书城励志口才训练集中营(中)
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第50章 与下属相处的语言艺术(2)

5.要下属接受自己观点时的语言技巧

要让自己的主张深入人心,一定要讲究上司艺术。要得到这样的效果,就不能把自己的观点强加于人,那样他们可能会嘴上服而心里不服。从说话的角度,明智的做法有以下两点:

(1)巧妙地说让下属承认上司的观点

作为上司,你首先提出建议,说给下属们听,听听下属们的想法,充分地讲究一下民主,调动下属们的积极性,最后请大家进行一下比较,那样他们就会承认上司的办法是最好的、最有效的,同时上司与下属之间的沟通也就成功了,在满足了下属们的主人翁感后,他们会更加敬佩上司,更加支持上司的工作。西奥多·罗斯福在担任纽约州长的时候,表现得犹如一个出色的外交家。每当他想任命某一个人担任什么重要职务的时候,他总是邀一些政治活动家共同商讨,最后通过大家的同意,成功地让那个人担任这一职务。

有一次,罗斯福要选州长助理来帮助他的工作,蒙特斯是最适合的人选,但为了不让人说自己一意孤行,他决定先请大家推荐他们认为最合适的人选。

他们向罗斯福推荐了第一个人选,罗斯福说:“此人舆论通不过,任何一个舆论通不过的人在政治上都是不适宜的。”

接着,他们又向罗斯福提出另一个人选,但对这个人既说不出他的长处,也找不到他的短处。罗斯福说:“舆论界是不希望这种人占据这个位置的,请你们另举贤能。”

于是轮到第三个候选人了,这个候选人比较合适些,但仍不完全合适。最后罗斯福向他们表示感谢,并请他们再考虑一下。于是他们就提出了让罗斯福选出一个人来担任这个职务。

最后,罗斯福提出了蒙特斯是一个适合的候选人,众议员们纷纷表示赞同,并说为什么他们没有想起这个人呢?

最后,蒙特斯顺利地当上了罗斯福的助理。在工作时,他也得到了那些政治活动家的帮助。同时这些议员也都支持罗斯福的工作,共同为纽约州服务,使罗斯福的事业更上一层楼。罗斯福在与那些政治活动家们保持良好关系的同时,成功地进行了不合乎他们心意的改革,但仍让他们心服口服,支持自己的工作。你能说他的上司口才艺术不高明吗?

每一个上司都应该注意到,任何一个下属都不愿意别人强加于自己什么,如果非要拿出上司的权威来硬性执行,那么就只能落得个独断专行的孤家寡人了。

(2)间接地说让下属承担某项工作

有些事情直接说,或许会遭到拒绝,会让下属对上司有种不满的感觉,不妨先试试让他一点一点地做,最后在他逐渐适应的过程中,再向其吐露自己的真实意图,到那时,就是水到渠成了。

办事不要急于求成,不能让对方一下子就答应自己的要求,俗话说得好:“心急吃不了热豆腐。”对下属也是一样,有些事情也要采取“软着陆”的办法,就像我们爬山一样,有时直上直下是行不通的,倒不如采取迂回的说辞更有效一些。美国《纽约日报》总编辑雷特身边缺少一位精明干练的助理,他把目光瞄准了年轻的约翰·海。他是最适合不过的了,他能帮助格里莱成为这家大报的成功的出版家。

当时约翰刚从西班牙首都马德里卸任外交官职,正准备回到家乡伊利诺州从事律师行业。

怎样才能阻止约翰回去当律师的念头,为自己服务呢?雷特苦思冥想,终于想出了一条妙计。

雷特请他到联盟俱乐部吃饭。饭后,他请约翰·海到报社去玩玩。从许多电讯中间,他找到了一条重要消息。

那是一个关于国外信息的消息,很有挑战性,于是他对约翰说:“请坐下来,为明天的报纸写一段关于这消息的社论吧。”约翰自然无法拒绝,于是提起笔来就做。

社论写得很棒,格里莱看后也很满意,并大加赞赏。

于是雷特请他再帮忙顶缺一星期、一个月,渐渐地干脆让他担任这一职务。约翰就这样在不知不觉中放弃了回家乡做律师的计划,而留在纽约做新闻记者了。雷特运用间接的手段,让约翰·海为自己服务,慢慢地约翰喜欢上了这份新闻记者的工作,从而达到了自己的目的,使其成为自己的得力助手。

“为了更好的一跃而后退”是伟人列宁的一句名言。间接地、巧妙地让下属为自己所用,是上司与下属交往时应该具备的能力,只有这样的上司才能把握住人才,取得事业上的发展。

6.怎样称赞下属最有效

作为上司,要使称赞达到你所期望的效果,首先要不吝惜你的称赞。有位成功的青年上司曾经说过:“当今的中上层上司习惯于骂人和警告人,如果能反过来称赞他人,可使对方更有信心,更容易发挥潜能。”有的上司也将称赞他人作为一种用人的方法,以此开发人才。

但是,称赞更为重要的妙用,不吝称赞,并不是要你做个老好先生,随便称赞下属,必须掌握适当的时机。要达到这种境界,确实说起来容易,做起来难。

对一个人进行表扬、称赞,都是因为他在某方面令人满意,虽然这一点相同,但称赞,却要根据具体是哪一方面值得称赞,在什么地点进行称赞,对谁进行称赞,这许多的差异,便要求你熟练地掌握称赞的语言。

(1)称赞什么

称赞一个人,当然是因为他有出色的表现,但是出色在哪一方面却有所不同,有的同志在本职工作中表现突出,做出出色的成绩。而有的同志会在本职工作以外,有突出的专长和表现。对这两种情况,称赞和表扬应该有所不同。对于本职工作有突出表现者,对他的成绩进行表彰,会使他更努力于本职工作,并且使他对自己的成绩有成就感,一般情况下,可以起到比较好的效果。但是对于工作以外的才能,便要慎重一些。

有的上司对于工作以外的才能表现突出的职员,会这样称赞:“你来做现在的工作,真是走错了路。做××工作,是更适合你的,看你在这方面懂得真多呀。”这种称赞无异于给你的职员下了逐客令,很容易让人认为你在暗示他不适合于现在的工作,这对职员的伤害更大。

这样一来,他的工作热情顿时会熄去一部分,即使上司是本无此意,也会使职员产生同样的感觉,真是一大失误。

可见,同是称赞一个人,同是称赞其工作以外的才能,表达得不同,效果便会大异。

(2)称赞的场合

称赞,可以是公开地夸赞,也可以私下进行鼓励和肯定。但有时在众人面前大加夸赞会给“榜样”带来一些麻烦和困扰,使称赞和作用适得其反。

现在有很多上司有一种误解,以为在众人面前称赞职员,职员会心存感激。当然,在众人面前指责职员,会使他难堪,是不当的,但称赞有时也是不易的,作为上司,必须认识到这一点。

在众人面前过分称赞某职员,会使很多人不快。对于被称赞的人,经常会感到不安,而其余的人,会产生妒忌,你的称赞越多、越重,他们的妒忌会越强烈。如果你的称赞有些言过其实,会使他们鄙夷你,甚至怀疑你所称赞的是否属实。

聪明的职员在被当众称赞时,通常是说声表示感激的“谢谢”,就及时离开了,与其说他是害羞,倒不如说他是不习惯周围人的妒忌的目光。

因此,在众人面前称赞他人,必须注意:

①是否会令被称赞的人产生不必要的困扰,比如周围人的妒忌等。

②称赞是否恰到好处?比如你要考虑称赞得是否实事求是。

(3)暗中称赞

虽然前面已经提醒您,称赞职员,应该注意不要在众人面前大加宣扬。当着被称赞人的面,不要当众给他造成不安。那么,你可以在他不在场的时候,当着他个别同事的面对他加以称赞吗?我们认为,这种“暗中称赞”也是不可取的。

毕竟,竞争意识是人人都有的,人总是自觉不自觉地和他人进行比较,所谓的优越和自卑也就因为这样的比较而产生。因此,虽然不在大庭广众之下称赞某个人,而是在个别职员面前称赞他的同事,由于此种竞争意识和比较,后果也是非常严重的。

所以,当你要称赞的人不在场时,要有所考虑,照顾一下在场人的颜面和心理感受。如何才能照顾得周到呢?这是很难办到的,确为一件不容易的事。最好的办法,与其给自己找不必要的损失,倒不如不进行这样的称赞。你只要做到心里有数,对于当场者给以适当的慰勉,未尝不是件令人高兴的事。

因此,作为上司,应该避免对于不在场的人进行称赞,尤其不能将在场者同不在场者进行比较,褒扬不在场者,直接或间接地指出在场者的不足。这对于各个方面都没有好处。

(4)称赞新职员

在新职员的工作比较令你满意时,你会进行称赞。这时,你也会戴上一副“有色眼镜”,做出赞扬总要带上一点特定的词,比如“新人怎样”、“新人如何如何”。这两个“新人”,会让新人有一种不自在的感受。

为了做好对新职员的称赞,要遵守下面三个原则:第一要意思单纯,不要让职员误会你的意思;第二称赞要就事论事,要做具体的称赞;第三称赞必须从善意出发。

比如,初到一家工厂,小张的工作积极努力,尽力进取,上司对他也欣赏,对他称赞说:“时下的年轻人大部分都缺乏耐性,你是其中挺特殊的一个,好好干。”这样的一句表扬,就可能会出问题。首先,小张会考虑这个问题:“如果我稍微干得不好,上司就一定会说‘现在年轻人都不行’,在他的手下做事真是够难的。”无形之中,增加了这么多的负担。

另外,泛泛的称赞,也不可采纳。原因就是你的话太抽象,没有对其具体成果提出赞赏,因而职员的误解也就难免。他会想:“上司今天这样表扬我,是不是他误会我了?是不是我做得有什么太过的地方?”因为这种干扰,对职员的工作也会产生副作用。

7.表扬下属的口才技巧

表扬无疑是管理人员用得最多而又最易得到对方认同的激励方式。在管理中,恰当的表扬最能鼓舞士气。因为人都有受人尊重的需要,都渴望自己的工作得到别人,尤其是上司的注意和赏识。而表扬就是对人成绩的肯定和受人尊重的需要的满足。

(1)表扬的基本原则

①只表扬应当表扬的事:表扬的效果在于使受表扬的行为得到正强化,使更多同样的行为发生。如果表扬的是错误的或不该表扬的行为,那么正强化的作用就会使更多错误的或不该表扬的行为产生。下面的一则小寓言正说明了这个道理:一天,渔夫看见船舷边有条蛇咬着一只青蛙。渔夫很为青蛙难过,他就靠近蛇,轻轻地将青蛙从蛇的口中救了出来。但它又为这条饥饿的蛇难过,他就取出一瓶威士忌,向蛇嘴里倒了几滴。蛇愉快地游走了,青蛙也显得很幸福。渔夫为他自己做了这样的好事而高兴。可是几分钟后,他听见有东西撞击他的船舷,低头一看,他简直不敢相信:那条蛇又游回来了,嘴里咬着两只青蛙。很多时候,管理人员也像这位好心的渔夫一样,在表扬好的行为时,也顺带表扬不该表扬的行为,效果当然不会理想。

请看一则实例:有一个小组工作成绩不错,每次都在全厂名列前茅。但是小组中只有几个工人(张某、王某、李某、杨某)表现特别突出,而大部分的工人成绩平庸。厂长在视察时很清楚地知道这一点。但他或者是为了照顾大家的情绪,或者是不习惯在群体中表扬个人,他说:“大家都工作得很好,继续保持和努力呀!”

整个小组都得到了表扬而没有突出个人,其结果只会打击了几个特别突出的工人的积极性,使他们向普通工人靠拢。如果他这样说:“这个小组成绩不错啊!其中张某、王某、李某、杨某工作效率尤其高,单位小时件数达到了×件,这在全厂都是数一数二的,你们还要继续努力向他们学习。”就做到了分清表扬的对象、只表扬应当表扬的行为,效果会更好一些。②表扬应具体:应当尽量避免空泛的、不切实际的表扬,而进行具体的和特定的表扬。空泛的、不切实际的表扬没有多大实质意义,并不能引起受表扬者的重视,因此,也很难起到激励的作用。具体的、特定的表扬则使下属知道管理人员已经了解他们工作表现,使表扬变得易于被接受。如“老王,你工作好极了!”就远没有“老王,你今天上午做了30个零件,真了不起”或是“老王,你今天上午那件事处理得很恰当。”来得实在、有效。

③表扬应当对事不对人:请看下面两组表扬的话:

A.“小李,你真是一个天才!”

“小李,你比其他人强多了!”

B.“小张,你今天写的这份报告比上次好多了。”

“小张,你这个关于员工管理的建议很好。”

这两组表扬,前一组直接针对人,后一组直接针对事。很明显,后者比前者更实际,更易受人认同。因为对人的称赞往往因失去客观性、夸张而使受表扬者感到脸红、肉麻、羞愧;对事的表扬则因具体而客观,更能显示管理人员的诚意,也令受表扬者当之无愧。