书城励志新五项修炼
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第17章 组织的计划与创新型员工

凡事起头难,也最为重要,尤其在开始的阶段,能按照计划进行的少。识途老马开始熟稔的事情时,都难免会有差错,更何况从事从未摸过的新创事业呢!时常会被意想不到的障碍搞得一筹莫展,也就不足为奇了。

——邱永汉

当你想到一个主意时应当去寻觅干的理由,而不是去琢磨不干的借口。

——【英】凯蒙·威尔逊

目标与执行力

目标与执行力的关系首先表现为目标与行动的关系。

一位名叫西尔维亚的美国女孩,她的父亲是波士顿有名的整形外科医生,母亲在一家声誉很高的大学担任教授。她的家庭对她有很大的帮助和支持,她完全有机会实现自己的理想。她从念中学的时候起,就一直梦寐以求地想当一名电视节目的主持人。她觉得自己具有这方面的才干,因为每当她和别人相处时,即使是生人也都愿意亲近她并和她长谈。她知道怎样从人家嘴里“掏出心里话”。她的朋友们称她是他们的“亲密的随身精神医生”。她自己常说:“只要有人愿给我一次上电视的机会,我相信一定能成功。”但是,她为达到这个理想而做了些什么呢?其实什么也没有!她在等待奇迹出现,希望一下子就当上电视节目的主持人。

西尔维亚不切实际地期待着,结果什么奇迹也没有出现。谁也不会请一个毫无经验的人去担任电视节目主持人。而且节目的主管也没有兴趣跑到外面去搜寻天才,都是别人去找他们。另一个名叫辛迪的女孩却实现了西尔维亚的理想,成了著名的电视节目主持人。辛迪之所以会成功,就是因为她知道,“天下没有免费的午餐”,一切成功都要靠自己的努力去争取。她家不像西尔维亚那样有可靠的经济来源,所以没有白白地等待机会出现。她白天去做工,晚上在大学的舞台艺术系上夜校。毕业之后,她开始谋职,跑遍了洛杉矶每一个广播电台和电视台。但是,每个地方的经理对她的答复都差不多:“没有几年实践经验的人,我们不会雇用的。”但是,辛迪不愿意退缩,也没有等待机会,而是走出去千方百计寻找机会。她一连几个月仔细阅读广播电视方面的杂志,最后终于看到一则招聘广告:北达科他州有一家很小的电视台招聘一名预报天气的女孩子。辛迪是加州人,不喜欢北方。但是,有没有阳光,

是不是下雨都没有关系,她希望找到一份和电视有关的职业,干什么都行!她抓住这个工作机会,动身到北达科他州去应聘。辛迪在那里工作了两年,最后在洛杉矶的电视台找到了一个工作。又过了五年,她终于得到提升,成为她梦想已久的节目主持人。

为什么西尔维亚失败了,而辛迪却如愿以偿呢?西尔维亚那种失败者的思路和辛迪的成功者的观点正好背道而驰。分歧点就是西尔维亚在10年当中,一直停留在幻想上,坐等机会;而辛迪则是积极主动采取行动,最后,终于实现了自己的理想。只有幻想不采取行动的人,永远不会成功。而行动是实现理想的唯一途径。

目标与执行力的关系其次表现为长远目标和具体目标的关系。

把目标落实到眼前的每一天,自然就会切合实际很多。每一天的目标都不会是遥不可及,都是可以通过努力而达到的。同时每一天目标的实现也能够坚定人的信心。

任何一件事情都需要把它具体化,具体化的过程实际上就把问题简单化了。当我们把一个复杂的问题,分解成为几个步骤,解决的时候,就容易多了。

制定每一天的目标,让自己在每一天都取得成绩,让自己每天都向前进一步。

发布命令不仅是下发一张纸文而已,还要懂得一些技巧才行,因为到处是命令,等于没有命令,只有最恰当的命令,最正确的命令,才是最有效的命令。这是常理,作为创新型员工更应精通此道。否则在工作中,就会走弯路,比别人慢半拍。你掌握了下面的技巧,你的命令就会“不令而行”了。

命令是管人最常见的表现形式,它可以以文件的形式间接下达,也可以以口述的形式直接下达。“有令必行”是管理工作的通则;反之,在执行过程中,命令被打了“折扣”,必定达不到如期的效果。这种“折扣法”,在现代公司管理中时常是有的,或者说使命令在执行过程中走了样,变了形,致使公司工作难以有效进展。

“打折”,是生活中常见的事。商店里的商品卖不出去,便要打折,以招徕顾客。对于打折的老百姓总是欢迎的,而商家往往也能获得利益真可谓皆大欢喜。

可是,作为一个创新型员工,如果你的命令被下属在执行中大打折扣,恐怕你不会高兴。打折的商品至少还能卖出本钱(真正的跳楼价是没有的),但被打折的命令,实实在在连一文钱也不值了!

并且,你的下属敢对你的命令打折,很显然他们没有把你的权威放在眼里,甚至,他们根本没把你当上司看。这也说明,你对他们的管理是彻头彻尾失败的!

要想树立权威,就绝对不要让你的命令打折扣!因为你的命令从某个方面说是代表了你本人。

给下达命令时并告诉他们做什么是一种需要技巧和专长的微妙艺术。如果你想要在你所选定的领域中获得高度的成功,你就必须知道如何通过你的命令指挥控制别人的行为,因为你不能一味靠着蛮力强迫下属去做你让他们做的工作,你必须学会如何运用特殊的创新型员工手段让他们心甘情愿地为你效力,使他们既尊重你又服从你。

十九世纪英国著名的政治家迪斯累里在总结控制别人的行为的思想时得出结论说:“人是被话语统治着的。”你也可以用话语为你的思想和感情服务,你可以用你的方式去指挥别人按照你的意志行事并为你的目的服务,你也可以下达被认真贯彻执行的命令。

给下属发布命令的技巧具体是:

命令要重点突出,不要面面俱到。如果你要把你的命令讲得过于详细和冗长,那只会制造误解和混乱。

为了使你的指令叙述得简要中肯,你要强调结果,不要强调方法。为了达到这个目的,可采用任务式的命令。一种任务式的命令是告诉一个人你要他做什么和什么时候做,而不告诉他如何去做。“如何做”那是留给他去考虑的问题。任务式的命令为那些替代工作的人敞开了可以调动他们的想象力、主观能动性和独创性的大门。不管你的路线是什么,这种命令的方式都会把人引导到做事的最佳道路上去。如果你是在为你自己做生意,改善了方式和方法就意味着增加利润。

当人们准确地知道你所需要的结果是什么的时候,当他们准确地知道他们的工作是什么的时候,你就可以分散权威和更有效地监督他们的工作。如果你是经营商业或工业,或者在搞销售,甚至你可能在军队中服务,当你能确保人们准确地知道他们的工作任务时,至少你会享受到减轻你的工作压力和更有效地监督你的下属的这两种具体的好处。

当你发布使人容易明白的简洁而清楚的命令时,人们就会知道你想做什么,他们也就会马上开始去做。他们没有必要一次一次地回到你那里只是为了弄清楚你说的话。在多数情况下,一个人没有为你做好工作的主要原因就是他或者她没有真正弄明白你要做什么。如果你希望别人丝毫不走样地执行你的命令,那么命令的简单扼要是绝对必要的。这是你必须要遵从的一个牢固的规则。

命令不要太复杂,则要尽量简单。

在军队中也使用同样的原则,简单是战争的一个准则。最好的计划应该是在制定、表达和执行上都不复杂的计划。这样的计划也更便于大家理解。一个简单的计划也会减少错误的机会,其简洁性也会加快执行的速度。

在商业上,那些利润最多的公司都是在各方面力求简洁的公司,他们有简洁的策略思想,有简单的计划和执行纲领,对做决策的责任也有专门的安排,简化行政管理程序,取消繁文缛节,采用简单的直接联系。成功的商业公司各个方面都尽可能地保持着简单朴素的工作作风。

掌握了以上的几种技巧,你下达命令时便会胸有成竹,你的下属除非故意冒犯,否则找不出任何理不贯彻执行你的命令的理由。

有效率的管理

在现实生活中,有些员工工作起来非常繁忙,似乎总有一大堆事情要做,结果是东一榔头,西一棒棰,缺乏成效。因此,提高工作效率往往是一名优秀的创新型员工必须注意的问题。否则,做事事倍功半,拖泥带水,怎样说明你的工作能力强?你的魅力又从何而来?

想要有效率地管理又要控制时间,分派是一项绝对必要的措施。它是一种非常重要并能助你成功的活动。

前面的那些建议是为了使你和周围的环境变得有条有理。达此目的之后,你应该已经减少了花在日常活动上的时间,又不用因此而变得紧张兮兮。节约下来的时间,必须用在重要的事务上。有了有条不紊的办公桌、文件、系统和工作习惯是一回事,而使用这些工具去完成有意义的任务,则是另一回事。

为了达到有意义的目标和成为有效率的创新型员工,我们必须优先把时间用在有意义的活动上,而取代许多无意义的或次要的活动。

现在我们来讨论如何更妥善地利用时间,从而使工作更有效率。我并不是主张要教你把工作时间延长到十至十二小时,如果你愿意,甚至还可缩短花在工作上的时间。

糟糕的是,许多人确实试图延长他们的工作时间,以完成更多的工作。但那是没有益处的。工作会不断地扩展,以填满它能得到的时间。工作不是固体,它像是一种气体,会自动膨胀,并填满多余的空间。

这就是时间管理专家并不鼓励你为解决时间问题,而延长工作时间的理由。延长工作时间,不仅影响你的家庭和社会生活,它还能降低你工作的效率,因为你把晚上当作了白天的延伸。如果一个计划到下班时还没写完,也许你会耸耸肩对自己说:“我会在晚上把它写完。”也许你宁愿这样做,也不愿利用下班前的那十五分钟好好地赶完工作;或者你不愿意匆忙行事,并将自己置于压力之下;或者不愿意硬塞给别人。总之,不愿意在上班时间内,解决尚未完成的工作。

但你若是不管出现什么困难,都要在规定的时间内完成你的任务,这样也不好。因为困难会造成压力,甚至可能导致精神错乱、胃溃疡或心脏病突发。你只能把活动压缩在这么多的时间内,就比如气体虽然能被压缩,但它受到的压力越大,它对容器壁的压力也就越大。

这就是产生紧张、精神崩溃甚至更糟的情况出现的原因。人们把越来越多的工作塞进同一个时间容器,从而使自己处于极度紧张的压力之下,直到最后,压力过大导致容器的爆炸。

你可能会说:“算了吧,我宁愿延长工作时间也不愿爆炸!”但延长工作时间,只会耽搁必须做的事。如果你有一个较大的时间容器,你就能在里面塞入更多的活动,而你也会这样做。但这是工作狂的本性。而当爆炸最后来临时,你也是惟一的受害者。

延长工作时间不是办法。你所做的事情决定你的效率,而且进一步说,甚至还关系着你的健康。

意大利经济学家和社会学家柏拉图,在他所创造的柏拉图原则中指出:在一个群体中,重要的成份通常只占全部成份的一个相对小的比例,所用的实际数字是20%和80%。所以,你的20%的活动,占你所有活动的80%的价值,这就是二八定律。

这个原则令人吃惊的地方,是它似乎对所有的事情都适用。20%的业务员带来80%的新业务;20%的发明项目,创造了全部发明价值的80%;20%打电话给你的人,占用你80%的打电话时间;你20%的雇员,制造了80%打扰你的事件;你20%的文书工作,带给你80%重要成果,等等。

80%和20%这个数字可能不准确,但这个原则在实践中肯定是适用的。相信它,它给你带来时间观念,成功地管理自己的基础。

如果你能把你的各种活动分类,也许你会发现有20%是非常重要的活动,它给你带来80%的成果;其余80%的活动,由重要活动、不重要但需要做的活动、不重要的活动、和不必要的活动组成。

用这些“空出来的时间”,去完成特别重要的工作,如作计划和考虑革新项目。

你必须决定打算花多少时间来工作。然后,你必须排除或委派别人去做次要活动,并以特别重要的活动填补空出的时间。特别重要的活动,是指那些能带来更多的报酬、获得重要的成果、使你向个人和公司的目标迈进的活动。

问答题:什么是执行力?

目标与执行力有哪些关系?