常用公文是指党和国家规定的16 个文种以外的公文。企事业单位除起草法定公文外，还大量起草使用总结、计划、调查报告、简报、制度、办法、讲话、各类材料以及书信等公文，这些公文虽然不在法定规定之内，但在实际应用中却具有公文的性质。这类文稿很多，随着社会发展还会出现新的文体。本章就常用公文稿的适用范围、特点和模式作以简要说明并列举例文。
第一节 总结、 计划、 调查报告、 简报
一、总结
总结适用于单位和个人工作、学习、生产或思想的回顾与检查。
总结具有自我性、客观性、经验性和证明性的特点。总结的作用是肯定成绩，发现问题，总结经验，指导工作。总结按性质分为综合性总结和专题性总结。
【总结文稿模式】
标题：单位名称＋期限＋事项＋总结
开头：①概括情况；②交待背景。
正文：①阐述成绩；②具体做法。
结尾：①存在问题；②今后打算；③努力方向。
【例文参考】
HK研究院二○○五年度工会工作总结（2006年1月8日）
2005年，我院工会认真贯彻落实职代会精神，紧密围绕科研生产经营工作，组织起来，服务科研，突出维护，保障权益，积极努力，勤奋工作，各项工作都取得了显著成绩，在推进构建和谐团队中发挥了重要作用，为全面完成科研生产经营任务做出了重要贡献。
一、民主管理进一步加强
职代会是我院民主管理的重要渠道。为开好职代会，院工会高度重视，严密组织，召开预备会，培训职工代表，完成了各种会议文件7份，确保了职代会顺利召开，圆满完成了2005年职工代表大会各项议程。会后院工会积极贯彻职代会精神，开展民主监督活动，落实整改，反馈意见，使职代会提出的各项建议和意见都落在了实处。进一步完善了民主监督制度，实施院务公开，参与民主评议考核干部，建立工会网页，全方位地向职工提供了发表意见和建议的平台，拓宽了职工建言献策的渠道，及时地反映了职工的合理建议和要求。去年，共收到职工建议和意见213条，经过工会调研和沟通，对其中一些重要建议和意见，原原本本向院党委和院领导作了汇报，对一些职工关心的问题，院工会进行了跟踪整改，受到了职工的欢迎。
二、劳动竞赛活动取得显著成效
2005年，院工会按照职代会的要求，紧紧围绕重点型号任务，深入开展了“保质量、保进度、保发图、保配套、保安全”的“五保”劳动竞赛活动，有力地促进了重点型号任务的完成。劳动竞赛活动不仅得到了各分工会的高度重视，而且得到了院各级领导的高度重视和大力支持。职工参与非常广泛，效果非常显著。高温期间，职工医院及时发放防暑降温药品，还编写了健康宣传手册，极大地温暖了人心；五室开展“点亮理想、播种希望”活动，把劳动竞赛活动推向了高潮。我院荣获陕西省劳动竞赛优胜单位。
创建学习型组织，积极开展经济技术创新活动。去年，院工会结合实际，广泛开展了岗位练兵、技术比武、技术培训等各种技术创新活动，为职工学习技术创造了条件。去年，我院工会组织了五个工种， 18名职工技术选手，参加了西安市和陕西省职工技术比武大赛，均取得了较好的成绩。开展技术创新活动，荣获陕西省职工经济技术创新工程优秀成果三等奖；院工会《创建模范职工之家的实践与思考》获得陕西省总工会优秀成果一等奖。
三、真情扶贫帮困送温暖
院工会以创建和谐团队为指导，不让一个职工为生活所困，积极开展慰问走访送温暖活动。建立了困难职工档案，制定了扶贫帮困办法，实行动态管理，帮助很多职工走出了困境。去年以来，院工会走访慰问困难职工23名；节假日探望患病职工56名。为重症患者捐款27000余元；为“红丝带”捐款6000 余元。积极开展“安康互助”保险活动，扩大了职工受益面。同时，积极开展了“安康杯”、“安全月”竞赛活动，深入检查安全隐患，积极向有关部门反映情况，消除隐患，改善劳动环境。去年高温期间，院工会经过调研，及时反映，很快解决了工厂空调问题，为职工创造了安全舒适的劳动环境。
四、职工文体娱乐活动丰富多彩
文体娱乐活动是我院企业文化建设的重要组成部分，也是企业文化最鲜活、最直接的体现。近两年来，我院工会文体娱乐活动丰富多彩，一个个亮点、新点形成了一波又一波的文化冲击，飞豹精神在舞台、在体育场到处闪烁着耀眼的光芒。
一是文艺活动上了水平。中国一航“共享蓝天走进研究院”大型文艺慰问演出，取得了圆满成功。演出规格之高，影响之大，在我院的历史上是少有的盛会。不但受到集团公司、陕西省、西安市和院领导的高度称赞，而且得到了国际著名企业和学者的热情赞扬，更重要是得到了广大职工认同，大家说：“如同中央 ‘心连心艺术团’ 来到了我们研究院。”2005年春节文艺晚会，在短短一个月的时间里，组织调动了120余名演职人员，排练了14个节目，全部都由职工自己演，演自己，非常贴近生活，贴近科研，受到了职工的广泛赞誉。成功地举办了一次轻音乐晚会。这是轻音乐第一次走进研究院，在干部职工中引起强烈的反响，影响深远。同时，参加“共享蓝天”西北片区文艺调演，我院文艺代表队获得表演类二等奖。
二是文化活动上了新台阶。举办了“爱我家园”摄影书画展，有100多幅反映职工生活的作品参展。《美丽的研究院》摄影展，参加了陕西国防科工委举办的《纪念抗日战争胜利60周年书法摄影展》，受到社会各届的好评。参加集团公司政治部举办的“金城杯”一航风采职工摄影大赛，我院工会选送作品41 幅，其中三幅作品分别荣获一、二、三等奖。
三是体育活动走上了经常化。体育活动经常不断，十分活跃。“飞豹杯”排球节、“蓝天杯”羽毛球比赛已经成为职工固定的经常性的体育活动项目，职工参与程度一年比一年广泛、热烈。2005 年“排球节”参加比赛的运动员就有1000余人，羽毛球比赛各分工会都组织了强大的阵容，充分展示了团队的凝聚力。元旦职工越野赛、三八健美操比赛、乒乓球、篮球、老年棒球等体育活动蓬勃开展。去年，组织参加了陕西省领导干部乒乓球比赛，集团公司职工羽毛球比赛，分别获得了团体第四、第六名的好成绩。还开展了与西北工业大学、西飞公司等单位的体育交流活动，提高了我院的社会声誉。
五、工会建设进一步加强
按照省总的要求，建立健全了工会各项制度，编制了工会工作手册，理顺了工作流程，院工会工作开始走上了规范化、制度化的轨道。开展“模范职工之家”活动，涌现出飞豹科技发展公司、蓝天实业公司等模范职工之家。十一室工会获得陕航局“模范职工之家”称号。2005年院工会荣获陕西省“模范职工之家”称号。
去年，我院工会工作取得了一定的成绩，这是院党委、院领导以及各党支部关怀、支持和帮助的结果，是全体工会委员、工会干部、全体会员辛勤工作的结果。
在充分肯定工会工作成绩的同时，我们要看到工会工作还存在着一定的差距。由于我们的工作能力有限，面对困难办法还不够多，工作缺乏主动性，职工文化生活还不够丰富多彩，有些工会职能发挥得比较薄弱，不能适应我院的改革发展的要求。克服这些缺点是工会今后工作最为紧迫的要求。
院工会要认真贯彻职代会精神，增强责任感、使命感和光荣感，勤奋工作，无私奉献，为构建和谐团队，创建和谐工作环境，促进研究院快速发展做出更大的贡献。
二、计划
计划适用于即将开展的工作的设想和安排。
计划具有预见性、可行性和模糊的特点。计划具有保证作用、指导作用和调控作用。计划的种类较多，根据时间和内容一般称为规划、计划、安排、方案、要点和设想。按内容分有学习计划、生产计划、工作计划、科研计划等。
【计划文稿模式】
标题：单位名称＋时限＋内容范围＋计划
开头：①情况概述；②政策依据；③目的和要求；④指导思想及背景。
正文：①目标任务；②措施与步骤。
结尾：①展望和号召；②制定的日期。
【例文参考】
中共XA研究院纪委2006年党风廉政工作计划
2006年党风廉政建设的指导思想是：以“三个代表”重要思想为指导，加强教育，筑牢思想道德防线，坚持“清廉、务实、创新、勤奋”的方针，从严治党，紧密围绕研究院的中心工作，不断推进党风廉政建设，为我院科研经营工作保驾护航。
1.加强教育，筑牢思想道德防线。党风廉政教育是一项经常性的重点工作，各单位领导要予以高度重视，切实加强党风廉政的宣传和教育，院纪委将在院内建立纪检监察宣传网站，扩大宣传和教育效果。同时，结合实际，开展形式多样的教育活动，进行正反两方面的典型教育，筑牢思想道德防线。
2.加强党风廉政制度建设。制度问题带有根本性、全面性、稳定性和长期性。制度好，人不能为恶；法制严，人不敢为恶。要以干部廉洁自律为主要内容，逐步建立健全党风廉政各项规章制度，使研究院一切活动都受到法规制度的监督和约束。
3.落实党风廉政建设责任制。各级党政主要负责人对其职责范围内的党风廉政建设总负责，对本单位负有领导、教育、管理、监督、示范的责任。坚持集体领导和个人分工相结合，谁主管谁负责，层层落实，责任到人。建立党员干部廉政档案，廉洁从政情况记录在案。院纪委要加强对责任落实情况的检查考核，向党委提出建议，把党风廉政作为党员干部业绩评定、奖惩、任免的重要依据。
4.严格规定，增强党员干部廉洁自律。严格执行中纪委关于国有企业领导干部廉洁自律的五项规定，认真落实《集团公司企事业领导人员行为规范》和院各项规章制度，加强监督检查，严明党的纪律，认真解决领导干部在作风方面存在的突出问题，增强抵御不正之风和拒腐防变的能力。
5.认真做好违纪违法案件的查处工作。重点查处党员干部严重违反政治纪律、组织纪律和失职渎职等方面的违纪行为。对职工的信访来访积极组织查处，并抓紧查结，维护党在职工中的形象。
6.进一步搞好效能监察工作。重点是对管理中存在的重大问题和薄弱环节开展效能监察，围绕科研、民品、三产、基建以及职工切身利益等实施效能监察。通过监察，发现问题，提出整改建议和措施，堵塞各种漏洞，预防和避免造成不必要的经济损失，为企业的发展清障护航。
7.确保政令畅通。为政不廉是一种腐败，为政不勤也是一种腐败。在研究院发展中对固守陈规，各自为政，弄虚作假的党员干部要加强教育，对戒勉谈话后仍不加以改正的，要给予严肃的组织处理。院纪委要努力营造一种想干事、敢干事、能干事、干成事的宽松氛围，党员干部要戒浮戒躁戒懒，勤于办实事、干大事，尽心尽力，全力推动工作。
我们要以“三个代表”重要思想为指导，认真学习贯彻落实中纪委三次全会精神，坚持教育、制度、监督并重的方针，深入开展警示训诫防线工作，切实加强从源头上预防和治理腐败的力度，为政清廉，为推进我院党风廉政建设做出更大的贡献。
二○○六年一月五日
三、调查报告
调查报告适用于记载调查成果的书面报告。
调查报告不同于工作报告。调查报告的主要特点：一是对事件进行本质的分析和评价，从中总结经验教训；二是典型引路，为指导工作服务。调查报告必须经历调查、研究、整理三个环节，最后形成书面材料。大体可分为综合调查报告和专题调查报告两大类。
【调查报告文稿模式】
标题：关于＋内容＋问题＋调查报告
序言：①交待调查时间、地点、目的、对象、范围；
②概述调查的主要内容，主要收获；
③交待调查工作的背景以及通过调查所获得的结论。
正文：①事件过程，反映具体情况，分析研究；
②查清事实，说明问题性质、程度和看法；
③得出结论，提出建议。
结尾：①补充说明有关事项；
②总结全篇，深化主题。
【例文参考】
CM公司关于农民工状况的调查报告
为解决农民工问题，公司工会从七月十二日至八月二十六日，在农民工相对集中的民品公司、物业公司、餐饮公司进行了重点抽样调查。调查共发出问卷表320份，收回285份，召开座谈会18场次，个别走访56人次。通过这次调查使我们进一步了解了农民工的基本情况和存在的主要问题，并对解决农民工问题提出了建议。现将调查情况报告如下：
一、农民工的基本状况
公司农民工主要集中在民品、物业、餐饮、建筑等行业。据统计， 2006年底，仅公司从业农民工就达600人次。多年来，他们兢兢业业，辛苦劳作，在为自己赚钱的同时，也为公司的经济发展做出了积极贡献，成为企业建设中不可忽视的一支重要力量。
农民工的现状，从调查情况来看，文化普遍很低，小学文化程度241人，占问卷调查人数的84.5%；绝大多数农民工没有基本的技能，未经过一项技能系统培训的人，占问卷调查人数的96.8%，怀一技之长的仅占问卷调查人数的2%，且绝大部分技能单一，如砌墙、木工、酒店服务等专业，大部分只是在从事脏、累、苦、险等简单劳动前参加了临时性的应急培训。