书城励志办公室文秘手册
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第19章 金牌文员与上司交往兵法(2)

有些上司喜欢以“管家婆”的姿态出现,事无大小,他都要过问,还插手去干预,令负责推行工作计划的职员感到很苦恼,这种上司到了过分****的地步,他表面上似乎相当开明,鼓励“人尽其才,各就其位”的精神,实际上他是一切工作幕后的策划者,对他来说,下属只是他获至某个结果的工具,他的意见就是命令,如果你的上司是这类型人物,你必然时常感到精神紧张,很难从工作中获得成就感。你想与这样一位上司好好相处,首先你要仔细想想,对方什么事情也要管一管,间接命令你要依从他的指示而行,在工作进行期间,你是否获至宝贵的经验,从中获益良多?你不妨尝试说服他,就算你以自己的方法处事,结果也会像他所预期的那样美好,如果他一意孤行,你只有两个选择:对上司唯命是从,或是向他递上辞职信,另谋发展。

不过,在你采取最后的行动之前,应努力争取自己的权益,鼓起勇气对上司说出自己心中的话,尝试以朋友相待,看看他究竟有什么忧虑,以致总是对下属缺乏信心。须知你上司也是一个普通人,有时也很需要人家肯定其价值与成就。如果他对事事都表现出不放心的态度,你要想办法令他感到安心,最好的策略莫如是主动向他报告你的工作进展情况,让他对一切了如指掌,心情自然会轻松舒畅,对你也不再虎视眈眈,大家合作日趋纯熟愉快。

总之,每个人都有自己的性格,跟你每天相处八小时的上司,与你的性格有冲突吗?无论如何,你必须知己知彼,在表现自己之余与他相处融洽。

有些上司心目中最理想的下属,是永远愿意早到迟退;如果工作果真忙得不得了,你牺牲一下私人时间是值得的,尤其是推广业务的时候,正所谓一分耕耘一分收获。然而如果上司无理要求你超时工作,你就该表明态度,别让他得寸进尺。

遇上鲁莽或酗酒的上司,你许多时候得替他擦屁股,但不要斥责或企图教化他,更不可向他的上司投诉。但是,你也不必特意为他隐瞒事实。

有些上司十分固执,又没有耐性,不能容忍别人的错误。在这类完美主义者身上,你可以学习到怎样去达到目标和处理难题,对你未尝不是一件好事。一旦你能达到他严格的要求,等于升职有望了。在许多办公室里,总有些爱说性笑话,或故意揩油的男同事,那你应该强硬表示“我不喜欢这样,请你立刻停止”,别因为对方是上司而忍气吞声。

2.成为上司的左膀右臂

人与人合作,时常会出现问题,无论你不喜欢上司的原因是不获升迁、加薪,还是不被信任,辞职不干是最下下之策,除非情况无可挽救。

本来不喜欢某人可以与他疏远。但与上司之间若缺乏联系,结果双方只会愈来愈不信任和不尊重。不妨多用电话(内线)与上司联络,既可保持距离,减低火药味,又可拉近合作的关系。谨记“我应做些什么?有些什么好处?”如果你能够持续令工作顺利、情绪稳定,那么除了上司,还有更高层人士会晓得你的工作能力。

即使你与上司互相不欣赏,但处处表示你的支持,多少可以赚到上司对你的尊重。多考虑以下的问题;上司最需要什么资料?怎样可以帮助他?你以往犯过什么错,将来可以避免吗?对你必有裨益。

记着,私底下,你可以与上司的意见背道而驰,但在公开场合,一定要处处支持他,以行动来使他的决定付诸实现。还有,万万不可在背后说上司的坏话,否则,吃亏的只会是你自己。

每个人都有自己的工作作风,正如你也有自己的一套方法。问题是你既是下属,就必须设法去协助上司们完成任务,达到为公司赚钱的目的。

适应不同上司的工作形式,亦是白领人士必须懂得的技巧。如何去适应?一点也不困难,只要本着诚意去与对方接触,撤除一切主观看法或者其他同事的意见即可。

当上司向你委以任务,请先清楚了解对方的真意,再衡量做法,以免因误会而种下恶根或惹来麻烦。进行的方式,以不抗拒对方的意愿,又切合自己的要求为重,那么双方才会合作愉快。

与上司建立良好的工作关系,对你的工作有百利而无一害。

做错了事,不要找借口和推卸责任。解释并不能改变事实,承担了责任,努力工作以保证不再发生同样的事,才是上策,同时得学习接受批评。

要令上司信任你和准时完成工作。记着,做任何事都要翻看两次,确认没有错漏才交到上司面前。谨记工作时限,若不能准时做好,应预先通知上司,当然最好不必这样做。必须处处表现独立。圆满的把工作完成,不要等上司告诉你应该怎样去做,放胆、小心地循序去做,从中就可学到不少东西。

不要逃避困难。接到一件工作,先详细想一遍,把预见的问题列出来,再想想迎战的策略,最好多给自己一点时间,以防有意想不到的问题出现。

与上司保持良好的沟通。这种技巧十分微妙,给上司简洁、有力的报告,切莫让浅显和琐碎的问题烦扰他或浪费他的时间,但重要的事必须请示他。

虽然你很担心自己会失业,对现今的工作感到很满意,希望获得上司的赏识,每年都有升职加薪的机会,视这份工作为日后步上青云路的踏脚石,但你不能把自己看扁,贱卖尊严,甘愿被老板凌辱,背后却以“受害者”自居,还认定金钱便是一切,丧失自我,但求可以在办公室找到立足之地,不惜对上司阿谀奉承。

你的上司是一个怎样的人?他可能很情绪化、无能、自以为是、独裁、自私自利、对下属很刻薄等等,他根本不体谅你的处境,时常要你超时工作,却并不欣赏你所做的一切,奈何每天都要跟他紧密合作,使你精神紧张,觉得办公室好比一个人间地狱。

其实很多人的不幸与忧伤,都是自寻烦恼,只要你对自己说:“我不要受到他人的影响,我只为自己而活,我要成为自己生命的主宰。”谁也不能折磨你,使你成为出卖自己的人。

与上司好好相处的方法,万变不离其宗,简言之,有以下三个宗旨:

首先,客观地衡量一下自己在公司的地位。雇主与雇员之间的关系,永远建立在互利互惠之上,问问自己有什么利于公司的长处,尽量在那方面大大发挥,不要卷入是非圈子里。

其次,无论何时何地,帮助上司解决疑难,尽自己所能把事情做好。

还有,在适当的时机,说合适的话,做合适的事情。

如果你的学历比你的上司更胜—筹,如:你取得本科学士学位,他只是一个专科毕业生,你可能感觉上司时常针对你,事无大小,他总是与你持相反的意见,对你肆意批评,或者,当你偶然犯了一点小错误,他会不客气地咆哮:“一个大学生应该不会犯这种错误,难道你在学校里什么东西也没有学会吗?”面对这种情形,你应该怎样与上司建立良好的关系呢?

英国著名职业顾问赛恩博士说;“首先你要消除成见,不要以为上司故意针对你,须知道上司对你根本谈不上什么深入的认识,他又怎样会无端不喜欢你?他们可能对所有下属都是如此,你应该学习与上司相处,慢慢让他发现你的好处。”

以下是一些建议:

耐心寻找上司的特点,以他喜欢的方式完成工作,不要逞强,更不要急于表现自己。

随时随地,抓紧机会表示自己对他忠心耿耿,永远站在上司这一边。以你的态度说明一个事实:我是你的好朋友,我会尽己所能讨好你。不要以为上司很愚笨,如果你真的努力这样做,他看在眼里,一定会很明白你的意思,对你日渐产生好感。

听到公司有什么谣言或传闻,不妨悄悄地转告上司,以示你的忠心。

不过,你的措词与表达方式须特别注意,说话简明、直接最为理想,比如你告诉上司:“我不知你有没有听过这消息,不过,我想你会感兴趣知道……”

上司愿意选择你为他的下属,他对你的印象自然不差,你必须摒除对上司的偏见,事事替他着想。如果你正为着与上司相处的问题而烦恼,觉得对方总是批评你的工作,不管你如何努力讨好他,对方依然不断找你的麻烦,请不要生气,与难缠的上司合作须讲求一点技巧,首先,你要想想你的上司是否有以下的表现:

他要求你事无大小都要向他报告?

他喜欢把烦恼闷在心里,在你冷不防的时候,却一一把它们提出来责备你?

对于同事之间的纠纷,他表现出漠不关心的态度?

他习惯随意而为,没有理会到工作完成之先后次序?

他无法接纳人家的意见,却要求你事事附和他的主张?

他是一个小题大做的人?

他习惯斤斤计较,很注意小节上的问题?

他是否自以为是,目中无人?

如果你的上司有上述的缺点,你与他相处的时候,应注意采取以下的态度:

不要总是发出怨言,也不要责怪任何人。

时常提醒自己,你要表现出一副希望与他积极解决问题的态度。

如果你的上司之上仍有上司,你不妨把自己的难处告诉他,向他寻求帮助。

让上司明白到一个事实:你是很认真与他讨论问题,盼望寻找出解决的方法来。

或许你觉得你的上司领导无方,事无大小都要依赖其他同事替他完成,他好像什么事情也不会做,奈何却是你的上司,令你十分生气,你认为自己的工作能力远胜过他,以致潜意识里开始仇视他,对他的命令阳奉阴违,自己的精神也深受困扰,影响工作的效果。

如果你遇到以上的问题,又无力自我释放,快快乐乐投入工作之中,你要告诉自己一个事实,凡事都有好坏两方面,你是否忽略了上司的长处?以下是一些忠告:

扪心自问:是不是有一些自己不懂得如何处理的事,必须要依靠上司独自面对?

上司对于日常工作的小节上,可能表现出很可笑的样子,但他的心思意念会不会放在其他重要的事情上?如:筹集发展的基金,对外开拓新市场等等。

客观地想想他曾经达至的辉煌成就,或许你会发觉他并不如你想像中的那么无能,学习欣赏对方的长处,是达至合作的第一步。

“家家有本难念的经”,你的上司是否也有难言之隐?他可能也要取悦自己的上司,很多事情都是身不由己的。

假如上司真的是敷衍塞责,不要因此而一味抱怨,相反,这可能是一个自我表现的好机会,上司恶劣的工作态度,正好突出你的长处,或许因此而得到上级的赏识,平步青云。

你或许会遇过以下令你毕生难忘的经验:还差五分钟便到下班的时间,你兴致勃勃地把办公室桌上的文件整理妥当,与同事东拉西扯,开开玩笑,就在你准备离开的一刹那,你看见上司气冲冲地从办公室走出来,他把你刚才交给他的报告扔回桌上,当众指出报告中错误的地方,还要你马上把它修改妥当。

对于上司的凌辱,你感到又惊又怒,本来愉快的心情一扫而空,你很想跟他大吵一顿,以泄心中怨愤。可是,请记住:上司永远是上司,吃亏的永远是你。

若要妥善处理以上的情况,你要首先认清楚以下各点:

只要你有充足的自信心,没有人可以用说话刺伤你,令你产生屈辱感。

尽量避免与上司发生正面的冲突,否则大家的关系将会变得很恶劣。日后很难找到补救的方法。

一个有修养而自信的人,他绝不会像疯子一样骂人,或是反唇相讥,他会处忧不惊,冷静地面对一切问题。

你不妨考虑马上离开,让大家有一个安静反省的机会,只要你能够忍耐一点,你会发觉羞辱你的人,根本是一个欠缺修养的人,不值得你气恼。

很多下属对自己的上司,都会有以下的批评:他的命运比我好,但办事能力却远不及我,可恨他还作威作福,表现出不可一世的样子,只懂得一味批评下属的工作做得不好,一旦问题真正出现之际,他却推卸责任,谁也无法从他那里得到明确的指示,大家都认为他不是一位好上司,奈何在现实生活里,每个职员都要服从他的命令,你感到很气愤,但你要记住一个事实:没有人是十全十美的,在办公室里与其明争暗斗,弄至两败俱伤,不如努力与每一个人合作愉快,为日后美好的前途打好稳固的基础。凡事“小不忍则乱大谋”,你应该检讨一下自己的态度,学习与办公室里的每一个人做朋友。

不要妄想于短短数月内,便可以完全改变上司的性格,良好的人际关系实在是需要慢慢建立的,尽管上司没有要求你把过去的工作纪录拿给他看,你也可以把它们整理妥当,主动呈交给上司过目,让他晓得你的工作能力,对他忠心耿耿,对方自然会对你增加好感,不再盲目挑剔你的处事方法。

在环境许可的情况下请尝试支持、爱戴你的上司。站在他的立场想一想,你会发现对方有许多不得已的苦衷,无论遇到任何工作上的困难,不可过分依赖上司的帮助,避免与他发生任何正面的冲突,尊敬你的上司,你会发觉对方慢慢开始接纳你的意见。

要争取老板的器重,当然不是一朝一夕,有人认为“比其他人更多的工作,例如超时工作”是最重要的。其实并不!新一代的雇主可能有另一种想法:工作并不算繁重,却要超时完成,太低能了吧!

所以要使老板对你另眼相看,最实际的是在工作上尽责外,还要学懂每一个程序的进行,了解公司的立场;注意你上司如何做他人的工作,怎样与高层行政人员沟通,其他部门又担任什么角色。当你成为这个行业的专家,老板又岂会忽略你呢?

不要只满足于做好自己分内事,而应在其他方面争取经验,提升自己的“价值”,即使是困难重重的任务,也要勇于尝试。分析一下哪些问题才应劳烦老板注意,如果真有难题,请先想想有什么建议,更不应投诉无法改变的条例。

不过,在任何方面都努力进取,容易招人妒忌。所以你要小心别人的舌头,平日最好与同事们打成一片;别离群独自去吃午饭,有什么好消息(如某大公司大减价)都不要忘记告诉他们,这样,就没有人会针对你了。

首先,你必须了解上司的脾气。例如,在接受下属意见时,有人喜欢白纸黑字的书面报告,有人则喜欢简短的口头报告。有些上司要求下属自动自觉,自己作出决定来完成任务;但有些却要求下属定时向他报告,凡事皆以他的意见为准。你若一言一行均令上司满意,要升职还不容易吗?

其次是,若你能帮助上司发挥其专业水准,对你必然有好处。例如,上司经常找不到需用的文件,你快替他将所有档案有系统地整理吧;要是他对某客户处理不当,你可以得体地代他把关系缓和。如果他最讨厌做每月一次的市场报告,你不妨代劳。这样,上司觉得你是好帮手,你自己也可以多储一些工作本钱。

假如上司每晨九时前总给你几份文件,那你该提早五至十分钟抵达办公室,配合他的步伐。若上司习惯十时才开始工作,你就要避免过早与他谈论公事。

要是他每天午饭时总一边吃盒饭一边看文件,你更应将午膳时间缩短。当然,聪明的你,应利用上司开会的时间来休息,并且只有在他离开办公室时才打私人电话。