千里情缘一线牵。电话这个小小的工具，承载着重要的沟通任务。联络感情、联系事宜、传达意见等等，哪一个能离得开电话呢？电话不仅传递声音，也传递你的情绪、态度和风度。虽然电话是通过声音交流，对方看不见你，但你的情绪、语气和姿态都能通过声音的变化传达给对方。要说沟通，电话的功劳可谓是巨大的。
★做好拨动号码前的准备
电话被现代人公认为便利的通信工具，在日常工作中，使用电话的语言很关键，它直接影响着一个部门的声誉；在日常生活中，我们通过电话也能粗略判断对方的人品、性格。因而，掌握正确的、礼貌待人的打电话方法是非常必要的。
打电话者首先应自报姓名，这是电话礼节中最基本的常识。询问对方是否方便之后，再开始交谈。对方接电话后，打电话者应先询问一下“我想跟您谈几分钟，可以吗”，等等。电话内容要简单、明了。可以事先将通话要旨归纳几条抄录在便条上，供打电话时使用。若由于某种原因导致电话中断，要由打电话人重新挂拨。如果是给不曾会过面的人打电话，最好在可能的情况下先发一封信，说明电话的中心内容。特别是请求对方帮助了解某件事情并等候答复时，要留给对方充足的时间，写信实现联系是个好办法。
打电话肯定是有目的和原因的，或是告知对方某事，或是有求于对方，或是节日问候等等。打电话的人则为电话交谈中的主动行为者。在打电话时，如果不合礼仪规范，有着不礼貌的语气，就会被对方误认为是“骚扰电话”。
打电话时，要想打出你的修养和风度，就注意以下几点：
1. 确认要拨通的电话号码准确无误
在拨通对方的电话前，要认真核实对方的电话号码，如果对方已换了新电话号码，则应及时将旧的电话号码记录删除或改正，避免混乱。当因电话号码有误，打错了电话，应立刻表示道歉，不能和对方纠缠不休。即使遭遇对方“骚扰”的斥责，也不能与之争吵或对骂。
2. 开场白简明扼要
拨打电话给他人，当电话接通后，应有一个用词准确、简明扼要的开场白。首先要问候接话人“您好”，再自报姓名“我是×××”，然后再说明来电原因及内容。
如果电话的那一端是转接的，应先自报姓名，再说出要找的人：“我是×××，请找一下×××”。当对方答应你“稍侯”应握着话筒静候，假如对方告诉你，要找的人不在，切不可鲁莽地将话筒一下挂断，应道“谢谢”。待需要找的人接电话时，也要先问候对方，然后再进入话题的交谈。
公务中如果给老板、名人及重要人士打电话，在拿起听筒前，最好先打个腹稿，准备好要说的话，这样可以给对方以沉着、思路清晰的感觉。
3. 声音清晰适中
人的声音通过电话线，传到对方的耳朵里时都会与原音有所差异。一般来说，电话里的声音总是较原声音模糊，因此打电话时，要对准话筒，把声音清晰准确地传达给对方，但也不能嗓门过高。在电话中交谈，不能完全按照平时说话的习惯，要有一种适应电话表达的节奏和速度。音量太高或太低，都会使对方听起来吃力。一般情况下，口正对话筒，唇离开话筒3厘米左右即可。
4. 态度真诚坦率
虽然接电话的一方看不见你，但你仍需要精心塑造出自己的声音形象。当你那热情洋溢、亲切友好的声音通过话筒传过去时，对方就会感受到你的真诚和坦率。同样，打电话的姿势也不可忽视，姿势也会影响到声音的清晰度和活力。坐不正或躺着说都会影响到声音的传播。打电话时要坐直身子或站着说。
5. 适时和设身处地为对方着想
当你打电话时，可能正巧对方有事要出门，或正在开会，或正在处理重要公务，此时你首先要问清对方是否方便和自己谈话，如果不方便就需另换个时间再通话。打电话还要注意时间。通常在吃饭的时候、午休的时候、早晨上班前和晚上10点后，都不宜打电话。除非是特别紧要的事情或有约在先的情况，以免干扰对方。总之，打电话时要懂得设身处地为对方着想，这是一种礼貌。
有效沟通
打电话时我们要保持良好的心情，这样即使对方看不见你，但是从欢快的语调中也会被你感染，给对方留下极佳的印象。由于面部表情会影响声音的变化，所以即使在电话中，也要抱着“对方看着我”的心态去应对。
★接电话的艺术
接听电话可不像一般人想象的那么简单，其中有着很多的礼仪讲究和规则。如果你在接听电话时态度懒散，语气生硬、粗鲁，给人以盛气凌人的感觉，这样的接听电话方式是肯定不会受人欢迎的。所以，千万不要小看接听电话一事，这里面包含着许多的礼仪细节，它不仅影响着你在对方心目中的形象和地位，而且极大地影响到公务的正常办理，影响着商业的效益。
一家大公司的总经理打电话给一家报社，询问这家报社广告部主任的电话。他声明是来做广告的，而且想长年做下去。报社的文字编辑梁小姐接起电话后，颇不耐烦地说：“广告部的人长年在外头跑，你要么打到他家里去，要么打手机。”这位总经理说：“对方的手机似乎出了毛病，可以把他办公室或家里的电话告诉我吗？”梁小姐用嘲弄的语调说：“你问我，我去问谁？”
总经理有些不高兴，大声地说：“你们报社怎么这个态度？做广告是养活你们全体的，老于（广告部主任）吃尽千辛万苦才跟我们谈下来，总不能到了临签合同的时候倒被你们冲掉。”也许是被总经理居高临下的口吻所震慑，梁小姐的态度转变了，改口说：“我替你找找看。”总经理便在电话这头听到窸窸窣窣翻纸的声音，最后，梁小姐在电话里报了三个电话号码，总经理立刻追问说：“哪个号码是近期的？”梁小姐随意地说：“我也不知道，一是广告部的人天马行空，通信手段多变，跟我们不搭界的；二是单位里的人，做完事就走，互相之间从来不管闲事的。”总经理听后失望地挂断了电话。
总经理回到公司后，立刻就要求各部门经理回去打印每位职工的通讯录，要非常详尽，打印好后张贴在每位职工的抽屉侧面，从此将“你问我、我问谁”列为接电话的禁语。
接电话是一门学问，它能够充分地体现出接电话者的素质与修养，它既可使一件事功败垂成，又可使一件事事半功倍，关键在于你如何“接”。
1. 电话铃响过三声之后，接起电话
拿起听筒后，应先报出自己所属的单位，然后问清对方的姓名，再转交对方所要找的人。在办公室里接找别人的电话而对方有留言时，要主动报出自己的姓名并表示转告，以便让对方感到放心。
如果手边正在做一件紧急工作，听到电话铃响而不能立刻接听时，待拿起听筒时要先对对方表示歉意：“对不起，让您久等了。”这不仅仅是礼貌问题，也是一种修养和风度。
2. 左手持听筒、右手拿笔以备记录
大多数人习惯用右手拿起电话听筒，但是，在与客户进行电话沟通过程中往往需要做必要的文字记录。在写字的时候一般会将话筒夹在肩膀上面，这样，电话很容易夹不住而掉下来发出刺耳的声音，从而给客户带来不适。为了消除这种不良影响，应提倡用左手拿听筒，右手写字或操纵电脑，这样就可以轻松自如地达到与客户沟通的目的。
3. 注意声音和表情
接起电话后，嘴要正对着话筒，说话必须清晰，发音准确。不能大吼也不能喃喃细语，而应该用你正常的声音——并尽量用热情和友好的语气。
接电话时必须全神贯注地倾听对方说的内容及其意义是什么。此外，还要注意听取对方对有关问题的表达方法。如果对方说的不清楚，可以客气地让其再重复一遍。
如果是接电话人没有听清或没有听懂对方的问题，要及时运用停顿的方式促使对方重复一遍。同时要一边听一边表示应诺，告诉对方自己是在注意地听他说话。如果不及时应诺，对方会感到不安，认为你没有听他说话，这样就会造成误解，而且也是不礼貌的。应诺的语气要平和诚恳，如“是、好、对、嗯、啊”等，既不能粗暴也不能微弱。如果在接电话时有人问话，要向对方说明后再中断通话。
你还应该调整好你的表情。虽然对方不能直接看到你的表情，但你的微笑可以通过电话传递而被对方感知。使用礼貌用语如“谢谢您”、“请问有什么可以帮忙的吗？”、“不用谢”等。
4. 保持正确姿势
接听电话过程中应该始终保持正确的姿势。一般情况下，当人的身体稍微下沉，丹田受到压迫时容易导致丹田的声音无法发出；大部分人讲话所使用的是胸腔，这样容易口干舌燥，如果运用丹田的声音，不但可以使声音具有磁性，而且不会伤害喉咙。因此，保持端坐的姿势，尤其不要趴在桌面边缘，这样可以使声音自然、流畅和动听。此外，保持笑脸也能够使来电者感受到你的愉悦。
5. 复诵来电要点
电话接听完毕之前，不要忘记复诵一遍来电的要点，防止记录错误或者偏差而带来的误会，使整个工作的效率更高。例如，应该对会面时间、地点、联系电话、区域号码等各方面的信息进行核查校对，尽可能地避免错误。
6. 最后道谢
最后的道谢也是基本的礼仪。来者是客，以客为尊，千万不要因为电话客户不直接面对而认为可以不用搭理他们。实际上，客户是公司的衣食父母，公司的成长和盈利的增加都与客户的来往密切相关。因此，公司员工对客户应该心存感激，向他们道谢和祝福。
有效沟通
接电话要有宁静、平和的心态。在你不知道来电人是谁、来电内容是什么之前，不要将你的情绪带给将要和你对话的那个人。
★通话中别让对方不耐烦
电话交谈也是讲究艺术的。说长了容易令人厌烦，也会耽误对方的日常计划；三言两语就挂掉电话，又担心对方认为自己不够诚意。所以，电话交谈的时间火候应掌握好。
以下是电话交谈中应该注意的几个问题：
1. 简明扼要，重点清晰
向对方发出邀请或通知对方时，应把话说得简单明确又符合礼仪规范。假如电话交谈的内容较多，需问明对方，并以商量的口吻再另约时间，或约对方过会儿再打来。
在电话里交谈，不同平常面对面地聊天，应考虑节约对方的时间。所以应长话短说，先说重点，再说其次。交谈时不要吞吞吐吐，欲言又止，更不能让对方猜测自己的来电原因。
在公共汽车上或其他公共场合用移动电话交谈，不要喋喋不休，语调过响。如果信号不强，造成手机语音混乱、干扰等情况，应向对方说明并道歉，告知等下车后或转移至僻静地方再交谈。
2. 语调适中，声音甜美