刘笑梅 喻又进
期刊管理自动化是指利用现代化技术与设备，根据期刊工作规律和期刊开发利用的需要，用计算机的手工操作，作为提高工作效率、服务水平和质量的一种手段。目前，我国有很多图书馆都不同程度地使用计算机管理期刊工作，四川省图书馆于2005年开始了期刊管理自动化的建设。
一、数据库的建设
期刊书目数据库是期刊自动化管理系统赖以生存的根基，其质量的优劣直接关系到系统的生命力，所以期刊书目数据库的建设是我们首先要完成的任务。为保证数据的标准化和规范化，我们把数据库的建设分为了三个阶段：前期的准备工作，中期的数据录入工作，后期的数据维护工作。
（一）数据库建设的准备
思想准备。明确的指导思想、科学合理的建库计划和具体的实施方案，对建库工作是非常重要的。鉴于此，四川省图书馆于2005年8月经过期刊部、特藏部、编目部、自动化部等相关部门的协商共同拟订了建库计划书，计划书对建库的目的、范围、所涉及部门的具体任务、数据来源、遵循标准、编目格式、分类级次、著录级次、索取号、适用工具书等都做了详细的规定，从一开始就注重四川省图书馆建库工作的标准和规范。
软件准备。四川省图书馆的自动化管理于1991年开始起步，1992年购入深圳图书馆研制开发的“图书馆自动化集成系统（ILAS）”软件，并一直在使用，因此建设期刊管理自动化时便沿用了该系统。ILAS系统中有专门的连续出版物子系统，包括编目、订购、记到、装订、流通、统计、维护等功能，并且严格执行与书目数据库建设相关的标准，包括：机读目录格式标准、字符集标准、书目数据打印输出格式标准、书目数据交换格式标准等，能满足期刊业务自动化基本功能的需求。
人员准备。建库人员的业务素质与思想素质是决定数据库质量的关键因素之一。要使数据准确、齐全并保证较高的建库速度，必须做好建库前的人员业务培训与思想教育工作，使他们具有完成建库所需的专业技术能力和保证数据质量的高度责任心。2005年，四川省图书馆专门安排老师对期刊编目人员进行了相关知识与技能的培训。经过半年多的培训，使他们明确了建库的意义和责任，了解了本馆的建库计划和实施方案、掌握了文献著录标准和机读格式、分类与主题标引方法，一定的计算机操作技术和建库应用软件的使用与维护等知识。
（二）数据库的建设
经过充分的前期准备工作，2006年四川省图书馆正式开始期刊书目数据库的建设。通常建立书目数据库有两种方式：一种是套录现成的标准CNMARC数据，另一种是按标准化要求自编数据。四川省图书馆主要是采用套录国家图书馆的期刊数据，然后对这些数据按四川省图书馆的规定进行修改，再补上馆藏信息，就成为我们的馆藏数据。如果无法套录到现成的数据，我们就根据现有的期刊信息，同时与编辑部联系核实所需信息，以及参考网上信息，自行编制数据，务求数据准确、完整。之所以套录国家图书馆数据，是因为国家图书馆的整体水平和技术力量较强，数据库的可靠性、数据的标准化和规范化程度较高，既能保证数据质量，又能提高工作效率。2007年底，期刊部基本完成了3000多种中文现刊的书目数据库建设工作。
（三）数据库的维护
由于期刊是动态的、不稳定的和变化的，数据库建成后要不断予以维护。期刊数据库的维护主要包括书目记录维护和馆藏项维护。书目记录维护是指对期刊改名、合刊、停刊、复刊、出版地、出版者、出版频率等变化的维护。馆藏项维护主要是指停订、恢复订购、缺期、剔除等变化的维护。对所有这些变化在数据库中都要加以反映，以保证数据库中馆藏信息与实际馆藏的一致。经过两年的数据录入工作，我们的工作人员逐渐积累出了一些好的经验和方法，从2008年起，对已完成的数据进行了一次大规模的维护，根据期刊编目标准和CNMARC格式对录入的数据进行复查和核对，防止不标准、不规范的数据进入期刊书目数据库。尤其是对建库初期工作人员在经验不足情况下完成的部分数据进行了较大的修改，及时纠正了同刊异号、异刊同号以及分类、主题、著录等错误，对诸如一号多刊的期刊、多版本的期刊、频繁变换副刊名的期刊、刊名变化的期刊、期刊分类的深度、分类号与索取号的异同等编目难点问题，经过反复讨论形成统一的标准，工作人员也按新标准进行了及时的修改，务求数据准确、齐全、规范。
二、业务工作的应用
期刊管理自动化是指期刊工作的各个工序、各个环节，以及整个过程都要实现自动化管理，因此在建库的同时我们充分利用软件的各个功能模块，逐步用计算机代替了手工操作,使期刊业务工作基本实现自动化。
（一）编目工作。以标准的MARC格式著录新订期刊的书目数据。任何一种期刊都必须先编目，才能进行订购、记到、装订等。期刊机读目录能够反映期刊休刊、复刊、改名等变化。
（二）订购工作。主要是针对某一种期刊进行订购和续订操作，在订购时可查看该刊的书目信息和所有订购信息，以便查重和了解订购历史。
（三）记到验收工作。现刊记到是连续出版物子系统中最常用的功能模块。通过记到可以详细填写记到信息，能反映出到馆期数、到馆时间、到馆份数等情况。
（四）装订工作。将装订完的期刊合订本数据输入计算机，经过验收、贴条码、分配馆藏、交送数据等，才能进入流通。
（五）统计打印功能。期刊各项业务功能均能按要求进行分类统计，并打印结果。
三、发展方向
四川省图书馆目前期刊工作的自动化系统基本上限于中文期刊管理的内部业务，其功能主要是编目、订购、记到、装订、流通、典藏等传统业务。随着计算机技术的发展和自动化建设的需要，我们要不断改进和完善管理系统，更新设备和软件系统，使系统功能更全、使用更方便。同时有重点、有目的地针对读者各种需求，进行期刊信息的深层次开发，建立有特色的在线网上期刊信息数据库，开展网上信息导航服务，对网上的信息资源开展发掘、筛选及整序工作，延伸馆藏信息资源，建立图书馆局域网与门户网站的联系，实现网络资源的共建共享。
四、体会
从2005年开始准备到2006年我们全面开展期刊书目数据库的建设，工作人员互帮互学，边干边学，不懂就问，共同探讨研究，对期刊的分类、计算机编目从不熟悉到基本掌握，应该是一个质的飞跃。虽然在工作中也遇到了不少的困难和盲点，但是都没有让我们退却。例如：几年来有的期刊为了经济效益，不断改名；有的期刊副刊名不断变化而且种类繁多，给我们数据修改、登记、装订工作带来诸多麻烦。经过大家的努力，现在期刊书目数据库建设已粗具规模，大家的业务能力也得到较大提高，各项工作都实行计算机管理，工作规范有序，使我们的期刊管理工作上了一个台阶，走在全省前面。
四川省图书馆期刊部副主任 四川省图书馆期刊部主任