎接你时，或你到达会议室或主人办公室时，请和对方热诚地握手。如果房间内有一群人时，你应该和其中最资深最有影响力或和你订约的人先打招呼，等候主人指定座位后入座。轻松坐下，保持直立平衡，两脚接触地面，不要显得局促不安，并把公事包或皮包直接放在地上。
不必每次一有人进来便起立致意。如果当你进人时，大家都起立致意，你也必须面带微笑简单回礼，或说“大家请坐”。
如果你是会议主席，可以先做几分钟的闲谈，再进入主题。如果你只是个与会者，则静候主席的宣布。
6.尊重他人的活动空间
根据很多非语言行为的研究报告得知：人类会划分其活动范围。同一间办公室或一张办公桌的人，下意识里会在桌子中间划条线，闯进空间的人则会遭到抗拒。
如果你在会议室中占用太多空间也会被视为没有礼貌。假使你移动椅子或家具，以便给予自己更大的空间，被你占走位置的人也会感到不悦。另外，在别人桌上找东西或者未经同意而使用别人的东西，也是侵扰的行为。用自己的东西是一回事，但征得别人同意后才使用他人的笔或笔记本又是另一回事了。
如果你过分介入别人的安全地带，恐怕会招致厌恶（尤其在异性之间）。
7.与人接触
在这方面也须特别留意，一般人都希望受到尊重。商场上的规则是“除了握手，不要碰触对方！”除此以外的其他形式的接触，势必会引起误会，尤其在男女单独共处时。
8.保持衣着整洁
除非是主人也脱掉外套或松开领带，或他们建议你可如此做，否则不要太轻易松解衣带。假使你脱掉外套、背心，也不要随意放在椅子上，最好随身携带。
9.选择适当的座位
以良好的坐姿，放松而自在的坐着，并靠近你要会谈的对象，这样也可以帮助你了解该坐在何处。当你和两个以上的人谈话时，应选择可以看清所有人反应的位置——坐在所有人对面或领导人的右手边。对资浅者而言，等资深者坐定才人座或被人示意才坐下，是很好的行为。这条规则适用于办公室、会议室、餐厅或轿车里。当人家示意你坐下时，应说“谢谢！”并迅速入座。
10.控制你的声调
声音语调、表情及音量等都是商业技巧的重要一环。你说话的内容往往不比你说话的方式更具影响力，你的音量不宜太弱或太强，应该平稳冷静，避免忽高忽低。注意你的呼吸，不要让你的声音听起来像喘大气。总之，要确定你的语调和音量能配合时间和场合。
11.倾听别人发言
聆听别人说话并显得对谈话内容很感兴趣，这是与人相处最重要的礼貌之一，对他人而言也是一种最高的恭维。有些主管能由会议中听者发问的水准来判断其是否专心倾听。如果你被要求在会议最后做个摘要报告，一定要懂得倾听。
适当的倾听礼仪还包括得宜的面部表情或肢体动作：如身体向前倾、移近、留神及表现出很有兴趣的样子等，利用你的眼睛和嘴角表示你听得津津有味，表现同意或最少表示听懂别人在讲什么；随着说话者的表情，有时面带微笑，有时微微皱眉。适时地提出问题表示鼓励，不要替别人把话说完，等别人陈述完他的想法再答复问题，如果有任何不清楚的地方，随时发问以澄清错误。
如果不同意对方的意见，也待对方说完后，才作简要的复述以确定你没有会错意，然后再平静合理地陈述自己的观点。
绝对不要打断别人说话，这些干扰会打断别人的倾听和思考，是一种极为粗鲁和无礼的行为。
12.礼貌待人
对于访客、上司或长者，我们应表示尊敬，无论是在何种场合，都要保持这种礼貌。
13.散会送客
如果你是会议召集人，就应该由你来结束会议。控制你的时间，不要超出原先预定的时间。会议完毕时，起立、握手，权威地离开。如果会议在你的办公室里召开，须送客人到门口。
如果你是应邀参加会议，应等候主席或上司宣布散会后才可整理自己的物品，再向其他人一一道谢、握手，然后从容地离去。
记住你必须带走开会时所带来的各种资料，如便条纸、笔或其余东西。离开会议室时仍须抬头挺胸，充满自信，却不失轻松。
工作餐礼仪
工作餐，在商界有时亦称商务聚餐，或者餐会。它所指的是，在商务交往中具有业务关系的合作伙伴，为进行接触、保持联系、交换信息或洽谈生意，而假借用餐的形式所进行的一种商务聚会。站在商务礼仪的角度来看，正规的工作餐既不同于正式的宴会，也不同于亲友们的会餐。
1.工作餐特点
在一般情况下，工作餐通常具有下述六个方面的显著特点。
（1）它重在创造一种氛围。工作餐所强调的不是形式与档次，而是意在以餐会友，重在创造出一种有利于商务人员进一步进行接触的轻松、愉快、和睦、融洽、友好的氛围。
（2）它具有某种实际目的。商务人员讲究的是务实，工作餐自然也是如此。其实，它是以另外一种形式所继续进行的商务活动。
（3）它大都要求较小规模。工作餐大都不是多边性聚会，而是以双边性聚会为主。它可以是两个人之间的单独约会，也可以是有关双方各派几名代表参加。参加工作餐的总人数，以不超过10人为好。
（4）它通常是在午间举行。为了合理地利用时间，不影响参加者的工作，工作餐通常都被安排在工作日的午间，利用工作之间的间歇举行。
（5）它可以随时随地举行。在举行工作餐之前，主人不必向客人发出正式的请柬。客人也不必为此而提前向主人正式进行答复。时间不必早早商定，地点也可以临时选择。它可以由一方提议，也可以由双方共同决定；可以提前若干天约好，也可以当天临时决定。总之，只要有关各方同意参加，工作餐即可举行。
（6）它由提议者出面做东。根据惯例，无论工作餐举行于何处，哪一方首先提议举行工作餐，即应由哪一方出面做东。而东道主一方出席工作餐时的行政职务最高者，理所当然是主人。
2.工作餐礼仪
主要是有关工作餐的礼仪规范。主要包括工作餐的安排、工作餐的做东、工作餐的进行等等。
（1）工作餐的安排。安排工作餐，此处主要指在工作餐进行之前的有关准备事项。这件事情，主要应由东道主一方负责。它主要分为目的、时间、地点等三个具体问题。
①目的。主动提议与他人一道共进一次工作餐，提议者大都胸中有数，意欲借此机会来实现自己的某种目的。
②时间。举行工作餐的具体时间，原则上应当由工作餐的参与者共同协商决定。有时，亦可由做东者首先提议，并且经过参与者的同意。
按照惯例，举行工作餐的最佳时间，通常被认为是中午的十二点钟或一点钟左右。若无特殊情况，每次工作餐的进行时间以一个小时左右为宜，至多也不应当超过两个小时。当然，若是届时要事尚未谈完，而大家一致同意，适当地延长一些时间也未必不可。
③地点。根据惯例，举行工作餐的地点应由主人选定，客人们则应当客随主便。具体而言，举行工作餐的地点可有多种多样的选择，饭庄、酒楼的雅座，宾馆、俱乐部、康乐中心附设的餐厅，高档的咖啡厅、快餐店，等等，都可予以考虑。不过从总体上讲，选定工作餐的具体地点时，应当主要兼顾主人的主要目的与客人的实际情况。
（2）工作餐的做东。作为主人，工作餐的做东者在举行工作餐的时候，大致必须负责如下几件事情：
①要负责通知客人。正式决定进行工作餐之后，依照常规应由主人负责将相关的时间、地点、人员、议题等等，通报给其他人员。对于重要的人士，必须由主人亲自相告。
②要负责餐厅订座。前往一些著名的餐馆举行工作餐，通常需要提前预订座位。此事依例应由主人负责。
前往餐厅订座，目前主要有下列五种方法。
A，是派遣专人前去订座。
B，是拨打指定的电话号码进行订座。
C，是利用传真进行订座。
D，是利用电子计算机网络进行订座。
E，是使用餐馆所发放的特惠卡或VIP卡进行订座。
至于在上述五种方法之中具体采用哪一种为好，关键是要看哪种有效。哪一种方法能够确保自己预订到理想的座位，就应当优先对其加以采用。
在订座时，必须将自己的有关要求，例如：理想的位置、用餐的时间、到场的人数、特殊的要求、付费的方式等等，同时告诉餐馆的工作人员。有必要的话，还应依照对方的要求，预付一定数额的押金。
③要负责迎候客人。商务礼仪规定，举行工作餐时，做东者必须先于客人抵达用餐地点，以迎候客人们的到来。
在正常情况之下，做东者应当至少提前10分钟抵达用餐地点。稍事休整之后，即应在适当之处恭迎客人们的到来。一般认为，除餐馆的正门之外、预订好的餐桌旁、餐馆里的休息室，以及宾主双方提前约好的会面地点，都是做东者迎宾的适当之处。
假定做东者因故不能提前抵达用餐地点迎候客人，最好是委托专人代表自己前往。必要时，做东者还须说明原因，并为此向客人致歉。不管怎么说，客人准时抵达后而无人迎候，都算是主人的失礼。
④要负责餐费结算。根据常规，工作餐的结算，应当由做东者负责。具体来讲，工作餐的付费方式通常又分为“主人付费”与“各付其费”等两种。
所谓“主人付费”，指的是在就餐结束后，由做东者自掏腰包，负责买单付账。要是宾主十分熟悉，则做东者在餐桌上当着客人们的面算账掏钱即可。得体的做法是，做东者应当先与侍者通通气，独自前往收款台结账，或是在自己送别客人之后，再回过头来结账。尽量不要让侍者当着客人们的面口头报账，更不能让侍者将账单不明主次地递到了客人的手里。
所谓“各付其费”，又称“从制”。它是指就餐结束后，由全体用餐者平均分摊账单，各自支付各自所应支付的费用。在国外，商界人士在共进工作餐时，更多的是以此种方式付费。采用此种付费方式，需要有言在先。在算账时，做东者所要做的，主要是动手算账，伸手收钱，跑腿交费而已。
（3）工作餐的进行。在参加工作餐时，宾主双方都有一些需要通晓的注意事项。它们主要包括如下四条：
①就餐的座次。鉴于工作餐是一种非正式的商务活动，所以人们对其座次通常都是不大讲究的。不过，仍有下述几点应予注意：
在餐桌上就座时，座次往往不分主次，而可由就餐自由就座。不过出于礼貌，主人不应率先就座，而是应当落座于主宾之后。若是主人为主宾让座的话，一般应当请对方就座于下列之一较佳的座次：主人的右侧或正对面，面对正门之处，视野开阔之处，以及能够观赏优美的景致的位置。主人宜坐的位置，则在主宾之左或者其正对面。
主人与主宾若是同性，则双方就座时可根据具体情况有较多的选择。主人与主宾若为异性，则双方最好是对面而座。
②菜肴的选择。与宴会、会餐相比，工作餐仅求吃饱，而不刻意要求吃好。因此，工作餐上上桌的菜肴大可不必过于丰盛。它的安排，应以简单为好。
根据常规，工作餐的菜肴安排应当由东道主负责。然而东道主若要表现得称职，在其具体安排菜肴、饮料时，最好还是先同其他人，特别是主宾，进行一下协商为好。最重要的，是要主动回避对方的饮食禁忌。
出于卫生方面的考虑，工作餐最好采取“分餐制”的就餐方式。不习惯的话，代之以“公筷制”亦可。
为不耽误工作，工作餐上的饮料应将烈性酒除外。同时，全体就餐者还须自觉地禁烟，而不论自己就餐的餐馆是否有此规定。
③席间的交谈。举行工作餐时，讲究的是办事与吃饭两不耽误。所以，在为时不多的进餐期间，宾主双方所拟议进行的有关实质性问题的交谈，通常开始得宜早不宜晚。不要等到大家都吃饱喝足了，方才正式开始交谈。那样一来，时间往往不太够用。
依照商务礼仪的规定，待主宾用毕主菜之后，主人便可以暗示对方交谈能够开始了。此刻，主人说一声“大家谈一谈吧”，道一句“向您请教一件事情”，皆可作为交谈的正式开始。在点菜后、上菜前，亦可开始正式交谈。
④用餐的终止。进行工作餐，必须注意适可而止。依照常规，拟议的问题一旦谈妥，工作餐即可告终。
在一般情况下，宾主双方均可首先提议终止用餐。主人将餐巾放回餐桌之上，或是吩咐侍者来为自己结账；客人长时间地默默无语，或是反复地看表；都是在向对方发出“用餐可以到此结束”的信号。只是在此问题上，主人往往需要负起更大的责任。尤其是在客人需要“赶点”去忙别的事情，或者宾主双方接下来还有其他事要办时，主人更是应当掌握好时间，使工作餐适时地宣告结束。
迎送客户须知
员工在商务交往中，具体操作对来宾的迎接与欢送时，基本的指导原则有方便对方、身份对等与讲究礼宾序列这三条。除了这些大家都理应遵守的行为准则之外，从宏观上讲，员工还有三件大事必须提前做好。
1.应当充分掌握迎送对象的基本状况