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第85章 议式、展会礼仪(1)

商务签字仪式。

签字仪式是一种比较隆重、正式的礼仪,礼仪规范比较严格。首先应做好文本的准备工作。有关单位应及早做好文本的定稿、翻译、校对、印刷、装订、盖章等项工作,同时准备好签字用的文具(包括签字文本并按参加国数目准备相当份数的文本、钢笔、吸水纸等)、国旗等物品。签字仪式一般程序如下:参加人员在仪式举行场地集合;双方签字人员在规定的席位落座;助签人员分别站立在签字人员座位旁边,协助翻揭文本,指明签字处。

两国间举行签字仪式时,先在本国保管文本上签字。横版印刷的文本在左侧签字;竖版印刷的文本,则在右侧签字。然后与对方交换文本签字,横版印刷在右侧,竖版印刷在左侧。由本国代表在本国保管的文本最上方签字的形式叫做“优先签字”。在对方保管的文本上签字完毕后,双方再次交换文本。

数国间举行签字仪式时,通常按国家名的英文字头排列顺序进行。签字人分别在每个国家的文本上签字,在本国保管的文本上,本国代表应在最上方位置上签字。签字人和其他国家代表并排或相对落座。助签人员用吸水纸按压签字部分;签字人员分别起身、讲话,共同举杯庆贺(多用香槟酒)。

在拍照留念时,有些签字仪式从头至尾拍照不受限制,有的只允许拍摄其中某一场面;有些规格较高的签字仪式,两国的高级首脑将出席,显示出该项签字行为的重要;列席人员通常为5人左右,坐、立均可。一般情况下,签字仪式需要15~20分钟。

从礼宾礼仪的角度讲,还应重点掌握以下几点。

第一,参加签字仪式的双方(或多方)的宾主人数应大体相同。除了签字的人以外,为了表示对签订的协议、协定、条约的重视,往往由更高级或更多的领导人和有关人员参加签字仪式,此时双方参加的人数和出席者的身份应通过协商,大致相同。

第二,签字场所的桌台设置和人员位次应符合礼宾仪式要求。通常的样式有三种:一种是签字厅内设置长方桌一张作签字桌,桌后放两把或多把椅子为签字人员的座位,主左客右。座前摆置各自保存的文本,上端分别放置签字文具。如遇涉外,还应在桌中央摆一旗架,悬挂签字双方或多方的小国旗。参加签字仪式的人员按主宾各一方并依身份顺序分站于自己一方签字人的座位后面。我国多采用这一种。

另一种是签字厅内设长方桌一张作为签字桌,桌后放两把或多把椅子为签字人员座位,主左客右。国旗分别悬挂在各自的签字人员座位的后面。参加签字仪式的人员按主客各一方并依身份顺序分坐于自己一方签字人的对面。

再一种是签字厅内设两张或多张桌子为签字桌,主左客右,双方签字人各坐一桌,小国旗分别悬挂在各自的签字桌上。参加签字仪式的人员按主客各一方并依身份顺序分坐于自己一方签字人的对面。

涉外签字仪式礼仪。

在涉外交往中,有关国家的政府、组织或企业单位之间经过谈判,就政治、经济、文化科技等领域内的某些重大问题达成协议时,一般需举行签字仪式。不同的签字仪式各有特点,在我国国内举行签字仪式通常要考虑以下几个方面的礼仪问题。

首先,要布置好签字厅,并作好有关签字仪式的准备工作。在我国国内举行的签字仪式,必须在事先布置好的签字厅里举行,绝不可草率行事。

其次,要确定好签字人和参加签字仪式的人员,签字人由签字双方自行确定,但是他的身份必须与待签文件的性质相符,同时双方签字的身份和职位应当大体相当。

最后,要安排好双方签字人的位置,并且议定签字仪式的程序。我国的惯例是:东道国签字人座位位于签字桌左侧,客方签字人的座位位于签字桌的右侧。双方的助签人员分别站立于各方签字人的外侧,其任务是翻揭待签文本,并向签字人指明签字处,双方其他参加签字仪式的人员则应分别按一定的顺序排列于各方签字人员之后。

我方人员在外国参加签字仪式,应尊重该国举行签字仪式的传统习惯。有的国家可能会准备两张签字桌,有的国家可能要求参加签字仪式的人员坐在签字人对面,对此不必在意。关键是要不辱使命,对此我方人员不应忘记。

有这样一个例子,可以说明签字仪式的重要性。经过长期洽谈之后,南方某市的一家公司终于同美国的一家跨国公司谈妥了一笔大生意。双方在达成合约之后,决定正式为此而举行一次签字仪式。因为当时双方的洽谈在我国举行,故此签字仪式便由中方负责。在仪式正式举行的那一天,让中方出乎意料的是,美方差一点要在正式签字之前“临场变卦”。

原来,中方的工作人员在签字桌上摆放中美两国国旗时,误以中国的传统作法“以左为上”代替了目前所通行的国际惯例“以右为上”,将中方国旗摆到了签字桌的右侧,而将美方国旗摆到签字桌的左侧。结果让美方人员恼火不已,他们甚至因此而拒绝进入签字厅。这场风波经过调解虽然平息了,但它给了人们一个教训:在商务交往中,对于签约的礼仪不可不知。

开业典礼礼仪。

开业典礼是指商业企业在正式营业时举行的热烈的庆祝仪式。“热烈、隆重”是开业典礼仪式的基本要求;扩大企业知名度、树立企业形象是开业典礼的目的。开业典礼是企业在社会公众面前的第一次亮相,这“第一印象”体现着企业领导人的组织能力、社交水平以及企业的文化素质,它往往也会成为社会公众对企业取舍和亲疏的重要标准。因此,企业领导一定要按照礼仪要求,精心安排好这“第一次”活动,为企业面向观众亮好“相”。

1、开业典礼准备。

开业典礼应当本着热烈、隆重、欢快和节约的原则进行,力戒铺张浪费和盲目比阔。开业典礼的准备工作,应主要注意以下几个方面。

(1)准备请柬精心拟出邀请宾客的名单,提前发送请柬。这些人中,包括政府有关部门负责人、社区负责人、社团代表、新闻记者、员工代表以及公众代表等,并将请柬在12小时前送达出席人手中。

(2)拟定典礼程序和接待事项负责签到、留言、题词、接待、剪彩、鸣炮、奏乐以及摄影、录像等有关服务工作的人员,应及时到达指定岗位,按照典礼程序有条不紊地进行工作。

(3)确定剪彩人员参加剪彩的除主方负责人外,还应在宾客中邀请地位较高,有一定声望的知名人士同时进行剪彩。

(4)拟写贺词或答词事先确定好致贺词的宾客名单,并为本单位负责人拟写答词。贺词和答词都要言简意赅,达到沟通感情,增强友谊的目的。

(5)安排一些必要的庆祝节目,以创造热烈欢快的气氛。庆祝节目,最好由本企业员工担任,这样可以培养员工当家做主的精神和职工的自豪感。本企业没有这方面人才,也可以邀请外单位的人前来助兴。

2、现场布置。

进行仪式的现场,一般设在企业门口。现场布置要突出喜庆感,渲染热烈气氛。一般要悬挂“×××开业庆典”的会标。准备好音响、照明设备,排列好花篮,使场地气氛显得隆重、热烈。会场两边可布置来宾赠送的花篮、牌匾、纪念物品。会场四周可挂彩带、宫灯等。选择场地时要注意地势空阔,以便容纳观众。如果对交通有所影响,要事先取得有关管理部门的同意。

开业典礼活动一般分为开场、过程和结束三个阶段。由主持人宣布来宾就位。典礼开始时,可奏乐或播放节奏明快的乐曲,在非限制燃放鞭炮的地区,可燃放鞭炮庆贺,接着奏厂歌、店歌或举行升旗仪式。企业负责人首先致辞,向来宾及祝贺单位表示感谢,并简单介绍本企业创办经过和经营项目等。接着可安排上级领导和来宾代表致贺词,并祝其生意兴隆。贺词应言简意明、热烈庄重、真诚祝愿,友好善意,切忌信口开河,长篇大论。发言结束,再一次奏放轻松明快的乐曲,以增加气氛。典礼完毕,宜安排些气氛热烈的庆祝节目,如放气球、敲锣打鼓、舞狮子、奏喜庆音乐,或举行文艺演出等。

3、开业典礼结束。

典礼仪式结束后,主人可引导来宾进厂或进店参观,这期间可以向来宾介绍本企业拟将生产或销售的主要产品、承揽的主要项目以及经营决策,这是让上级、同行和社会公众了解自己企业的好机会,也是宣传商品和服务的好机会,可以举行短时间的座谈,广泛征求来宾的意见和建议。也可准备一个留言簿,请来宾在上面留下自己的建议或意见,还可与来宾一起合影留念。此外,可以准备一些小礼品,印上“开业典礼”字样,向来宾赠送,扩大公众宣传效果。

开业典礼结束后,会有大批顾客随主要来宾一同进入商场,企业领导人和营业员一起,恭恭敬敬地站在门口或各自的岗位,迎接首批顾客光临。营业员更应注意销售礼仪,同时感谢顾客惠顾,欢迎顾客再来。还可以准备一些为开业典礼特别制作的购物袋,上面印上开业日期、经营范围、地址、电话等字样,赠送给顾客作纪念。

总之,开业典礼的形式并不复杂,时间也不长,但一定要办得热烈隆重、富有新意,要给人留下强烈而又深刻的印象。

4、开幕仪式。

开业仪式的常见形式之一,是开幕仪式。在名目众多的各种开业仪式之中,商界人士平日接触最多的,要首推开幕仪式了。恐怕正是出于这种原因,不少人认为,开业仪式与开幕仪式往往是被画上等号的。

严格地讲,开幕仪式仅仅是开业仪式的具体形式之一。通常它是指公司、企业、宾馆、商店、银行正式启用之前,或是各类商品的展示会、博览会、订货会正式开始之前,正式举行的相关仪式。当开幕仪式举行之后,公司、企业、宾馆、商店、银行将正式营业,有关商品的展示会、博览会、订货会将正式接待顾客与观众。

5、开工仪式。

开业仪式的常见形式之二,是开工仪式。开工仪式,即工厂准备正式开始生产产品、矿山准备正式开采矿石时,所专门举行的庆祝性、纪念性活动。

为了使出席开工仪式的全体人员能有身临其境之感,比照惯例,开工仪式大都在生产现场举行,即以工厂的主要生产车间、矿山的主要矿井等处,作为举行开工仪式的场所。

除司仪人员按惯例应着礼仪性服装之外,东道主一方的全体职工均应穿着干净而整洁的工作服出席仪式。

开工仪式的常规程序主要有五项。第一项,仪式宣布开始,全体起立,介绍各位来宾,奏乐。第二项,在司仪的引导下,本单位的主要负责人陪同来宾行至开工现场肃立,如机器开关或电闸附近。第三项,正式开工。届时应请本单位职工代表或来宾代表来到机器开关或电闸旁,首先对其躬身施礼,然后再动手启动机器或合上电闸。全体人员此刻应鼓掌志贺,并奏乐。第四项,全体职工各就各位,上岗进行操作。第五项,在主人的带领下,全体来宾参观生产现场。

6、奠基仪式。

开业仪式的常见形式之三,是奠基仪式。奠基仪式,通常是一些重要的建筑物,如大厦、场馆、亭台、楼阁、园林、纪念碑等,在动工修建之初,正式举行的庆贺性活动。

对于奠基仪式现场的选择与布置,还有一些独特的规矩。奠基仪式举行的地点,一般应选择在动工修筑建筑物的施工现场;而奠基的具体地点,则按常规均应选择在建筑物正门的右侧。在一般情况下,用以奠基的奠基石应为一块完整无损、外观精美的长方形石料。在奠基石上,通常文字应当竖写。在其右上款,应刻有建筑物的正式名称。在其正中央,应刻有“奠基”两个大字。在其左下款,则应刻有奠基单位的全称以及举行奠基仪式的具体年月日。奠基石上的字体,讲究以楷体字刻写,并且最好是白底金字或黑字。

在奠基石的下方或一侧,还应安放一只密闭完好的铁盒,内装与该建筑物有关的各项资料以及奠基人的姓名。届时,它将同奠基石一道被奠基人等培土掩埋于地下,以示纪念。

通常,在奠基仪式的举行现场应设立彩棚,安放该建筑物的模型或设计图、效果图,并使各种建筑机械就位待命。

奠基仪式的程序大体上分为五项。第一项,仪式正式开始,介绍来宾,全体起立。第二项,奏国歌。第三项,主人对该建筑物的功能以及规划设计进行简介。第四项,来宾致辞道喜。第五项,正式进行奠基。此时,应锣鼓喧天,或演奏喜庆乐曲。由奠基人双手持握系有红绸的新锹为奠基石培土。随后,再由主人与其他嘉宾依次为之培土,直至将其埋没为止。

7、破土仪式。

开业仪式的常见形式之四,是破土仪式。破土仪式,亦称破土动工。它是指在道路、河道、水库、桥梁、电站、厂房、机场、码头、车站等正式开工之际,所专门为此而举行的动工仪式。

破土仪式举行的地点,大多应当选择在工地的中央或其某一侧。举行仪式的现场,务必要事先进行过认真的清扫、平整、装饰。至少,也要防止出现道路坎坷泥泞、飞沙走石,或是蚊蝇扑面的状况。

倘若来宾较多,尤其是当高龄来宾较多时,最好在现场附近临时搭建某些以供休息的帐篷或活动房屋,使来宾得以免受风吹、日晒、雨淋,并稍事休息。

破土仪式的具体程序共有五项。第一项,仪式宣布开始,介绍来宾,全体肃立。第二项,奏国歌。第三项,主人致词,以介绍和感谢为其发言的重点。第四点,来宾致辞祝贺。第五,正式破土动工。其常规的做法是:首先由众人环绕于破土之处的周围肃立,并且目视破土者,以示尊重;接下来,破土者须双手执系有红绸的新锹垦土三次,以示良好的开端;最后,全体在场者一道鼓掌,并演奏喜庆音乐,或燃放鞭炮以示庆祝。

一般而言,奠基仪式与破土仪式在具体程序的操作上大同小异,而其适用范围亦大体相近。故此,这两种仪式不宜同时在一处举行。

8、竣工仪式。

开业仪式的常见形式之五,是竣工仪式。竣工仪式,有时又称落成仪式或建成仪式。它是指本单位所属的某一建筑物或某项设施建设、安装工作完成之后,或者是某一纪念性、标志性建筑物,如纪念碑、纪念塔、纪念堂、纪念像、纪念雕塑等,建成之后,以及某种意义特别重大的产品生产成功之后,所其专门举行的庆贺性活动。

举行竣工仪式的地点,一般应以现场为第一选择,如新建成的厂区之内、新落成的建筑物之外,以及刚刚建成的纪念碑、纪念塔、纪念堂、纪念像、纪念雕塑的旁边。

应予重视的是,在竣工仪式举行时,全体出席者的情绪应与仪式的具体内容相适应。比方说,在庆贺工厂、大厦落成或重要产品生产成功时,应当表现得欢快而喜悦。在庆祝纪念碑、纪念塔、纪念堂、纪念像、纪念雕塑建成时,则须表现得庄严而肃穆。

竣工仪式的基本程序通常一共有七项。第一项,仪式宣布开始,介绍来宾,全体起立。第二项,奏国歌,并演奏本单位标志性歌曲。第三项,本单位负责人发言,以介绍、回顾、感谢为主要内容。第四项,进行揭幕或剪彩。第五项,全体人员向竣工仪式的“主角”—刚刚竣工或落成的建筑物,郑重其事地恭行注目礼。第六项,来宾致辞。第七项,进行参观。

9、下水仪式。