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第45章 有效地利用时间

上帝是公平的,不论你是富翁或乞丐,他分配给每个人的时间都是有限的24小时。不论你从事什么职业,只要你能充分合理地利用这24小时,你就能创造时间的神话。

一天只有24小时,这是谁都无法更改的事实,那么在这固定、短暂的时间内,那些最忙的女性是怎样完成巨大的工作任务的呢?

罗斯福总统夫人的日程表每天都被安排得满满的,写作、到各地演讲、为增进各国友谊做努力,即使是比她年轻了一倍的女性也很难完成这些繁重的工作,因此,没有人能够把她与懒惰联系起来。她这一刻还在纽约接受我的采访,下一刻就马上坐上飞机,赶往另一个城市参加一个民主党的集会。我问她,是如何有效地利用时间来完成所有事情的,她回答得非常简洁:我从不浪费一点时间。罗斯福夫人说,她每天都在天亮以前起床,一直到深夜才停止工作。她发表在报纸上的专栏文章,都是利用约会或会议的间隙写出来的。

上帝是公平的,因为每个人的一天中都是24小时,罗斯福夫人也不例外。我们该怎样度过这24小时呢?我们找不到做自己喜欢事情的时间,找不到阅读的时间,找不到学习的时间,找不到带孩子上动物园的时间,找不到参加家长联谊会的时间。

保罗·波拜诺博士在他的《如何创建婚姻生活》一书中说:

许多家庭主妇都认为自己的大部分时间被家务劳动所占据,她们实在应该自我反省一下,如果她们详细地把自己一周的时间安排记录下来,一定会大吃一惊的。

你也可以这样做,试着把自己所做的事情记录下来,看看会产生什么样的结果。要是你够诚实,就会惊讶地发现,满篇都是类似这样的记录:

1000-1015,与马裴尔通电话。下午100-200,与邻居聊天。800-下午300,与哈利耶特逛街,在外面吃午餐。

坚持记录一周以后,你将清楚地看到自己是如何在日常生活中浪费时间的。

假如你不知道怎样安排自己的时间,那你就该去修一下“女性的日常生活及人际关系研究”这门课程。纽约社会研究学校就专门开设了这门课程,教师是一名成功的职业女性,名叫爱丽丝·赖斯·库克。一开始,库克小姐会要求每个学生都制作一张记录表,用以记录自己一周内的时间和工作。这门课的目的是指导女性如何找到自己准确的社会位置。

在一次聚会上,我遇见了库克小姐,她对我说:学生们看了自己的记录表后,往往惊讶不已,因为她们清楚地从这张表上看到,自己在那些毫无意义的事情上浪费了很多时间,比如无聊地通话,重复地出门买东西等等。她们会因此而开始考虑,该如何制定自己的计划,提高生活效率。

她还说:其实我自己也在改变中,在我看到自己的时间和工作记录表时,就下定决心,必须克制自己,少看侦探小说,否则,我敢肯定自己无法完成计划。当然,这并非否定侦探小说。

每天,我们都不知道要浪费多少时间,比如等电话,等公交车、地铁。这么多时间,为什么没有被我们好好利用起来呢?

已故的美国最高法院首席法官哈尔兰·史东先生就是利用这些时间的专家。一次,他对一个刚毕业的大学生说:完成许多非常重要的事情只需15分钟,但这段时间往往被人们忽略,让它就那样被白白浪费掉。经常乘坐地铁的约·吉尔朗先生是个“万事通”在乘坐地铁时,人们经常看到他在专注地读《济慈诗集》或一些专业论文。西奥多·罗斯福总统的桌子上总放着一本书,他会利用一切会客的间隙读书,哪怕只有两三分钟的时间。他的儿子小罗斯福曾经写道:父亲的卧室里总是摆着一本诗集,在穿衣服的时候,他也能背下一首诗。

在现实生活中,会有多少人比美国总统还要忙呢?但人们经常叫道:我那样忙,上哪儿找时间看书呀?

我们能够轻而易举地算出自己“浪费”了的时间,所以赶快行动起来,学习最有效的方法,把那些夹在繁忙预定事务中的时间挤出来吧。你渴望改善自己的仪表吗?渴望学会一门外语、读一些好书吗?渴望写点东西、唱歌、绘画吗?渴望静静地欣赏一会儿音乐或出去旅游一次吗?马上行动,把这些夹在缝隙中的时间利用起来,不要总是抱怨自己没有时间。

福兰克·吉尔布雷斯是一名动力科学研究工程师,他生前曾写过一部非常畅销的书《买一打更合算》他在这本奇妙的书中讲述了自己的家庭故事。

他和妻子莉莉安·吉尔布雷斯博士一直潜心研究,想把节省时间、劳力的方式带入商业和家庭管理模式中。他们共有12个孩子,在他们的影响和教导下,孩子们从小就树立了珍惜时间的观念,知道时间是上帝赐予我们的礼物,绝不能虚度一分钟。早晨起床后,在刷牙的间隙,他们能够从父亲放在浴室里的海报上学到许多新字。在他们的家里,从来不会出现浪费时间的现象。

萨尔瓦多·盖塞提夫妇也属于这种高效率家庭管理方法的实践者。萨尔瓦多先生是一个经验丰富的工程师,他的妻子迪娜·盖塞提则充当他的兼职助手。在日常生活中,盖塞提太太照看着他们的三个儿子,打理日常家务,还充当她丈夫的秘书、会计、人事经理、研究助理等职,并且负责地方社团的活动、教师与家长的联谊等工作。她在给我的信中写道:

家里有三个活泼可爱的男孩,因而我整理宽敞的房间和花园的次数就更多了,并且还要充当丈夫的秘书,为他查阅可能遗漏的文章,提供可以改进工作的方案,提醒他别忘了参加重要的聚会。另外,我还担负着组织社团活动,进行文化与宗教宣传等社会职责,我的工作量是别人的两倍。

在给孩子们温奶瓶的时候,在进行清洁工作的时候,我都会想出许多提高工作效率的方法。当我们与孩子一起游戏时,就全身心地融入其中。我们倡导,尽可能在最短的时间内完成工作,这样就会拥有更多的时间来做自己喜欢的事情。

有时,我们会扔下所有例行事务,投入全部精力去完成一件特殊的事情。我们的工作计划弹性很大,并非一成不变。在共同的工作中,我们共享各种意见,开阔了视野。因此,我们过着充实而丰富多彩的生活,非常幸福。

盖塞提夫妇有着驾驭工作和生活的能力,并能让二者协调发展,达到令人满意的效果。他们的做法是正确的,这样的方法是获得成功的必要条件。

你也许已经发现,是我们身边那些最忙碌、做事情最多的人,在推动着本地红十字会主席团的工作,在负责着家长与教师的联谊工作。她们拥有的时间似乎比懒人更多。难道她们有两个女佣帮忙?不需要带孩子?是每天在床上吃早餐,下午打桥牌的太太?事实并非如此,这些最忙碌的年轻女性都有孩子,并且还有一个不断进取的丈夫。她们要把自己的每一件工作安排得井井有条,星期天还要去唱诗班唱歌。

她们是怎样完成那么多事情的?原因其实很简单,那就是她们能够科学地安排自己的时间和家务。浪费时间比浪费金钱更可怕,因为金钱可以再赚回来,时间一旦过去了就再也不能赚回来了。

为了帮助你更有效地利用时间,请谨记以下几条:

1.客观地记录下你每天对时间的分配情况,至少坚持一周,检查自己究竟在什么地方浪费了时间。

2.提前一周制定出下周的时间安排。既然这个方法对大公司的总经理都非常适用,对我们来说也肯定不赖。合理安排每一件事的时间,这样才不至于临时紧张、慌乱。有时也可能有意外的事情发生,把你的计划打乱,但如果坚持按自己制定的工作计划表行事,随着时间流逝,你就会发现,你的收获越来越大。

3.寻找最节省时间和精力的简便方法。比如每天只去一次杂货店,要买的东西一次买齐,避免跑许多趟,这样省时、省力。预先规划好一周的菜单,这样既节约了很多时间,又能比每天拟菜单更合理地安排家庭膳食。

4.充分利用每天的“荒废时间”立即实行一个计划,试着做一些你以前从来没有时间过问又非常有意义的事情,而且只能利用你的休闲时间来完成。尝试一下,看看效果如何。

5.做到事半功倍,提高工作效率。像盖塞提太太那样,在为孩子温奶瓶的同时还在为丈夫做工作计划;在等待烤箱中的肉烤熟时,她还能把许多公文处理掉,或草拟一些计划;在带孩子们上公园时,她还在做一些针线活,这都是用一段时间做双倍的工作。

6.充分利用现代化的交通工具,省时省力。用一个下午去逛街,其实所买的东西邮购或电话订购就可以完成,这就是在白白浪费时间。报纸上的广告栏目、消费者调查广告、商店的邮购册子等,都能帮助我们节省时间。

7.掌握聪明购物的诀窍。如果你学会了这门技术,会节约大量逛街的时间,就能得心应手地利用时间和金钱,并从中受益匪浅。

8.专心工作时,尽量排除干扰。比如不约而至的电话或门铃声。你必须学会暂时不予理睬,这只需要一点点经验。你的朋友也很快就会知道,只有在固定的时间才能打电话过来,他们也会因为你讲求效率的作风而敬佩你。

亚尔若德·兹利特曾在他的《怎样充分利用24小时》一书中感叹道:

啊,一天的每一个时刻,真是上帝的恩赐……当你在清晨睁开双眼,仿佛受到了魔法点化,你生命里就有了一个全新的、还未经使用的24小时!它属于你,是你最宝贵的财富。

怎样充分利用这24小时呢?生活并非生存,更非“混日子”在我们的一生中,每个人都曾经对自己说过“只要再给我一点时间,我肯定会做得更好”这样的话。但我们永远也不可能得到更多的时间,而已经存在的24小时仍然属于我们。