第1单元 文书管理的内容
学习目标
知识点：
·了解文书管理的内容和要求
·了解公文的行文制度
·掌握公文处理的程序与方法
·掌握文书立卷归档的程序与方法
能力点：
·具备办公室文书处理的能力
·掌握文书的立卷归档及保管、利用的工作技能
素质点：
·培养恪尽职责、严守机密的职业道德素养
·养成严谨、规范的文书处理工作习惯
·培养求真、务实的职业素养
情景案例
宏利纸品印刷有限公司是一家专门从事瓦楞纸板、纸箱、纸盒和彩盒生产的公司，公司经常有大量的订单、询问函、协议书、意向书、合同等业务往来文书，也有很多与相关政府职能部门的往来文书。为了更好的整理公司文件，防止文件的流失和遗漏，公司特意招聘了一位新秘书小陈，让他专门负责文书的管理工作。上岗不久的小陈工作了一段时间后就感到了很大的压力，公司每天的收发文的工作量大，公司领导对文件的立卷归档、保管利用也有很高的要求，小陈有点不太适应，他向原来负责文书管理工作的邓大姐请教，希望能讨得一些做好文书管理工作的速成的技巧和方法，邓大姐说：“做秘书可不能偷懒啊，尤其是从事文书管理工作的秘书，更是要踏踏实实的做事，来不得半点浮躁，速成的技巧和方法是没有的，但文书管理工作也不是很难，只要你具备一定的工作方法，掌握好常规的工作程序，文书工作还是有规律可寻的，比如收发文工作，你可以去看看我们办公室墙上那张收文和发文处理程序的流程图就很清楚了。”
项目任务
作为公司从事文书管理工作的秘书新人小陈，如何才能最快的适应工作？
任务分析
正如宏利纸品印刷有限公司的邓秘书所言，文书管理工作没有速成的方法和技巧，这项工作对办公室文书管理者要求很高，除了业务上的要求以外，更重要的是作为从事这项工作的秘书人员首先要有正确的思想认识，较高的职业素养，要热爱并重视这项工作，要甘于平凡，耐得住寂寞，品行端正，做事严谨，只有这样，才能真正做到细致、耐心、准确、保密。对宏利公司从事文书管理工作的秘书新人小陈而言，首先要上好的就是思想认识上的第一课，这是他尽快进入职业角色、适应文书管理工作的关键。至于具体的业务工作，是没有速成的捷径的，能否尽快上手，小陈可以从以下几个方面入手：
1.熟悉公司的工作流程和业务范围，尽快掌握行业知识，这是做好文书工作的基础。2.熟悉公司文书管理相关的规章制度，了解文书管理工作的内容。
3.积极向前辈学习有关文书管理的专业知识，多请教，勤动手，会大大缩短适应工作的时间。
4.在工作中学会工作，逐步积累经验，摸索工作规律，业务能力一定会逐步得到提高。
相关知识
1.文书管理的概念
文书是单位组织在内部管理和对外交往过程中形成并使用的具有一定惯用格式的应用文体。在单位中，文书一般分为两大部分：一部分是用于对外交流的文书，如邀请函、贺信、报价函等；另一部分是用于单位内部管理的文书，如讲话稿、计划、工作总结等。
所谓文书管理，指管理的各部、室、中心或各公司（含事业部、业务执行部门）与外界来往的文书（包括签呈），自收（发）文至归档全部过程的办理与控制。
2.文书管理的要求
（1）迅速、及时。文书不仅是各种信息的载体，而且也是企业管理的重要工具，其所承载的信息能否迅速及时地传播，直接影响着组织或企业的工作效率。作为秘书，必须对文书处理工作有时间观念，并能及时解决问题，迅速处理完毕，避免拖拖拉拉。文书工作的每一道程序，都应该分清轻重缓急，对有明确时间要求的紧急文件，首先要保证及时处理。按规定，“特急”文件24小时内处理完毕；“紧急”文件要求3天内处理完毕；对没有十分明确时间要求的文件，也应抓紧处理（一般文件要求7天内处理完毕）。
（2）细致、周密。文书处理工作涉及一系列的程序，而且文书还具有一定的法律效力，代表了一个单位或部门的意志。因此在文书的处理过程中一定要注意细致、周密，对于文书处理的每一个环节都要细心、谨慎，做到环环相扣，步步有序，任何一个细微的失误都有可能造成很大的损失，给企业带来不利的影响甚至引发官司纠纷。
（3）求真、务实。求真就是指文件的内容一定是真实的，务实就是避免形式主义、文牍主义，要避免加入一些虚假的、空洞的内容，造成文件的滥用。作为秘书人员，特别是企业秘书，应该在文件的内容处理上开门见山、言简意赅、文字精炼、篇幅简短。
（4）安全、可靠。文书包含了大量的单位内部机密信息，因此安全、可靠是处理文书工作的前提。安全、可靠主要包括物质安全和信息安全两个方面。物质安全是指做好文件的收集、整理、立卷、归档工作等，保证文件的完整性，不要遗漏、丢失，从而影响文件的质量。信息安全是指对文件内容的保密，所有文件资料应注意区分不同的保密期限，对于绝密文件应有专人负责并有安全的保管设备，对于在保密期内的文件，不得随便给无关人员借读或传阅。
3.文书管理的内容
（1）收文处理。它包括对所有收到公文的登记、拟办、承办和催办等诸环节。
（2）发文处理。它包括对所有即将发出公文的拟稿、核稿、签发和发放等诸环节。
（3）文书存档。它包括对应立卷文件材料的收集、立卷和归档等诸环节。
小技法
对于纸质文件，要注意防潮、防霉、防蛀、防火、防盗，要准备专门的文件柜或档案室，并派专人定期整理、维护。
如果有需要借阅文件的，应该严格履行登记、签收、借阅手续，明确责任，秘书人员不得将文件擅自携带回家，以免造成失密、泄密。
（4）文件的管理。它包括对登记、运转、暂存等诸环节文书的管理，以及构成公文要素之一的机关印章的管理。
（5）文书的利用。它是单位、领导及各有关人员在公文的运转、暂存等诸环节中对公文的利用。
4.文书行文制度
文书行文制度包括两方面基本内容，即行文关系与行文方式。
（1）行文关系。行文关系，指的是行文过程中发文单位与受文单位之间的关系，这是根据每个单位所属系统的隶属关系及其职权范围来确定的。行文关系大致分为两类。
①隶属关系。隶属关系一般分为两种情况：一是同一系统的上下级机关之间构成的领导与被领导的关系（属行政关系）；二是同一系统的上下级部门之间构成的指导与被指导的关系（属业务关系）。
②非隶属关系。指的是行文机关之间不是上下级关系。一般也有两种情况：一是同一系统的同级机关、部门之间或不同系统的同级机关、部门之间；二是非同一系统的非同级机关、部门之间。
（2）行文方式。根据行文关系的不同，我们把行文方式大致分为三类，即上行文、下行文、平行文。
①上行文。主要用于下级机关、部门向上级机关、部门行文时，如请示、报告。
②平行文。主要用于平级、同级或不相隶属机关、部门之间行文时，如函、协议、合同等。
③下行文。主要用于上级机关、部门向下级机关部门行文时，如命令、通知、通报、决定等。
除了这三种比较单一的行文方式外，还有一些特殊的行文方式，例如越级行文、联合行文、多级行文等。
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什么是转发行文
转发行文是指一个单位转发其他单位的文件，可分为批转和转发两种情况。
上级机关转发下级机关的来文，称“批转”，重点在“批”字上。通常，上级机关是应下级机关的请示而批转文件。批转行文具有权威性，文件一经批转，就代表批转机关的权威和意见。
一个机关转发上级机关、平级机关或不相隶属机关的来文，称为“转发”，重点在“转”字上，转发行文可以是应来文机关的要求而转发，也可以由转发机关根据需要而主动转发。
实践训练
1.课堂讨论
（1）文书管理的内容和要求是什么？
（2）根据行文关系的不同，我们把行文方式大致分为哪几类？
2.案例分析
金刚铝业有限公司赵总明天要去北京出差，上午10点钟他有急事要出去，临走前吩咐张秘书下班后把打印好的合同直接送到他家里。张秘书打印好合同后，正准备去赵总家，临走时接到一个老同学的电话，说今天到这边开会顺道请她吃饭，车子已经在楼下等了，要她赶快去。于是张秘书就把合同书随手放进手提包里出去吃饭了，等到了家才想起合同没送过去，打开包一看，里面的合同不翼而飞了，这时已经是晚上十二点了。
分析与讨论：
（1）案例中这位秘书的做法有何不妥？
（2）他在文书管理工作中要注意什么？
第2单元 收文工作
情景案例
舒美服饰有限公司的张秘书收到了一份市政府的文件通知，通知说明将在12月8号组织召开冬季防火工作会议，要求全市所有大中型企业的主要负责人都要参加，并且要准备好相应的汇报材料，通知还特别提到了如果发现在这次会议中出现无故缺席或汇报材料不详细的企业，将给予一定的处分。张秘书粗略一看标题，认为不过是常规性的工作安排，跟总经理直接言语一声就可以了，因此他没有把文件给总经理过目，而是直接放进档案盒。
12月7号，张秘书给总经理汇报说：“钱总，明天下午2：30你有个会，是市政府组织召开的冬季防火会议。”
钱总经理一听就说：“这么急啊，我明天还有个重要的客户要谈呢，这样吧，你让赵副总去一下。”
张秘书说：“那也行，我这就去通知赵副总。”
赵副总一听是冬季防火工作会议，就随口问了句，“需要汇报吗？”
张秘书一听愣住了，“汇，汇报啊，这个，我想想，哎呀，好像是有提到过什么汇报计划什么的，我也没太在意，以为又是常规例会呢。”
“那赶紧找来看清楚。”赵副总果断地说。
“好，好，这就去。”张秘书边说边擦了擦额头冷汗，他飞快地冲进办公室，一阵翻箱倒柜后，终于找到那份文件，仔细阅读完后，半天没回过神来，心里想：“坏了，坏了，这下要倒霉了，竟然把这么重要的内容给忽略了，怎么办？怎么办？自己受处分不要紧，关键不能影响公司声誉啊，赶紧补救吧。”他马上把这份文件复印了几份，给钱总和赵副总人手一份，并主动承认自己的过失，表示愿意加班把材料赶出来。钱总和赵总虽然很震惊、生气，但想想现在不是发脾气的时候，先应付难题才是上策，马上组织召开公司紧急会议，共同研讨汇报材料的内容，经过大家的共同努力，终于在中午的时候完成了汇报材料的写作，及时地弥补了过失。
项目任务
1.张秘书为什么会出现这样的失误？如果你是张秘书，应该按怎样的程序处理市政府的来文？
2.从这件事中，张秘书要吸取怎样的教训？
任务分析
收文工作是办公室秘书的日常性工作，做好收文工作的关键就是要注意区分来文的单位和文件的内容，一般而言，上级单位的文件，公司重要客户、合作伙伴的来电、来函，下级部门的请示、报告等这类文件应该及时送交领导审阅，对于常规性的文件应把重点圈阅出来送领导过目。张秘书的失误首先是没有仔细阅读文件的内容，仅凭文件的标题就判断来文的内容，造成判断失误。其次，没有按照收文的处理程序进行，既没有登记，也没有传阅，更没有存档，而是随手一放，以致领导需要这份文件时，他还得到处去找，延误了时间，造成整个工作被动的局面。不过他后来能够及时把文件复印几份送给公司几位领导一起研究，这样避免了来回折腾时间，还算反应及时。
通过这件事，张秘书应进行深刻的反思，吸取教训，对于文书的收发一定要按程序办事，要注意每个细节的处理，任何环节都不能疏忽大意，否则就会造成难以弥补的过错。
相关知识
1.收文处理程序
收文处理工作，即指对所收函件的签收、拆封、登记、审核、传阅、拟办、批办、承办、催办等环节。
（1）签收。签收是收文处理的第一个环节，是指秘书部门对收到的文件进行清点确认的过程，包括清点、检查、签字三个环节。
（2）拆封。一般由办公室秘书负责文件的拆封。秘书在拆封外来信件时要注意查看收件人的姓名，一般私人的信件直接转达，有写明要求领导人亲启的信件直接交由领导处理，一般的广告、宣传单、说明书和经常往来的上级或业务部门的信件，在征得领导的同意后，也可先行拆阅。
（3）登记。登记就是对拆封的文件进行的记录，收文登记的形式有：簿册式、联单式、卡片式。
办公室秘书在进行收文登记时，要确定登记与不登记的范围，不需要登记的公文，主要有以下几种：
①各种公开的和内部无密的刊物和简报；
②一般性抄件；
③行政事务性的通知、介绍信和请柬等；
④公开信、公开发布的公文和私人信件等。
（4）审核。《办法》第三十一条规定：收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点有以下几点。
第一，是否应由本机关办理；
第二，是否符合行文规范；
第三，内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；
第四，涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；
第五，文种使用、公文格式是否规范。
（5）传阅。需要传阅的文件有以下两种：
①文件经过主要领导批办后需要其他领导及有关人员传阅，以掌握批示意见；
②对于抄送文件，只要求有关单位、部门人员了解即可，这时需传阅。
（6）拟办和批办。拟办，是秘书人员或经授权的部门在领导批办之前对文件的问题提出如何办理的初步意见，然后供领导人员批办参阅。批办，是领导者对来文如何办理、由谁负责办理做出决定。
需要拟办的文件有以下几种：
①上级机关下达的需要领导传阅或需要本机关办理的文件；
②下级机关或内设部门上报的需领导阅知或本机关答复的文件；
③其他机关送本机关并需要答复的文件。
小技法
拟办应注意的事项
秘书在拟办时，为方便领导人查阅有关政策性文件，可将有关文件（预先标出需要参阅的内容）或文件的摘要卡片连同公文一并送上。
收文的渠道
（1）机要交通局送的机要信件；
（2）各机关和部门直接送的信件；
（3）机要交通员从交换站接收的信件；
（4）外收发室传来的一部分信件。
（7）承办。承办是指单位有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。
（8）催办。催办是指秘书人员按照承办期限，对承办部门定期进行检查与催促，防止文件处理被延误。
（9）注办。注办是指对文件承办的情况和结果，由经办人员在文书处理单上做简要注明。注办也称办复。
2.收文的注意事项
（1）从文书处理部门的角度来说，收文处理环节主要是抓拟办和催办工作。
（2）对已经办理完毕的收文，可按照某种标准进行分类，进而形成案卷进行保存。
实践训练
1.课堂讨论
（1）收文的处理程序是什么？
（2）拟办和批办有何不同？
2.案例分析
【案例1】恒达公司是一个新公司，很多部门都是刚刚设立，职权划分不是非常明确，为了保证工作不出错，办公室王秘书决定将所有来文一律以三天为单位，每三天分送一次。
【案例2】兴盛服饰有限公司的张秘书一天早上收到了一封来信，拆开一看，原来是一个跨国公司发来的询问函，想了解天剑公司一员工的表现情况，张秘书一看了解的对象是自己的好友，马上提笔给对方回复了一封热情洋溢的信，极力表彰该员工在公司的表现，并大力推荐，信写好后她加盖了单位公章就立即寄出了。
分析讨论：
王秘书和张秘书的收文处理工作有何不妥？
【案例3】某市工业局的公文处理依照如下的基本程序进行：
（1）局办公室外收发人员将收到的文件拆封登记后再送内收发人员签收；
（2）内收发人员将文件清点登记后，加盖收文章，然后将文件全部送局办公室主任批阅；
（3）办公室主任对所有文件进行拟办，提出初步办理意见后送局长、副局长在文件上批办；
（4）局领导批办后，将文件直接交各业务处室的业务人员承办。
分析与讨论：
这几个工作步骤中各有哪些不当之处，为什么？
3.实务训练
实训内容：
（1）讨论在“情景案例”中，张秘书有哪些地方做得不妥？
（2）演示张秘书收到文件后的正确处理程序。
实训说明：
（1）实训以小组为单位，每组至少4人，分别扮演秘书、钱总、赵副总、送文件的人。每个人都要轮流扮演秘书；
（2）实训小组要自行准备好各自的台词和情节，允许自己加入相应的情节，使内容更连贯；
（3）每组同学在表演时，其他各组同学要认真观摩，给出评价；
（4）教师负责监控全场进程，可以适当的根据情节临时增加内容；
（5）教师总结；
（6）实训材料的准备：收文登记表、文件传阅单等。
第3单元 发文工作
情景案例
宏利公司南昌分公司刚成立不久，公司各方面的工作还在适应和调整当中。这天，公司销售部萧经理代拟了一份以公司名义发出的急件，他将文稿打印在空白的复印纸上送到公司办公室。办公室的秘书小李一看是急件，二话不说就盖了公章，萧经理拿着盖了章的文稿急忙送到总经理处签字。总经理看了觉得有某些地方还不太满意，于是又用笔在文稿上修改，最后在文稿的下方空白处签上了自己的姓名和日期，吩咐秘书立即发送出去。
项目任务
1.你觉得上述人员的发文处理是否正确，为什么？
2.你认为发文工作正确的程序是怎样的？
任务分析
文件是制定政策、发布法规、下达指示、开展对外联系的重要工具，文件的内容是单位最高权利意志的体现，具有权威性和约束力，因此文件的制发一定要按照规范的程序进行，绝不能草率行事。案例中宏利公司南昌分公司的发文处理程序是极不规范的，首先部门经理的文稿不能打印在复印纸上，而应该打印在公司的专用文件纸上；其次秘书在接到这份待发出的文件后应立即请领导审阅，待领导同意签发后方可盖章，而不是未经审核擅自盖章；其三，这位公司的总经理在已经盖章的文书中再次进行了修改，就不能用修改稿作为最后的成文发出，而应要重新打印一份盖章后发出。
相关知识
1.发文处理程序
发文处理程序指的是本单位制发对外或对内的文件的处理程序，一般包括拟稿，审核，签发，复核，缮印，校对，用印，登记，分发。
（1）拟稿。拟稿即起草文件的初稿或草稿，是整个发文处理工作的第一个环节，其作用是供修改、讨论和审阅使用。这一过程一般包括以下两个环节。
①交拟。交拟是指单位组织的领导或者秘书部门的负责人向准备拟写稿件的人交代拟写稿件的任务。交拟时，领导会把拟写的目的、意图、对象及内容等交代清楚，然后由拟写稿件的人根据交拟意见起草文稿。
②起草。起草工作或由单位办公部门的秘书人员承担，或由业务部门的有关人员承担，也可以组织秘书班子共同起草。
（2）审核。审核又可以称为核稿或者审阅，是指草拟好的文稿在送到单位领导处签发前，由秘书部门负责人对文稿的内容、文种、用词等方面进行全面的检查，以避免草拟过程中有不必要的错误出现。审核主要有三关：行文关、政策关和文字关。
小技法
退回的公文该如何处理
当收到退回的公文时，应先看退回的理由说明，然后根据具体情况具体办理。如果是一般公文格式的问题，只需要重新修正后再上报即可；如果是未经协商独自办理的公文，应按程序重新履行会签程序，取得一致意见或列明各方理由后再报；对内容改动较大或有实际性改动的公文，应送有关领导人重新审批后签发。修改后的公文仍可用原编文号，但必须将原印发件做废处理。
（3）签发。签发又可以称为会签，是指单位的领导人对秘书部门负责人审核过的文稿进行最后的审查，审查无误后在发文稿纸的相应栏目里签署意见并注明签发人的姓名及年月日。例如：“印发”，“请××同志阅后发”等。
《办法》第二十八条规定：以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
（4）复核。复核是发文过程中的第二次审核，是在正式的公文印制出来前，秘书部门对签发的文稿进行复核审查。主要检查内容项目有：文稿查阅、审批、签发的手续是否完备，流程是否合乎规定；文稿所附带的文件材料是否齐全，是否存在错漏；文稿的格式是否统一规范。
（5）缮印。缮印是指根据复核好的文件定稿进行誊清或印制，缮印的文件一般通过打印、铅印、胶印或者复印的方式进行文件的印制。缮印时要注意以下几点：
①缮印文件以负责人签发的原稿为依据，从文字到格式，都不得改动；
②印制的版面、格式符合规定，要严格按照规定的公文格式印制；
③字迹清晰，页面整洁美观，页码不错不漏，双面印刷，左侧装订；
④需要在规定的时间内完成，并做好保密工作。
（6）校对。对缮印出来的文本需要进行全面的对照检查，校对的重点是：校正与原稿不符的部分；补正被遗漏的部分；校正错别字词；校正标点符号、公式、图表方面的错漏；纠正格式方面的差错；查找公文中的疏漏。校对中发现问题后应当向公文审核人员反映，对实质内容的改动须征得签发人同意。
校对时应当使用国家专业标准《校对符号及其用法》中规定的符号。改错用引线引到页面白边处再加批改，引线不要相互交叉；说明性的文字不可与原文中的文字相混淆。
（7）用印。印制成正式文本的公文，需要统一加盖单位或者机关的印章，表示公文正式生效。用印时要先检查文稿上有无负责人签字，有负责人签字并确认符合规定的，方可在制成的公文上加盖机关印章。加盖印章的公文份数要与原稿标明印刷份数相同，多余份数不加盖印章。规范的用印方法是：“骑年压月”，上不压正文，印章字迹要清晰、端正。
（8）登记。公文印成发出前，应当对所发公文的份数、序号及发往单位、日期、文号、标题、密级、附件和封发情况等进行登记。发文登记工作应该在编制发文字号之后，印制之前进行，以便准确的计算好公文份数和做好发放的准备工作。发文登记，有卡片，活页和账簿等多种形式，从便于保存和查找的角度出发，采用簿记式的为好。
（9）分发。凡有条件的，均应尽量直接投递或者送达，以便加快文件的投递速度。特别急切，重要或绝密的文件，最好是派两个人专送。直送和专送的文件，要严格履行签字手续。不要请别人代劳，以免出现不必要的意外情况，造成损失。
2.发文的注意事项
（1）可以通过口头汇报、请示或者当面协商的，都不需要行文，尽量减少程序，提高工作效率。
（2）要保持文稿与过去所发公文之间的连续性，逻辑性。
（3）签发公文应当符合存档要求。不得使用圆珠笔和铅笔，不得使用除蓝黑色和黑色以外其他颜色的墨水。
（4）对已经办理完毕的发文，可按照某种标准进行分类，进而形成案卷进行保存。
实践训练
1.课堂讨论
（1）发文的处理程序是什么？
（2）拟稿过程一般包括哪两个环节？起草文稿要注意什么？
2.案例分析
洪远贸易有限公司是一家集服饰、餐饮、住宿、美容于一体的大型综合性公司，随着公司经营范围的扩大，公司现有的职工宿舍出现了紧张现象，许多职工距离单位上班很远，因而迟到早退现象日益突出，严重影响了公司的正常运转。为了严肃考勤制度，规范公司运作流程，经公司经理会议研究决定，对没有单位住房的职工实行交通费补助，办公室秘书张慧负责起草相关文件。张秘书在计算机前飞快地打完了草稿，直接输出之后盖上公章，复印了二十份后就发给各个部门。结果整个公司人心浮动，许多部门员工打电话来问，究竟公司会补助多少交通费，有住房的员工是否也享有同等待遇，原来张秘书在起草文件时并没有写明具体的补助对象和数额，才造成了这种后果，事后老总严厉的批评了她。
分析讨论：
（1）张秘书在发文处理的哪些环节出现了错误？
（2）张秘书在以后的发文工作中应做如何改进？
3.实务训练
经理交给秘书高英一个任务，让她起草一份“公司产品展销会保卫工作意见”，并于两日内发出。高秘书接受任务后，遵照草拟文件的要求，很快地拟写好了文稿，她自己先检查了格式、字词、标点符号等，在确认无误后再交给经理审核，经理仔细地审查了几分钟，在文稿纸上修改了个别地方，让她回去重打一份，高秘书按照经理改动的地方重新进行修改，又在计算机里仔细核对后，用空白的A4纸输出一份并附上文件签发单一并交给经理审查，经理在确认没有错误后在签发单上签上了自己的名字，高秘书拿着签好的文件再次回到办公室按照现有的格式重新用公司的文件纸打印了二十份，装订后小心的盖上公司的公章，再分发给各个部门，并要求他们在收文单上签字。
实训说明：
（1）本次实训可以在模拟实训室进行，最好配有计算机、打印机、文件纸。
（2）实训以小组形式进行，每组4人，轮流演示发文处理程序，注意每个环节的处理。
（3）指导老师实施监督评价，对实训学生进行相应的指点提示。
第4单元 文书的立卷归档
情景案例
某汽车销售公司的档案管理人员小肖在文书立卷归档过程中发现上次公司大型车展活动中的文件缺少一些新闻报道和相关图片，邀请的上级领导的讲话稿也不见了，同时还有些重要的机密文件跟一般文件放在一起。几经查找，她将文件收集齐全，并且将机密文件和一般文件进行了分开处理。事后她将发现的问题写了份报告交给领导，分析文件收集不全以及机密文件与普通文件的混杂原因，据她分析文书归档出现遗漏的原因主要有：一是有些承办人员不愿意将自己认为有用的文件归档，担心用起来不方便；二是一些文书人员未按归档范围收集文件；三是公司内部未进行立卷分工，存在遗漏立卷和重复立卷的情况。另外在区分机密文件与普通文件的问题上主要是归档人员没有注意保管期限的划分标准，针对这些现象她提出了一些合理化的建议，受到了领导的表扬。
项目任务
1.对该汽车销售公司文件出现缺失和遗漏的情况，你认为该怎样补救？
2.根据肖秘书分析的原因，你以后打算怎样做好文书的立卷归档工作呢？有何建议？
任务分析
文书的立卷归档是档案管理工作中一个十分重要的环节，它直接决定了档案的案卷质量，而案卷质量的高低最终决定档案的检索、利用和信息资源的开发。上述案例提到的某汽车销售公司之所以会出现文件缺失和遗漏情况，就是因为单位的文书立卷归档工作没有做到位。实际上，文书的立卷归档就是对文件进行收集和鉴定，这是档案工作的基础。案例中的肖秘书在整理文书时就发现了公司的文书在收集方面出了问题，但是她能及时进行收集补充，找全了资料，从而避免了档案不全错误的产生，这也提醒办公室秘书人员以后对于所有需要归档的文件应该在第一时间归档，以免出现遗漏遗失。在归档的时候注意要按照公司相应的文书分类归档的方法进行，虽然文书归档有通用的方法和原则，但是鉴于每个单位的不同实际情况，需要归档文书的范围、内容、分类方法、保管期限也随之不同，这就需要文秘人员在文书立卷归档时首先要熟悉公司有关工作流程，掌握文书立卷归档的分类方法，列出准确的文书检索条目，为文书的检索利用提供及时的信息。
相关知识
文书的立卷归档指的是对已经办理完毕的文书，挑选其有保存价值的，按照某种规律组成案卷。立卷有利于文书的完整与安全，便于日后的查找和利用，它是档案管理的基础。
1.文书材料立卷的范围
（1）需要进行立卷的文书材料有以下几种。
①本单位或者部门为开展工作而形成的请示、报告、通知、计划、总结、调查报告、制度、统计表和情况反映等文书材料的原稿、正件、重要的修改稿；会议中的工作报告、讲话、会议纪要、会议记录等各种文书材料的原稿、正件、附件和重要的修改稿。
②上级单位发来的通知、决定、批复、计划、规定、命令等指令性和指导性的文书材料，一般需要正件；上级开会带回的需要单位贯彻执行的有关文书材料。
③下级单位的报告、统计报表等重要文书材料。
④与同级或者其他单位为联系工作或共同工作所形成的函件、合同、协议书等文书材料的原稿和正件。
⑤其他如反映单位历史沿革、重要活动的大事记、剪报、照片、录音带、电报等。
（2）不需要收集和归档的材料有下列几种。
①重份文件（特别重要的文件保留两份，其他只需一份）。
②无参考价值的临时事务性文件，如一般的会议临时通知、洽谈工作的介绍信、节假日放假通知、值班安排等。
③未经签发的文书草稿，一般文件的历次修改稿。
④无特殊保存价值的信封，一般性的询问、表态的群众来信。
2.收集文书材料的要求
（1）严格管理制度。对于各类收集来的文件材料实行收发登记制度和立卷归档制度，认真做好文件材料的登记、核实、检查工作，对不需归档或不符合要求的文件及时进行清退。
（2）注意文书材料完整。秘书人员在收集文件材料时，要留心收集散落在个人或部门手中的零散文书，尽量保存原件，以保持归档材料的完整统一，同时也可配合制定一定的奖惩措施，弥补归档制度的不足。
3.文书立卷归档的程序
（1）集中文件。文书立卷的第一个程序就是将单位组织在上一年度所形成和运转的文书材料中需要立卷归档的部分全部摆放在一起，以便及时发现遗漏或者不齐全的部分。一旦发现，则要立刻收集补充，确保立卷文书材料的齐全和完整。公文办理完毕后，应当及时将公文定稿、正本和有关材料交本部门文秘人员整理、归档。个人不得保存应归档的公文。
（2）调整类别。调整类别就是按照文书的来源、内容、时间和形成的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系。其原则就是要把立卷文书分门别类，使其更加具体更加细致化。归类的方法一般有以下三种：年度归类法、组织机构归类法、问题归类法。
①年度归类法。年度归类法就是把文件资料按照时间来区分，每年的1月1日至12月31日为一年，所有这一年内形成的各类文件都归为一类。但是由于各类文件在形成和处理的具体过程中的差异，造成同一文件存在两个日期的现象，有的日期还可能不属于同一年度，针对这种情况，一般采取如下办法：一般文件以制发日期（落款日期）为准，法律法规性文件以批准、通过或生效日期为准。
②组织机构归类法。这种归类法最主要的是确定制发文件的单位或部门，将文件归入其制发机构中。具体方法如下所述。
a.对于一般文件，以文件上的发文机关标识归类；
b.对于几个部门共同承办的文件，则归入牵头机构或最后经办机构的类别中；
c.以单位名义召开的综合性会议文件，归入办公室；以单位名义召开的专业性会议文件，归入对口业务部门；
d.单位领导外出开会学习带回的文件资料，归入办公室。
③问题归类法。问题归类法是相对比较复杂的一种，由于各单位性质的不同，文件的内容也不一致，因此在文件的归类中可能会出现文件资料不易查找的现象，因此我们在具体的立卷归档中，要根据情况的需要，更进一步细分案卷。
（3）组卷。对应立卷的文书材料进行组卷，是立卷工作中的一个关键性环节，又是一个复杂的环节，需要考虑文书的不同特征和固有价值。文书的组卷过程是一个比较灵活的过程，不能够只单纯地按照一个特征来组卷，有时候需要灵活地结合运用2～3个特征来组立一个案卷。经过长期的工作经验积累，出现了许多有效的组卷方法，这里主要介绍最常用的一种方法，即六个特征组卷法。
所谓六特征组卷法指的是把文件分为作者、问题、时间、文种（名称）、地区、通信者六个方面的特征，文件之间如果在某些特征上有相同点，则表明它们之间存在一定的联系，在归档时就把这些文件归为一类。这些相同点可以是一个或多个特征，可以根据工作的需要灵活地组织搭配。其中最常用的是作者、问题两个特征，通常会将这两个特征与其他特征结合进行组卷，以方便查找文件。
如：××公司2005年各部门工作计划
作者时间
问题
××总公司关于员工业务培训的方案、总结
作者
问题
文种（名称）
2005～2007年文秘教研室会议记录
时间
作者
文种
小知识
文件的保管期限
按照文件的保管期限立卷：案卷的保管期限分为永久、长期、短期三种，凡是记载和反映本机关或者部门的主要职能活动和基本历史面貌等文件，有长远查考利用价值的文件，属于永久保管类；在相当长一段时间内开展工作，总结经验需要查考的文件，属于长期保管类，时间大概在16年到50年；其他一些只在短期内需要查考的文件，则为短期保管类，一般时间在15年以下。
（4）案卷排列。案卷在存放的时候，需要考虑确定案卷的前后次序，以便更好理解案卷之间的逻辑联系，方便查考。一般来讲，可以按照以下几种方法进行排列：
①按照案卷所反映的工作上的联系排列；
②按照案卷内容所反映的一定问题排列；
③按照案卷所属的起止时间进行排列；
④按文件的作者、收发单位或部门以及内容所涉及的地区进行排列；
⑤按姓氏、汉语拼音字母等顺序排列。
（5）编制案卷目录。在案卷的开始，都需要有一个《卷内文书材料目录》（《卷内目录》），主要用以介绍卷内的文书材料内容，方便以后查找。一般《卷内目录》需要包括：顺序号，作者，文书材料标题，文号，文书材料日期，页号以及备注。
需要注意的是，对于公文的立卷归档，还需要注意以下几点：
①归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等进行整理，保证归档公文的齐全、完整，正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。
②归档范围内的公文，应当以“件”为单位进行分类、排列、编号、编目、装订、装盒。首页右上部空白处加盖“归档章”，打印文件目录。
③联合办理的公文，原件由主办机关整理、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料应当符合存档要求。归档公文的用纸应当是中性纸，字迹材料应当是墨汁、碳素或蓝黑墨水。
（6）装盒。装盒就是将已经整理好的文件按顺序装入档案盒，并填写封面、盒脊及备考表项目。档案盒封面应注明全宗名称。档案盒还应根据摆放位置不同，在盒脊上写明全宗号、年度、起止件号、盒号等必备项，还可设置机构等选择项。归档文件目录封面。
4.文档的管理与查阅
（1）文档中的文件应每年清理一次。
（2）新增的文件需要归档时，应依据其内容、文种等归入相应的文件夹，并及时在该类文件的首页目录中添加相关内容。
（3）需查阅文档时，可依据目录指引找到该份文件。查阅完毕后，应依据文件的卷内编号，将其整齐地摆放至原位。
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什么是档案立卷类目
立卷类目也称立卷计划、立卷方案，是各个部门在每年初根据本部门工作活动的规律，预计该年度可能形成文件的类别和数量，主要依据各部门文件材料的归档范围，拟制出来的归卷条目，作为平时文件材料立卷的指南。
立卷类目主要由类和条款组成，每一条款准备一个卷盒（或卷夹），将立卷类目中的条款和顺序号打印在纸条上，贴在准备好的卷盒背上。卷盒按条款的顺序排放，文件处理完毕后，秘书人员即可将文件“对号入座”归入相应的卷盒内，并在收（发）文登记簿上注明文件存入的卷号，以备查找。
实践训练
1.课堂讨论
（1）什么是文书的立卷归档？
（2）文件归档的方法有哪些？
（3）文书立卷归档的程序是什么？
（4）文书归类的方法有哪几种？
（5）什么是六特征组卷法？
2.案例分析
【案例1】汉阳纸品印刷有限公司羊城分公司在年底清理文件时，发现了这样一些文件：
（1）汉阳纸品印刷有限公司员工考核制度；
（2）汉阳纸品印刷有限公司羊城分公司2006年生产计划；
（3）汉阳纸品印刷有限公司羊城分公司关于加强安全生产的通知；
（4）汉阳纸品印刷有限公司关于元旦放假的通知；
（5）汉阳纸品印刷有限公司关于召开2005年终总结大会的通知；
（6）汉阳纸品印刷有限公司羊城分公司关于扩大2号生产线的请示；
（7）汉阳纸品印刷有限公司关于任命公司副总经理的通知；
（8）汉阳纸品印刷有限公司关于上半年生产销售情况的通报；
（9）汉阳纸品印刷有限公司羊城分公司关于组织参加总公司职工文艺会演的通知。
分析与操作：
请将上述材料调整类别，按相应的方法分类，并说明理由。
【案例2】杨睛是一名即将毕业的文秘专业的学生，为了更好地提高自己的实践能力，她申请去系部档案室帮忙整理档案。第一天去档案室，打开文件柜一看，发现里面塞满了档案盒，档案盒外面还有很多散乱的文件，她随手把这些散乱的文件抽出来看了下，发现有以下几份文件：
（1）×××大学关于人事分配制度改革的方案（草案）；
（2）×××大学关于调整学位评定评委会组成人员的通知；
（3）×××大学×××学院关于增加实训室的请示；
（4）×××大学关于“十一”放假的通知；
（5）×××大学×××学院关于期末寒假及开学安排的通知；
（6）×××大学关于做好2005级毕业论文指导工作的通知；
（7）×××大学关于成立2006年招生工作领导小组的通知；
（8）×××大学×××学院关于组织开展学生技能大赛的通知；
（9）×××大学×××学院关于开展学生技能大赛的方案；
（10）×××大学×××学院关于开展学生技能大赛的总结；
（11）×××大学关于实施《岗位聘用方案修订意见》通知；
（12）×××大学迎接省评估专家组来校指导工作的活动安排；
（13）×××大学×××学院2005年工作总结；
（14）×××大学×××学院2005年工作计划。
分析与讨论：
（1）哪些文件属于归档范围？哪些文件可以剔除？
（2）根据六个特征立卷法，哪些文件可以组成案卷？
（3）所组成的案卷如何拟制案卷名？
3.实务训练
实训内容：
（1）学会制作收发文登记簿，制作文件处理单，制作模拟文件，并对文件的制作、收发、传递、收集、整理、立卷、归档的全部流程进行演示。
（2）最好在计算机上进行电子文件的制作、处理。
实训说明：
（1）本实训可选择在模拟的实训室进行，最好能配置档案盒、文件夹、计算机、打印机等。
（2）实训分组进行，4～6人一组，每组同学分工合作，实行流水作业，演示文书管理工作的全过程。
（3）指导老师负责监督评价，也可临时加派任务。
知识小结
文书管理是办公室工作中的一个重要的内容，是对工作中产生的各种类型的文件进行收文和发文处理并立卷、归档，以便使一些有关联的文件衔接有序，便于管理和查找。文书工作强调时效性、严谨性、求实性及安全性。收发文工作必须按照规范的程序和要求进行，要掌握一定的工作方法和技能。对已经办理完毕的收发文，能按照某种标准进行分类，进而形成案卷进行保存。要做好办公室的文书管理工作，必须养成严谨、规范的工作习惯，具备一定的职业素养。