外交部发言人主要由外交部新闻司主要官员担任，主要负责就中国外交政策和中国对外关系、国际问题发布新闻和阐述立场，对外国常驻记者和临时来华外国记者采访给予协助，负责外交部网站建设等。新闻司目前有七大处：美大欧洲处、亚非拉处、外国记者新闻中心处。新闻发布处也称发言人办公室，是发言人的日常办事机构。该处主要负责组织记者招待会，处理与记者招待会和电话回答记者提问等有关的具体事务。该处现有十来个工作人员，每次记者招待会都由他们协助外交部发言人组织和准备。每次记者招待会结束后，工作人员都要将答问情况整理成文并翻译成英文上网。除了一周两次的记者招待会外，其他时间工作人员以发言人名义电话回答记者提问，常被外电称为“一位不具名的外交部发言人”。该处还负责为领导人出访和记者招待会准备口径，即针对有关国际问题和敏感问题应该如何表态。
外交部记者招待会代表着国家和政府的声音，在维护国家利益、捍卫国家主权方面起了重大的作用。如美国多次指责中国的人权状况，外交部新闻发言人均进行了坚定的回应。同时，外交部记者招待会还与中国普通民众的活动连在一起，合宜、得体地向国际社会解释其活动发生的原因并表述政府的态度。外交部发言人通过外交部记者招待会，阐释中国政府的政策主张，在国际事务中维护国家和人民的根本利益，展现中国公正、民主、和平和进步的国家形象。
三、聚焦：“两会”记者招待会
在中国的记者招待会中，最重要的是“两会”（即全国人民代表大会和全国政协委员会议）记者招待会。“两会”每年召开一次，会议期间举行记者招待会，通常安排政府官员和有关人士向记者介绍情况，并回答记者提问。这已经成为“两会”对外开放的显著标志之一。
从全国人大和全国政协五届一次会议到六届一次会议，我国实现了历史性的伟大转变。在这个大背景下，全国人大和全国政协召开换届的会议，自然引起了海内外众多媒体的广泛关注，不少境外媒体都希望能够到北京采访。为了使众多媒体和国际社会更好地了解中国，了解中国人大和中国政协在社会主义民主政治建设中所起的重要作用，“两会”秘书处决定扩大“两会”的对外开放程度，在全国人大和全国政协六届一次会议召开之前，分别举行新闻发布会和记者招待会，并邀请和欢迎港澳台和外国新闻机构派记者采访“两会”。此举受到境外新闻机构的普遍好评，认为这是中国实行对外开放方针的有力举措。1983年6月4日，上午，“两会”首任新闻发言人-六届全国人大一次会议副秘书长曾涛、全国政协六届一次会议副秘书长孙起孟，分别受各自会议秘书处的委托，同时向中外记者发布了关于召开“两会”的新闻。自那时起，“两会”新闻发布会制度一直延续至今。
总的来看，“两会”期间举行的记者招待会，有个由少到多，不断发展的过程。1980年“两会”期间，只举办了一次记者招待会，由全国人民代表大会常委会副秘书长曾涛举办，对会议所要讨论的问题和日程作了说明，并宣布驻京的外国使节和外国记者可以参加大会的开幕式、闭幕式和另外两次全体会议。1986年“两会”期间，由新闻发言人曾涛举行的中外记者招待会增加到4次。到近几年的“两会”，全国人民代表大会方面的记者招待会平均每年5至6次，全国政治协商会议方面的记者招待会平均每年2次。“两会”召开的时间一般为10至15天，期间大约安排6至7次，或7至8次中、大型记者招待会。两会期间，最有吸引力的是总理答中外记者问的大型记者招待会。记者参加人数总是在该届“两会”记者招待会中最多。朱镕基总理答中外记者问的记者招待会，参加的中外媒体记者，1998年、1999年、2000年均为600多名，2001年为700多名，2002年为800多名，占当年参加“两会”报道记者总数的1/3左右。另外，两会期间还有一些别开生面的记者招待会。十五次全国代表大会期间，五位劳动模范的记者招待会吸引了众多中外记者。《人民日报》对这次记者招待会进行报道，并作为一版头条推出。
四、完善：新闻发布制度建设
1983年4月23日，中国记协首次向中外记者介绍国务院各部委和人民团体的新闻发言人，正式宣布我国建立新闻发言人制度。这是我国的新闻发言人制度的开始。它是在当时改革开放的形势下，为满足中央政府对外宣传的需要建立起来的。1983年下半年，国家统计局、外经贸部、国台办等部门的新闻发言人逐渐走到前台。1988年，中央进一步明确要逐步建立和完善新闻发布制度，新闻发布工作从此进入了制度化建设阶段。20多年来，我国新闻发言人制度基本局限在中央一级人民政府。近年来，由于“非典”事件的爆发，中国政府机构充分认识到记者招待会对于稳定社会的意义，更加注重完善新闻发言人制度，使记者招待会逐渐成为权威信息的来源、公众关注的热点和媒体报道的焦点。自此，各级地方政府纷纷开始设立新闻发言人。目前，在新闻发言人的遴选上，各国政府尚未形成共同标准。比如，美国的总统发言人由总统本人亲自选定，加拿大的警方发言人是对社会公开招聘，而我国的新闻发言人则是由各级政府部门的负责人担任。
新闻发言人制度由三部分组成：最高层次是国务院新闻发言人，由国务院新闻办组织对外发布我国大政方针或重大新闻；第二层次是外交方面，由外交部新闻发言人发布，由外交部新闻司人员担任发言人，只发布授权发布的内容；第三层次是国务院各部委和人民团体的新闻发布，由各部委办公厅或政策法规司人员担任发言人，发布会由中国记协出面组织协调。国务院新闻办举行的记者招待会通常有港澳台及国外驻京共190多家新闻机构、300多名常驻记者出席。出席国务院新闻办记者招待会的各部门负责人或发言人都是政府高官，在发布信息、介绍情况、说明政策与解疑释惑等方面都具有很强的权威性。
2001年1月17日，国务院新闻办公室主任赵启正在记者招待会上说，2000年国务院新闻办举办记者招待会40次，2001年国务院新闻办将每周举办一次中外记者招待会。2004年12月28日，2003年12月28日，国务院新闻办公室首次公布了国家机关现有全部新闻发言人的名单和通讯联络方式。这份名单上共有75位发言人，涵盖了外交部、国家发展和改革委员会和公安部等62个已经建立起新闻发布制度的国务院部门。赵启正宣布，今后每年都将公布新闻发言人及其工作机构的通讯方式，国家安全部、国防部等少数尚未确定新闻发言人的部门，国务院新闻办也将尽快确定并公之于众。这一举措在很大程度上保证了政府传播的信息是公众想知道的，而不单只是政府想宣传的。一旦发生了和这些部委有关的突发事件，任何一个记者都可以在第一时间联系到该部委的新闻发言人，方便了政府、媒体与公众的沟通。
如今，国务院新闻办现代化新闻发布厅的启用使记者招待会现场实现了同步上星和全球直播，出现了千龙网、凤凰卫视、路透社等家媒体的同时现场直播。上海市政府新闻发布厅设127个席位，后排有宽敞的摄影、摄像工作台，用于网络和电台直播的工作区，还设多媒休放映、同声传译设备和记者工作室、休闲区，为记者招待会发展提供了必要的技术手段。境外记者曾赞扬中国记者招待会中、英文电视直播和网络直播的方式。德国某杂志的总裁和记者对赵启正说：“你们的电视台直播部长讲话，这在国际上也是鲜见的。直播风险很大，说错了即是政治风险，大多数人是不肯的。”