公文千篇一律，缺乏新意的现象屡见不鲜，其中有个重要原因恐怕就是句式单调、呆板、枯燥、乏味，束缚了拟稿人的思维，事实上，句式与实际结合得越紧，运用的句式就越活泼、越具体。例如，“研究院的共产党员平时能 ‘看得出来’，需要时能 ‘站得出来’，关键时能 ‘豁得出去’。职工说：‘先进性看得见，摸得到，我们信服’。”运用口语话的语言，语气丰富多彩，语速跳跃，句式灵活，很有特色，充分表现了研究院在保持共产党员先进性教育中取得的成果，显得极为活泼、自然。
公文句式还要讲究一定的节奏感，古人说： “作则奏之，节则止之”。节奏就是指语言的抑扬顿挫。
公文拟稿恰当地运用句式的强弱、长短等节奏，可产生一种旋律美。例如，胡锦涛《在全党大力弘扬求真务实精神，大兴求真务实之风》中这样批评形式主义，“邓小平同志突出强调，世界上的事情都是干出来的，不干，半点马克思主义都没有，要坚决制止追求表面文章，不讲实际效果、实际效率、实际速度、实际质量、实际成本的形式主义，杜绝说空话、说大话、说假话的恶习。”其节奏的安排十分巧妙，既注意了短语的疏密，又照顾了整齐匀称，长短句错落有致，跌宕起伏，诵读起来，音韵铿锵，琅琅上口，充分显示出语言的震撼力量。
由此可见，不同的句式，其表达作用和表达效果是不同的。在公文拟稿时，拟稿人如果都能以自己的生活经验为依据，根据表达需要，合理地、恰当地活用句式，就能获得最佳的表达效果。
四、应掌握的几种表达技巧
在事实的基础上，拟稿时大胆运用文学表现技巧，能收到充分表达公文主题思想的效果。公文常见表达技巧有以下几种。
1.巧用省略号
指在拟稿时根据语境有意把可推知的内容用省略号表达。运用省略号可使公文言简意赅，意蕴深远。
公文拟稿使用省略号，首要条件是必须预先提供特定的语言环境，有据可依，不言自明；否则，就会使人一头雾水，不知所云，而且还会产生歧义。省略号在法定类公文中一般较少使用，而在常用公文类运用得较多，如领导讲话、典型材料、工作简报等文稿。
省略号只能是当所要表达的某一内容难以尽述或不必尽述或不必明述时才使用。例如，邓小平在总结建国几十年的经验和教训时指出：“制度不好可以使好人无法充分做好事，甚至会走向反面……不是说个人没有责任，而是说领导制度、组织制度问题更带有根本性、全局性、稳定性和长期性。”省略号所替代的内容是难以尽述的，而受文者又能“思而得之”，收到了“言有尽而意无穷”的表达效果。
再如，研究院报告科研人员进行高低温试验的情况时有这样一段文字：“高低温舱高温50℃，低温室－40℃，测试人员在试验舱一呆就是好几个小时……从高温状态出来，个个大汗淋漓；从低温状态出来，人人鬓发凝霜……”为何要在试验舱呆那么长时间？测试人员从高低温舱出来冷热交加后又怎样呢？这些内容作者只字不提，而是巧妙地用省略号取而代之。省略掉的内容，根据所提供的语境我们完全可以想象得到。这样处理，真是匠心独运，神来之笔。
2.正话反说
就是通常所说的“说反话”。在表达某种意思或说明某个问题时，不从正面写出，而在反处着笔，用同本意相反的词语或事物来表达本意。如要肯定什么，却用否定的形式来表达；若要否定什么，却用肯定的形式来表达。
正话反说一般在领导讲话、调查报告中比较常见，例如，毛泽东在《坚持艰苦奋斗，密切联系群众》中运用正话反说法严厉批评争名争利的同志， “为个人的利益而绝食，而流泪，这也算是一种人民内部矛盾。”作者对要表达的意思，不从正面写出，而从反处着笔，用同本意相反的词语强烈地表达了批评之意，“‘男儿有泪不轻弹，只因未到伤心处’ ……他们是男儿有泪不轻弹，只因未到评级时。”幽默含蓄，讽刺辛辣，发人深思。
运用正话反说法要注意分寸感，表达要恰当贴切，既不是要与明白晓畅相对立，也不能与艰深晦涩相等同，而是要追求一种“意在笔先，神余言外”的意境，要获得一种语简意丰、弦外之音的表达效果。
3.恰当描绘
就是根据内容表达需要，对某一事理作恰当描绘。描绘是文学的一种表现手法，拟稿运用描绘能使公文妙趣盎然，异彩纷呈。例如，《国务院批转国家经委、国务院体制改革办公室关于实行工业生产经济责任制若干问题意见的通知》中有这样一段话： “实行经济责任制，目前还处在探索阶段，各地区、各部门要加强领导，要摸着石头过河，水深水浅还不很清楚，要走一步看一步，两只脚搞得平衡一点，走错了收回来重走，不要摔到水里去。”这是一份政策性极强的文件，拟稿人却运用漫画式的笔调，对探索阶段实行工业生产经济责任制给予充分理解并作充分的描绘，不但让人有了底，而且营造出了极为宽松的政策环境，文笔流畅，生动鲜活，深得民意。
4.佳句点缀
就是指在拟稿行文的关键处用佳句来点缀全篇。佳句简练生动，蕴涵着丰富的哲理，闪烁着思想的火花，给人以规律性的认识。陆机在《文赋》中说：“立片言以居要，乃一篇之警策。”这里的“片言”就是指具有佳句性的语言。
公文常常需要一些言简意丰、含义深刻的佳句警句来增强思想性。有没有佳句警句，是判断公文拟稿优劣的重要标准。假如拟稿很有文采，里面又有一些叫人称道的好句子，即使内容稍差一点，也会得到领导的认可，顺利成文。
公文用佳句点缀全篇比较常见，例如，“立党为公、执政为民”；“谦虚谨慎、戒骄戒躁”；“发展才是硬道理”等。如毛泽东在《为人民服务》中这样写道：“人总是要死的，但死的意义有不同。中国古时候有个文学家叫做司马迁的说过：‘人固有一死，或重于泰山，或轻于鸿毛。’ 为人民利益而死，就比泰山还重；替法西斯卖力，替剥削人民和压迫人民的人去死，就比鸿毛还轻。张思德同志是为人民利益而死的，他的死是比泰山还要重的。”这是一段寓含哲理的语言，经这么一点缀，文章顿时神采飞扬，余韵无穷，引人深思，油然对张思德产生崇高的敬意。
5.变换角度
就是对同一个问题从不同的角度来表达。“横看成岭侧成峰”，换角度，是一种创新，是一种智慧。香港、澳门问题不能不说是一个难题，邓小平同志从另一角度思考，提出了“一国两制”构想，实现了祖国的统一，使“久别家门的孩子又回到了母亲的怀抱”。
拟稿换角度不仅是可行的，而且是必要的。对公文来讲，只有换角度，才能有新意；只有换角度，才能化平淡为波澜。比如职代会报告，一般模式都是回顾总结、安排工作、提出措施三段式，如果不换角度就会年年一个模样，老生常谈。
职代会报告中，方方面面的工作都必须要提到，避免雷同的唯一办法就是变换角度。同样的问题看似老生常谈，变换一个角度就光彩夺目。例如，研究院2005 年职代会报告就打破了三段式拟稿的固定模式，变换角度，全文分为六个部分，一是激情奋战，快速发展，成果丰硕的一年；二是把握千载难逢的机遇，迎接严峻挑战；三是抓住重点，全面完成飞机型号研制任务；四是调整改革，实施分业经营；五是改进业务流程，管理实现网络化；六是弘扬飞豹精神，推进科研文化建设。条理清晰，既贴近科研实际，又富有新意，令人耳目一新。