第1单元 会议概述
学习目标
知识点：
·了解会议组织的基本程序
·熟悉会议组织的各项内容
能力点：
·掌握会议组织中相关文件的写作技巧
·能够做好会前筹备、会中服务以及会后善后落实等实际工作
·具备相应的协调能力，能够调度好会场气氛，使会议圆满成功
素质点：
·培养务实干练、认真谨慎的职业道德素养
·培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识
·具备保密意识和奉献精神
情景案例
宏利公司行政部今年上半年组织了公司几次大型的会议活动，但效果不尽如人意，会务组织工作出现了许多问题，公司总经理很不满意。为此，行政经理高明在提交的本部门上半年工作总结中对前段时间的会务工作做了反思，指出出现问题最大的原因在于行政部工作人员在会务组织工作上经验的缺乏，因为前段时间行政部工作人员的人员结构做了很大的调整，新进员工中，有部分员工并不是秘书专业的科班出身，是从其他职业岗位转岗而来，因此，行政部要加强对新进员工的培训工作。
行政部第一期新员工培训班定于下周一开课。行政办公室资深秘书老李是主讲教师之一，他的授课内容是会议的组织与筹划。在备课的时候，老李觉得第一堂课很重要，应该要从最基本的内容讲起，只有把会议的基本知识讲清了，会议组织与筹划的具体方法和技巧才能真正让学员理解和掌握。
项目任务
如果你是李秘书，你将向新员工讲授哪些会议的基本知识？
任务分析
出席会议与组织会议是完全不同的两码事。会议开得是否成功，不仅取决于与会人员的态度与智慧，更取决于会议的组织工作。会议组织得法，准备充分，就等于成功了一半。但一些秘书，要么因为并非科班出身，要么就是经验欠缺，往往导致组织的会议成效不大。
经验是慢慢积累的，但组织会议的知识却是一个秘书人员必不可少的，是其组织会议的基础。一般而言，一个会议组织者，必须要懂得会议的基本要素。大中型的会议，只要会议的一个要素没有处理好，都常会出现顾此失彼、全盘混乱的现象，从而影响会议的质量与成功。会议的分类也是应当加以注意的，因为不同的会议其组织方式常有不同。另外，秘书人员必须具备高度的会议意识，只有对会议功能有清醒的认识，才会尽心尽力地把会议的组织工作做好。
相关知识
1.会议的概念、分类及功能
（1）会议的概念。会议是指三人以上聚集在一起，就某个或某些议题进行讨论或解决的一种多向沟通方式。两个人谈话或讨论叫交谈或会谈。会议必须是三人以上，按一定的组织原则聚集在一起，遵循一定的程序进行。
（2）会议的种类。从不同的角度出发，可以将会议划分为不同的类型。
（3）会议的功能。会议功能即会议所发挥的作用，会议具有其他沟通形式不可替代的功能。主要有决策、执行、监督、协调、资讯等功能。
2.会议的要素
要使会议能够成功，取得理想的效果，秘书必须了解组织会议的基本规律，掌握会议的六个要素，即与会者、主办者、会议议题、会议名称、会议时间和会议地点。
（1）与会者。与会者就是参加和参与会议的成员，包括主持人，也包括秘书。与会者的数量决定了会议的规模。与会者一般可分为以下几种，每一种的身份不同，在会议中的权利和义务也不同。
①主持人。会议主持人是负责控制和推进会议进程的人员，往往也是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。
②出席人。会议的出席人有四种，即正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员，他们在会议中的作用各有不同。
小技法
如何为上司外出参加会议做准备
如果上司要参加外面的会议或聚会，秘书应做好以下准备工作。
1.收到通知后，马上向上司请示是否参会；
2.根据上司的意见，与举办方进行联系；
3.如果要求以书面形式答复，就以书面的方式答复；
4.如果上司参会，应马上记入上司的日程表，并办理配车手续；
5.在出席会议或聚会的时候，会前会后在时间上留有一定的富余，以便上司在会前会后与有关人员举行临时会谈；
6.准备好参加会议或聚会所必带的材料。
③记录人。会议记录是一项技术性的工作，一般由训练有素的秘书担当。记录人应提前介入会议，了解议题和会议出席人员，还应该如实记录会议内容，不能根据自己的理解决定记录内容的取舍。会议结束后，应向主持人提交会议记录，供其审核。
④会议工作人员。通常是来自机构内部担当会务工作的秘书人员，或者是来自专业的会议（会展）机构的技术人员和经营管理人员。主要负责会议的筹备工作、会议材料工作和会间事务性工作。
（2）主办者。会议的主办者是会议的具体组织者。主要任务是确定会议目标和规则，制定会议方案，提供会议场所、设施和服务，以确保会议的顺利进行。
（3）会议议题。会议议题是会议所要讨论、报告的主要内容，所反映的是会议的目的、主题、任务，以及为了完成任务而将要采取的措施。
会议的议题主要有三个来源：来自上级机关和领导人；来自下级部门提交的、需要以会议的形式研究和决定的问题；来自本层次的管理活动中需要研究和决定的事项。
（4）会议名称。正式会议必须有一个恰当、确切的名称。俗话说，名不正言不顺。会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点或地区、范围、规模等。会议名称必须用确切、规范的文字表达。它既用于会前的“会议通知”，使与会者心中有数，做好准备，又用于会后的宣传，扩大会议的效果，更用于会议过程中使与会的全体成员产生凝聚力和庄严感。
大中型的会议名称被制作成横幅大标语，置于会议主席台的上方或后方，作为会议的标志，简称“会标”。
（5）会议时间。会议的时间即会议的开始和结束时间，以及会议的时间跨度。会议时间有以下的相关术语。
①会期。会期有两方面的含义：一是指会议的时间跨度。从几点到几点，应在会议通知上注明；二是指周期性会议召开的固定时间，如我国的全国人民代表大会在每年三月份举行。
②会议周期。会议周期是指同一性质和同一系列的两次会议之间的时间跨度。如中国共产党的全国代表大会每五年举行一次，会议周期即是五年。
③休会。休会一般是指会议过程的中止或会议期间的修整。休会可能有三种原因：一是指会议受到外界因素的影响而被迫中断；二是需要与会者在会外研究、沟通和磋商，以便使会议文件顺利通过；三是会议期间的正常休息，以便消除与会者的疲劳。
④复会。复会指会议在休会以后的继续，又称续会。
⑤闭会。闭会指在正常情况下完成各项议程后结束会议。同一性质和系列的两次会议之间的正常间隔称为“闭会期间”。
（6）会议地点。会议地点，又称“会址”，即指会议召开的地区、城市，又指会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址必须考虑多种因素。传统的会议形式是把与会者召集起来进行面对面的信息传递和沟通。现代会议中出现了电话、电视、网络会议等，会议的地点可分成若干个会场，用电话机、电视机和计算机等通信终端连接各分会场，从而使会议的形式更多样化，会议效率也有很大的提高。
理想的会址应与会议的内容、规模、级别相称，自然条件适宜，交通方便，是政治（文化、经济等）相对中心。
小型的、经常性的会议可安排在单位的会议室，会议室尽可能不要紧靠生产车间、营业部、教室等人声嘈杂的地方，以免受到干扰。
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几种常见的会议
董事会会议：由公司董事会成员出席，定期召开。一般在董事会专用的会议室由董事长召集或由董事长授权委托的人召集，讨论涉及单位组织发展的重大事项和战略、政策等。
公司股东年会：每年召开一次，由公司的股东就重大问题进行讨论，表决通过董事会提交的事项，形成股东大会决议。
管理人员会议：由公司经营决策层人员参加，讨论解决企业经营管理的具体问题。
颁奖仪式：为表彰和奖励在某项工作中业绩突出的单位或个人而举行的庆典性仪式。
洽谈会：又叫谈判会，是指有关各方代表充分阐述己方的各种设想，听取他方的不同意见，并通过详细陈述己方的理由，反复同对方交换看法或做出某种让步，消除相互间距离，最后各方取得一致，达成协议。
签字仪式：组织与对方组织经过会谈、协商，形成了某项协议、协定互换正式文本的仪式。
新闻发布会：又称记者招待会。政府、社会团体或个人都可公开举行。邀请各新闻媒介的记者举行发布会，主要是为了把较为重要的成就以及信息通报给所有的新闻机构。所以，在发布会上发布的消息对于产品和产品形象、组织和组织形象，都有重要的价值。
展览会：是一种非常直观、形象、生动的传播方式。展览会通常以展出实物为主，并进行现场示范表演。这种直观、形象的活动，容易给参观者留下深刻的印象。
实践训练
1.课堂讨论
（1）两个人在一起交谈的沟通方式，是不是称为会议？
（2）会议的要素有哪些？
2.实务训练
组织一次主题班会，确定主持人、记录人、会议主题、会议程序与会标，并在会前拟写一则会议通知。
第2单元 会前准备工作
情景案例
【案例1】宏利公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产品订货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让秘书部门负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示，而公司没有放映机，租借放映机的任务交给了总经理助理李强。会议的召开时间是8月9日上午十点整，而资料电影放映时间是十点十五分。李强打电话给租赁公司，要求租赁公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。
9日上午，会议开幕前，宏利公司的秘书们正在紧张地做着最后的准备工作。李强一看表，已经九点五十分了，放映机还没有送到。李强马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾已陆续进场，李强心急如焚。
【案例2】在宏利公司一次党代会的开幕式上，会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌，虽得到补救，但终是一件憾事，会务人员因此受到公司领导的批评。
事情发生的过程是：会务组会前起草的“大会开幕式程序（送审稿）”中列有“奏（或播放）国际歌”的一项。大会秘书处一位负责人审稿时，拟把此项程序放在大会闭幕式时进行，于是把此一项目在开幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处主要负责人定稿时，又把该项圈了回来。会务组的同志凭印象只记住已删掉了奏国际歌此项程序，而对后来又被圈了回来一事，未加注意，因此当大会宣布“奏国际歌”时却无法奏出，一时冷了场。幸好会务组长急中生智，立即上台挥拍领唱，这样才圆了场。会后公司领导说，这一事故应该给予批评，吸取教训。但在关键时刻能得到及时补救，这一点是值得表扬的。
项目任务
1.如果你是宏利公司的秘书李强，对接下来一步可能发生的各种情况，应该如何处理？假如放映机在十点十分还未送到，你将马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议程？召开大型会议前各种准备工作，包括音响、电子类装置应提前多少时间安排？
2.在上述案例中，宏利公司在会务准备方面存在哪些方面的问题？如果你是宏利公司的秘书，应该从哪些方面来做好会议的准备工作？
任务分析
从案例可以看出，会议的准备工作是多么重要，一点点的疏忽，都会对会议的召开带来很大的被动。一个有经验的会议组织者，对会议的任何一项准备工作都是一丝不苟、认真落实到位的。
对【案例1】租借放映机一事，在开会时间快到而设备不到位的情况，秘书应当立马做如下处理：（1）请租赁公司告知送货员的联系方法，想办法联系送货员；（2）如果联系不上送货员，应及时向总经理汇报，请示该如何办；（3）马上向总经理报告，不得擅自决定调整会议议程；（4）得到总经理指示，有可能的话把资料放映的时间往后推移半个小时或一小时；（5）联系新的租赁公司加急送一台放映机（或原租赁公司再送一台）。
一般而言，召开大型会议，各种准备工作包括音响、电子类装置应至少提前一天安排。对于案例中出现的租赁问题秘书还应注意：（1）租借会议厅应全面考虑内外部环境和设施，包括噪声问题、停车场等；（2）不能仅凭电话联系，应实地查看；（3）重要设备应考虑多准备一套备用（或两套方案）。
对【案例2】宏利公司党代会开幕式出现的问题，暴露了会务组织工作中存在的不足，会议组织者在会前各部门之间应及时做好沟通交流，会前各项准备工作（包括对开幕式程序的最后核定）在会前必须要检查落实一遍，这样，就能避免开幕式上国际歌没有按程序播放的事故发生。
相关知识
做好会前的准备工作，是开好会议的先决条件。小型的会议，准备工作比较简单；大型的会议，准备工作比较复杂，并且越是重要的会议，准备工作越是复杂。以中型、大型会议来说，会前准备工作主要有以下几个方面。
1.拟定会议预案
会议预案就是会议的筹备方案。预案拟定的是否合理与可行，直接关系到会议能否取得预期效果。大中型会议必须在会前制定周密的会议预案。会议预案除了标明会议名称、时间、地点、会期、与会人员、会议日程外，还应有会议筹备人员和职责分工、会议经费来源及成本等。每项任务必须有具体要求和具体负责人。会议预案报请领导批准后，应及时组织实施。
2.会议目标、议题的确定
无论什么类型的会议，都必须有明确的目标和任务。会议的目标决定会议的议题。会议议题的确定应该及时、准确，即议题是必要的，而且需要立即讨论的；议题应适量，要分清主次轻重，明确中心议题或主要议题；相关议题应集中或归并讨论；议题的表述要清楚准确，内容不能超出会议的职权范围。
会议议题应该在会前提出，有些会议的议题需要经过议案审查委员会审核，才能决定是否列入会议议程。临时提出的议题称为动议，动议的提出也必须符合会议的规则。组织内部如工作会议的议题应相对集中、具体，应有必要性、可行性，并力求解决。秘书应根据领导意图，或从工作实践，或从反馈信息中综合提炼出每次会议的议题。
议题的形式可以有书面形式和口头形式。书面形式包括方案、最后文件草案或讨论稿、会议议程、提纲等。小型事务性会议可将议题口头传达给与会者。
小技法
安排会议议题应注意的问题
1.下一级会议可以解决的或者分管领导可审批解决的问题一般不要安排上级会议讨论；
2.单位组织的业务会议同党、团、工、青、妇等会议讨论的议题要有所区别；
3.提交会议讨论的议题，一般要有简要的文字材料，并在开会前几天经领导审批后，发给有关负责人阅读，准备意见；
4.临时提出的一般议题不宜仓促安排，以保证会议质量；
5.一次会议议题不能安排过多或过少，要测算每个议题大致所需时间，合理分配，一般安排一个主要议题和1～2个小议题为宜；
6.尽可能地将同类性质的议题提交一次会议讨论；
7.应准备一些后备议题，以便在会议进展顺利、时间充裕的情况下提供会议讨论。
3.会议议程、日程的确定
（1）会议议程。会议活动有两类：一类是议题性活动，即围绕议题展开的讲演、辩论、商讨、审议和表决等活动；另一类是非议题性的活动，如选举、颁奖、揭幕等活动。会议议程是把会议的议题按照主次、轻重，按照其内在联系有机地排列起来，印成文书，就是议程表。议程表应在会前发给与会人员。
（2）会议日程。如果会期是一天或以上，就应该排定会议的日程表。会议的日程安排是把会议议程规定的各项活动按照单位时间具体落实，不仅包括会议议题内容，还包括其他活动如聚餐、参观、考察、娱乐等。
4.会务工作分工与会议成本核算
（1）会务工作分工。为保证会议的顺利进行，应挑选工作人员组成会务组，会务组下面还可以再分工作小组。一般大型会议设秘书处来负责会议的组织和协调工作，下设的工作小组可以是以下几类。
①秘书组。负责会议的日程和人员安排，以及文件、简报、档案等文字性工作。
②总务组。负责会场、接待、住宿、交通、卫生、文娱活动，以及车辆调度、设备保障、用品发放与管理，经费预算及筹措，财务管理等工作。
③宣传组。负责制定会议公关计划，组织、安排记者采访，提供新闻稿、承办记者招待会，录制会议音像资料等。
④保卫组。负责大会的安全保卫工作。
（2）会议成本核算。大中型会议投入的成本比较大，必须进行成本核算。会议成本包括两部分：一部分是“显性成本”，即会议明显的耗费，如会场租借费、文件材料费、与会者的交通费、住宿费、活动费以及服务人员的工资等。这些费用是可以明显计算出来的，又是直接消费的。另一部分称做“隐性成本”，即与会者因参加会议而损失的劳动价值，一般不大为人们所注意的成本。这部分劳动价值以每小时工资的三倍再乘以二计算。它的含义是这样的：一个生产者的劳动价值至少是他工资的三倍，参加会议前必然要做些准备，会后又有用于思考、回忆的时间，所以还要乘以二。会议成本的计算公式是：
会议成本=X+2J×N×T
其中，X表示显性成本的总和；J代表与会人员每小时平均工资的三倍；N表示人数；T表示时间，单位小时。
5.会场布置及文件准备
（1）会场的布置。会场的布置有以下几点需要注意。
①气氛、色调应与会议目标相称。根据不同形式的会议，以及不同会议的目的，会场布置应该在整体上呈现不同的气氛和色调。如纪念性大会、人大会议应庄严、肃穆；商贸洽谈、探讨合作的会议应轻松、简洁；庆祝会、联谊会应喜庆、热烈等。
②面积、设施应满足会议需要。秘书应根据会议的规模选择会场，在此基础上再考虑会场的功能。现代会场除了有为会议服务的电影、幻灯、录音等设备外，还有会议专用的音响设备、同声传译设备，电子图形设备，电子表设备、电子签到机和计算机计票系统等。有的会议桌前还有计算机终端，可以显示屏幕阅读文件、查询大会表决结果、调阅资料等。
大中型会议的用品除了以上这些之外，还应包括桌椅、照明电器、卫生用具、安全通道、消防设施等会场基本设施，笔、纸等常用文具，茶水、茶杯、毛巾等生活卫生用品，打字机、复印机等印刷设备，传真机、电话机等通信设施，以及专门性会议所用的物品，如颁奖会用的奖品与证书、选举会用的选票和投票箱等。
③桌椅摆放应符合会议要求。会场中的桌椅摆放形式对与会者和会议的顺利进行非常重要。一般而言，会场形式依会场的大小、形状、会议的需要、与会人数的多少而定，通常呈圆形、方形或其他形状。
a.圆桌式与方桌式。在圆桌或方桌的周围安放椅子，可以让与会者互相看得见。领导和会议成员可以无拘无束地自由交谈，适合于召开15～20人的小型会议。
b.“口”字形。如果出席会议的人较多，用口字形的排列，外侧可以安排几层与会者。
c.“U”字形和“V”字形。“U”字形多用于学习会议，在人数多，并且需要使用黑板的场合，这种排列大家都能看得很清楚。“V”字形是用在有幻灯片或录像机时，参加的人不用移动，也能观看。
d.教室形。这是大中型会议所采用的会议配置。其主要特征是主席台和代表席采取上下面对面的形式，突出了主席台的地位。还可以分为礼堂式，“而”字形等，适合召开代表大会、总结表彰会等。说明会等以传达信息为目的的会议，也可采用这种形式。
④按照不同惯例排列主席台席位。主席台席位视人数设一排或数排，席位的次序应以主席团成员的职务高低，对会议的重要程度而定。按照我国惯例，先左后右，左高右低，前排为主，后排为次，其他的依次类推。
具体排列方式为：如果主席台上的人数是单数，则第一排的正中为首席，其次是左位，再次为右位，依次类推；如果主席台上的人数是双数，那么身份最高者坐于中间靠左的座位，第二位坐于其右边。
如果按照国际惯例，座次安排应是右高左低。在确定主席台成员后，秘书在席位前应放置姓名牌，便于按位入座。
在主席台前右侧还可设置讲台，用于发言人讲话。主席台上可适当摆放鲜花。主席台背后悬挂会标或旗帜。
⑤根据需要安排与会人员的座次。大型会议对与会人员的座次应做安排，可以采用以下方法排列：按姓氏汉字笔画多少排列、按地理位置排列、按行业系统排列。
（2）会议文件的准备。除了上述会议议程和日程等程序性文件，对提交会议审议和参考的文件材料，应事先准备好，在会前数日送与会人员审阅、研究和准备意见。
①会议文件的种类。会议文件有领导指导性文件，如开幕词、领导讲话、主题报告等；审议表决性文件，如工作报告、决定、决议等；成果性文件，如会议纪要、合同、条约、声明等；传达宣传性文件，如会议公报、会议简报；学习交流性文件，如经验介绍、学术论文等；以及会谈、会议记录、会议通知、议事规则等文件。其中，开幕词、工作报告、领导讲话稿、会议通知等必须在会前准备妥当，其他文件则在会议过程中或会议结束时形成。
②会议文件的准备。会议文件的准备工作包括起草和印发两个环节。起草会议文件有多种形式，有的由秘书负责起草，有的由秘书部门协助领导起草，有的由秘书部门配合业务部门起草。不管采用什么方式，秘书人员都必须领会会议主题和领导的意图，这是写好会议文件的首要条件，在这个基础上，深入调查研究，围绕主题收集素材，力争按时优质完成起草文件的任务。
会议文件初稿经过修订，必须报请领导审核签发。文稿一经签发，应及时印刷，并按规定范围分发。
6.会议通知的拟写和发送
（1）会议通知的拟写。会议通知包括以下内容：会议召开的时间、需用时间或会期，地点（会址），会议名称和主要议题，参加对象，需做什么准备，或加注报到日期、地点、接站办法等，还应有召集单位署名、联系方式、通知发出日期，并加盖公章等。
邀请性会议为准确统计与会人数，做好相应准备，发放通知应提前三周以上并附加回执。回执中需有受邀者姓名、性别、年龄、工作单位及地址、职务或职称、是否参加会议、预订住房标准、提交论文题目或资料名称、回程车、船、机票登记等。
（2）会议通知的发送。会议通知的发送有很多方法，单位内部重要会议通知应当面送达与会者，并请对方签收，其他人代为签收的，通知人应事后跟踪落实，确保通知到人。外部会议可邮寄通知，但要检查信封上与通知上的姓名是否一致，并把握好会议通知的提前时间，以便与会者早做准备。有些会议如学术性会议需要提前三个月发预备性通知，等收到回执后再发正式通知，对重要的邀请对象可用发送书面通知或请柬，再加电话征询、确定的双重方式：
7.会前检查
在会议正式开始前，应对会议的所有准备工作进行检查，主要包括以下方面内容。
（1）检查会议文件准备情况。秘书必须对会议文件的准备情况进行仔细检查。会议文件如有差错，小则影响会议的进程，大则产生严重的政治后果。因此，要对文件的起草、校对、印刷、分装各个环节进行严格的检查。
（2）检查住宿条件及情况。较大型的会议在开会前一天一定要进行住宿检查。这是为了确保第二天的到会人数，检查是否有突发情况发生，并保证与会人员有一个较为舒适的住宿环境。
（3）检查会场的准备情况。秘书还必须对会议场馆的准备情况进行检查。场馆设施是会议得以正常和顺利进行的基本物质保证。检查范围包括主会场、分会场以及与会者的住地，检查内容主要是基本设施、安全保卫措施等，包括电力通信设备、影像设备、茶点供应、警卫部署、票证检查、人员的定岗定位等。
（4）检查物品准备情况。确保有足够的笔、纸张、纪念品以及日程表和文件的备份，这一部分对于秘书人员极为重要，足以体现秘书的细心程度。
相关链接
××集团公司职代会暨工会代表大会筹备方案
一、会议时间和规模
拟定于××年3月25日（星期六）上午10点至下午5点，会期一天。参会人员约170人，其中正式代表150人。
二、大会的主要任务
听取并审议集团公司××年“十×五”发展战略和工作目标，总结第四届委员会以来取得的成绩和经验，讨论制定今后三年工会工作方针和任务，选举产生新一届工会委员会、主席、副主席。
三、会议主要内容和日程安排
（一）主要内容
1.大会执行主席、工会副主席致开幕词；
2.董事长代表集团公司做工作报告；
3.工会主席做工会工作报告；
4.经审委员做工会经审委员会工作报告；
5.宣读集团公司创建优秀“职工之家”的意见；
6.宣读集团公司创建学习型企业的意见；
7.签订集体合同；
8.签订工资协商合同；
9.分组讨论；
10.董事长对代表意见做表态性发言；
11.选举第五届工会委员会、工会经审委员会、工会主席、副主席；
12.通过有关决议；
13.党支部书记代表党支部致贺词；
14.上级工会领导讲话；
15.工会副主席致闭幕词。
（二）日程安排
（见附表：首届职代会暨工会代表大会日程安排）
四、会务筹备和分工
成立大会筹备工作领导小组，统一领导、指挥大会的各项筹备工作。
组长：×××
副组长：×××、×××、×××
成员：……
领导小组下设三个工作组，负责大会前期的各项筹备工作。×××负责全面工作，×××负责组织组工作，×××负责会务组工作，×××负责材料组和宣传组工作。
（一）组织组
组长：×××
成员：……
主要工作职责：
（1）起草大会主席团名单，主席团常务主席名单；
（2）起草代表资格审查委员会名单；
（3）分配代表名额；
（4）指导基层选举参会代表、审查代表资格及编写代表名册；
（5）起草代表资格审查报告；
（6）印发代表证、特邀代表证；
（7）收集代表提案，征求职工意见和建议；
（8）起草第五届工会委员会、经审委员会组成人员和人事安排的原则意见；
（9）起草大会选举委员会名单；
（10）起草大会选举办法；
（11）起草大会选举记票人、监票人名单；
（12）印制选票；设立计票箱，负责大会选举、记票、公布选举结果；
（13）做关于追认增选第四届部分委员的决议及说明；
（14）组织召开预备会。
（二）材料组、宣传组
组长：×××
成员：……
主要工作职责：
（1）起草职代会暨工会代表大会筹备工作方案；
（2）起草《关于召开×××集团公司首届职代会暨工会代表大会的报告》，分别上报至××市总工会、××镇工会和公司党支部；
（3）起草大会主持词（将开幕词、闭幕词串在其中）；
（4）起草×××董事长工作报告；
（5）起草×××工会工作报告；
（6）起草×××经审会工作报告；
（7）起草开幕词；
（8）起草闭幕词；
（9）草拟、修改分组讨论董事长工作报告和工会工作报告的汇总稿；
（10）起草×××董事长对代表意见和建议表态性发言稿；
（11）起草会议日程安排；
（12）会议材料的打印、校对、复印、装订（会议材料装订成册、装袋）；
（13）起草、下发会议通知；
（14）会议结束后，写出“两代会”报告，填写相关表格，一周内报上级工会；
（15）摄影，对外报道，公司网站、报纸、杂志、电子显示屏、手机短信平台等配合宣传。
（三）会务组
组长：×××
成员：……
主要工作职责：
（1）会议场地的联系和落实，主会场和各代表组讨论地点的安排；
（2）主会场的设计，会标、主席团座席、报告席、会徽、盆花、音响、《国歌》、《国际歌》、票箱、封条、托盘、茶水的安排；
（3）会议经费的申请和经费预算、开支计划；
（4）纪念品的订制、发放；
（5）做好领导、嘉宾的邀请及接待；
（6）落实参会人员，签到（注意统一服装），发放会议材料；
（7）落实合影事宜；
（8）会议卫生、保卫等服务工作。
××集团公司办公室
×年×月×日
实践训练
1.课堂讨论
（1）如何确定会议的议题？
（2）会议预案应包括哪些主要内容？
（3）会场布置要注意什么？
（4）会议文件有哪些？如何做好会议文件的准备工作？
2.案例分析
朝阳家电公司是国内一家改制后的大型国有企业，公司资产雄厚，员工众多，著名科技人员和高层管理人员云集。公司在做好内部管理工作的同时，也注意做好客户管理工作。最近几年，公司推出了一系列新产品，占领了国内50%以上的家电市场，在国外也影响很大。最近，公司又在电脑、手机、电视等多个项目上研制生产出新型、新款产品，准备推向市场。九月，公司高层召开有关会议，讨论关于近期召开全国各地客户咨询洽谈会的有关事宜。在这次客户咨询洽谈会上，公司的新产品将隆重亮相，以此引起客户和消费者的关注。讨论会上，营销部主任提供了一份本公司客户名单，各种单位和个人有二三百个。公司决定给这些单位和个人发出邀请信，邀请他们参加本公司关于新产品的大型客户咨询洽谈会。公司派办公室王主任负责此项工作，迅速成立会务筹备处，拟定会议方案，准备大会所用各种材料。会议定于2002年10月10日在北京国际会议中心召开，食宿也在北京国际会议中心，会期暂定5天，其中第一天开幕式，第二天专家讲座，第三天专家咨询，第四天专项合作项目洽谈，第五天组织客户游览长城。公司要求大会必须圆满成功，以达到公司举行这次活动的目的。
王主任立即成立了大会筹备处，成员有10人。他们首先召集会务工作会议，明确将要召开的咨询洽谈大会的主题，即宣传新产品，洽谈新业务。围绕主题，拟定大会筹备方案。确定参加会议的正式人员280人，特邀有关领导和专家10人，工作人员10人。
分析与讨论：
（1）该公司做好了洽谈会前哪些准备工作？
（2）你对该公司会前组织工作满意吗？为什么？
3.实务训练
实训背景案例同上。
实训内容：
（1）假如你是会议筹备处的秘书，请你为新产品咨询洽谈会拟定一份会议筹备方案。
（2）准备会议所需文件。主要包括：起草会议通知、公司总经理的开幕词、有关领导的讲话稿、有关新产品的情况资料、与会议有关的背景材料等。
实训说明：
（1）此实训在配有电脑的实训机房进行。
（2）要求学生在电脑上完成上述两份文案和相关会议文件，排版后打印出来上交，文档要求格式规范，内容正确，条理清晰，表达精确，编辑打印精美。