书城励志秘书的情商比智商更重要
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第2章 带上情商做秘书(2)

自我保护——笑看办公室政治风云

小雅进公司不久,总经理的秘书就出国留学去了。由于小雅谦虚、勤奋和聪明,公司决定让她来填补总经理秘书这个空缺。随着地位的变化,小雅开始有些飘飘然了。

市场部王经理原来是总经理办公室副主任,也是小雅以前的顶头上司,这天他打电话来找总经理:“小雅,总经理现在在办公室吗?”

小雅回答:“总经理出去了。”

王经理又问:“总经理什么时候能回来?”

“我不太清楚。”小雅说,“等他一回来,我就马上与您联络,好吗?”

王经理悻悻地挂了电话。

第二天下午,总经理“提醒”小雅为人要低调一些。小雅心里很郁闷,不知道是谁到总经理那里给自己上了“眼药水”。她想来想去,觉得是王经理捣的鬼。

的确是王经理给小雅上的“眼药水”。小雅当时回答“我就马上与您联络”让王经理非常不舒服:“都是同一个公司的人,为什么还要‘联络’?听小雅这口气,总经理是她一个人的,我只是一个外人!没有我王某推荐,你小雅还只是个普通的文员!”王经理越想越生气,于是在给总经理汇报完工作之后,趁机参了小雅一本,就是想提醒小雅,别忘了她自己有几斤几两。如果小雅当时这么答复王经理:“总经理现在不在,等他一回来我就给您打电话,您看可以吗?”王经理心里就会舒服很多。

小雅被王经理上“眼药水”,表面上看来是说者无心,听者有意,实际上是她未能意识到这种说法是她内心潜意识变化的结果。语言是一面非常公正的镜子,它能直接反映出一个人的潜意识。比如,有的员工刚进公司时,提到自己所在的公司会用“公司”“这家公司”来称呼,过一段时间,就会自然改口说“我们公司”“我的公司”了。这说明他们心中已经产生了对公司的归属感和集体意识,因为人的语言是随着人的意识在发生变化的。

未能及时识别这种情感,实际上是小雅情商不高的表现。首先,做了总经理秘书后,小雅未能识别自己心里那种无形的优越感。做总经理秘书这种“一人之下,万人之上”的优越感,必然会影响她与周围人的关系;其次,她也未能识别王经理作为“老上司”的优越感,“与您联络”这样的客套话会给他一种人走茶凉的感受。不能正确识别自己和对方的感情,这就是情商不高的典型表现。

小雅后来知道了这事的来龙去脉,感叹办公室政治的复杂,于是提醒自己“夹着尾巴做人”,否则,不知道什么时候就会得罪哪路神仙!

这样的例子在秘书的日常工作中屡见不鲜。现实中有很多秘书无论是工作能力还是工作态度都没有问题,但他们的人际关系总是那么不和谐。问题到底出在哪里呢?问题就出在沟通上,或者说他们的情商都不高。

现在很多秘书都在为职场上复杂的人际关系而烦恼。在一个公司内部,同事之间有职位、收入、年龄、性别、学历、出身等各方面的差异,这使他们在兴趣、关心的问题、考虑问题的方法和对同一事物的感受方面都不尽相同。因此,同事之间在价值观念和利益上不仅存在矛盾,而且这些矛盾相互交织在一起,使得公司里的人际关系往往是错综复杂的。

秘书部门是一个企业的运营枢纽,秘书每天都在与企业各部门的人打交道,处于人际关系网的中央,可以说牵一发而动全身。比如,秘书无意说的话或做的事,有可能被认为就是上司的意思,从而被无限放大,产生意外的影响。正因为秘书处于这么一个关键而又敏感的位置,所以,秘书必须学会灵活处理与各方面的关系。

高情商秘书对组织内的人际关系非常敏感,他们熟悉组织内部的人际关系网络,了解关系网中各种力量的对比,同时能巧妙地避免自己卷入办公室政治的漩涡中去,以保证自己不被误解或者中伤。

现在,秘书的跳槽率较高,一个重要原因就是与上司或者同事合不来,没办法处理好自己的人际关系。在一个企业内部,如果人际关系非常紧张,那当然说明企业在管理方面存在问题。但是,跳槽毕竟只是一种消极的方式,用“跳槽”的办法来逃避复杂的人际关系,毕竟治标不治本。只有反省自己,找出症结所在,尽快提高自己处理人际关系的能力,才能从根本上解决问题。

对于秘书来说,与上司的关系是最基本也是最重要的关系。与上司的关系是否和谐,不仅影响秘书的工作质量,也影响秘书工作时的心情。很多秘书都有这样的体会:自己在工作时是高兴还是厌烦,自己的工作效率高不高,在很大程度上取决于自己与上司之间关系的好坏。

很多秘书与上司相处得并不融洽,有的秘书一闻到上司身上的烟味就难受,有的秘书一听上司训话就头疼……当然,也有很多上司对秘书不满意,比如有的上司觉得秘书工作没有一点主动性,像算盘珠子拨一下才动一下,有的娇气十足,听不得半句批评……

秘书与上司之间的关系,是相互影响、相互作用的,要真正做到“配合默契”并不容易。秘书与上司之间必须相互信任,只有这样才能保证双方工作的顺利进行。那么,有没有一种实用而又简便的工具,能让秘书与上司尽快建立互信关系呢?有,那就是情商!

情商是一种构筑和谐人际关系的工具,能让秘书在与上司及同事的交往过程中,保持心情舒畅。因此,要消除职场人际关系方面的烦恼,秘书就必须提高自己的情商。可以说,情商能塑造秘书职场不败的金身!

情理兼顾——在商不能只言商

这天下午一上班,老板就打电话把秘书小汪叫到自己的办公室,怒气冲冲地把一封客户来信递给他看,让他替自己给对方回封邮件。邮件的大意是:我没有想到会收到你这样的来信,虽然我们之间已有那么长时间的合作往来,但事到如今,我不得不终止我们之间的一切交易,并且我要让所有的同行知道你的行为!

小汪细看客户的来信,觉得对方虽然语气有些不敬,但也不是全无道理。如果自己按老板的意思给对方回邮件,肯定会对公司造成不好的影响,也会对老板本人非常不利。小汪觉得自己是老板的助手,有必要帮助老板解决问题,于是,他不仅没有回办公室写邮件,反而进一步向老板提出忠告:“老板,请您冷静一点!给人家回一封这样的邮件,后果会怎么样呢?在这件事情上,难道我们公司就没有需要反省的地方吗?”

见小汪这样对自己说话,老板更生气了,他大拍桌子:“这个公司,你是老板还是我是老板,你给我滚出去!”

小汪没想到自己的好心被老板当成了驴肝肺,他羞愧满面地退了下去。小汪想不明白,作为一个久经沙场,从白手起家到现在身价几十亿的大老板,怎么会这样感情用事?

“Businessisbusiness!”在国外留学多年的小汪喜欢这句西方格言。它的意思是“生意就是生意”,或者“工作就是工作”,不要把感情等工作以外的东西带到工作中来。然而,事情恰恰相反!人是感情动物,人们所有的言行都受自己感情的影响,人们的工作不可能与感情绝缘,因此,私人感情影响到人们的工作是很正常的。

问题不是在工作中如何去屏蔽自己的感情(事实上也做不到),而是如何有效地利用感情和调整感情,最终实现自己的目标。无情未必真豪杰,怜子如何不丈夫!

因为小汪认为在工作中不能掺杂个人感情,所以,在作判断的时候,他只看到老板让他回信这种“不理智的行为”,没有注意到老板当时内心的感情。即使老板当时接受了小汪的忠告,小汪达到了自己“劝谏”的目的,但他与老板之间的关系也弄僵了,这就为将来双方的配合埋下了“隐患”。

小汪不了解事情的来龙去脉,只凭自己的想象就认为老板鲁莽行事,其实他这种干预老板的决策行为才是真正鲁莽的行为。不能正确识别老板的感情,因而不能正确理解老板决策的真正动机,这是秘书情商不高的典型表现。虽然小汪表现出忠诚这种难能可贵的品质,但这离一个优秀秘书还是相差很远的。

秘书必须时刻注意老板的感情状态。如果小汪的情商比较高,那他在向老板提出忠告的时候,就会问老板是怎么想的,有什么策略,这样就可以在了解了老板感情的基础上,采用合适的方式方法,提出有针对性的建议。也就是说,小汪不仅要注意到老板的感情,而且还要理解老板的感情。

小汪正确的做法应当是这样:首先他要弄清楚老板为什么要让自己回这么一封邮件。作为一个公司的掌舵人,老板有自己思考问题的角度和方式,他必然要权衡与各方面的关系和利益问题。他提出终止与这家客户的关系,也许并非出自一时之怒,那封无礼的来信也许只不过是导火索而已,当然,也有可能是一时之怒,终止与对方的交往仅仅是说说而已。不管怎么样,小汪作为老板的助手,既不是政策的制定者,也不是最后的决策人,在不明白老板的真实意思和感情之前,小汪是不应该妄加评论的。

当时的情况下,老板可能没心思跟小汪说明事情的来龙去脉,小汪就应该先出去,按照老板的意思把邮件写好,在下班之前再向老板确定是否把邮件发出去。这时,老板的心情已经平静下来,他必然也重新考虑过了,这个时候再次向老板征求意见,实际上就是给他创造一次重新决策的机会。