第四节对话方式：交流特性
政府记者招待会既是政治传播的过程，也是一个人际传播的过程。除了考虑政府的宣传动机和媒体的传播目标外，政府记者招待会还应该兼顾两者之间、两者与公众之间的交流。政府记者招待会的一个必要环节，就是政府官员与媒体记者的现场对话，这种对话联系着媒体受众以及其他公众的心理期待。在这一意义上，政府记者招待会是以人际传播方式达到大众传播效果，具有浓厚的交流特性。
一、人际传播的情感交流
情感是人们对待客观现象的肯定或否定的主观态度与心理反映。它有效地促进了人际传播中人们之间的理解与交流。新闻是把新近发生的信息事件，通过媒体传播给受众并产生舆论反应。这一作用的发挥大多是通过打动受众的情感来实现。政府记者招待会的问答是以人际传播的形态传递新闻潜信息的过程。政府官员和媒体记者在设定记者招待会的议程时，在问答现场双方的互动交流或交锋对立中，以及会后在选择、过滤记者招待会信息并将其制作、加工成新闻作品时，不可避免地都带有个人的情感色彩和价值取向，并将其作为潜信息附带传递给媒体受众。在这一过程中，政府官员和记者对政府信息的采集、加工与传播，势必伴随着人的一系列复杂情感变化，而受众在接受政府信息时，也会凭借自己的情感积累，以一定的审美标准去判断和感受，并做出与之相应的情感反应。从这一意义上说，情感因素决定了受众的接受。
在政府记者招待会上，政府和媒体在信息传播上显然居于主导地位。但这并不意味着可以忽视受众的情感因素。政府和媒体虽然控制和主导着政治信息传播的全过程，却不能无视受众的能动作用。他们只有注重受众的情感反馈，建立起良好的信息交流系统，才能更有效地控制政治信息的传播过程，实现政治传播和组织传播的目标。受众是新闻传播的对象和归宿。然而，新闻传播的双向性决定了受众也是能动性主体，是积极的信息需求者和信息反馈者。政府记者招待会通常集中了来自世界各国的媒体记者，因此，在问答互动的过程中，存在着面对国际媒体背后的国际受众的问题，这便涉及到跨文化交流的审美意识差异。但是，不同国家、民族和地区的媒体受众在新闻审美心理上有许多相似甚或相同之处。这种审美感受上的相似或相同，或说是审美情感的共鸣，可以为受众之间跨国界、跨文化的情感交流提供沟通渠道，并增进相互的理解和情感交融。当政府记者招待会上问答双方的个人魅力展现出来，各国受众也就迅速获得相同或相似的情感震撼和思维启迪，从而达到政府记者招待会对外传播的目的。
从表象分析，政府记者招待会的问答似乎仅仅存在于信息事件向媒体环节流动的单一、短期过程中。然而，从深层次看，政府记者招待会中情感因素的重要性，决定了问答双方应该尽可能考虑到受众对政治信息的理解，尤其是受众主观情感的能动性，尽可能平衡信息发布者、传播者和接受者的位置。随着社会的进步，今天的受众正在逐渐由被动接受转向主动参与，鉴别能力、审美能力都在加强。政府和媒体应该顺应这一趋势，以受众的情感接受为重要参照，以受众的心理需求为根本取向，从接受的角度为政府记者招待会积极地注入情感的魅力。
二、问答现场的语言交流
交流是人类交往的基础，意指与他人共享观点和感受的能力。人类交流是处于某种关系、群体、组织和社会中的个人向环境，或相互之间发出信息和进行反馈以便与之适应的过程。交流可以使人与人、人与社会以及人与自然之间进行各种形式的联系，进而派生出多种特殊用途，如引导舆论、开展宣传、传播信息等。政府记者招待会的一大目标是沟通协商、对话与交流。通俗地讲，就是上情下达、下情上达。这一点在问答机制上表现得甚为明显。政府记者招待会是现场对话的人际传播，需要双方具备统一的或大体相近的语言符号系统进行交流。因此，政府官员应该注意培养自己的新闻素养，从而确定表述新闻的方式，以及如何对新闻事件发表评论。
政府官员在回答记者提问时应尽量简洁，使人容易理解和记住。1991年9月8日，基辛格在北京出席研讨会之后，对时任外交部新闻司司长的吴建民说：“你接受记者采访千万不要长，因为长了，你给记者的选择余地太大，你想要他报出的东西就报不出去了。”基辛格的回答经验完全可以移植到记者招待会中。语言简洁性的缺失，使重点的陈述被淹没在非重点的话语中，致使政府部门的重点工作很难被有效报道，记者招待会的议程设置也很难达到预期的目标。当然，简洁不完全等同于简单、简短。
政府官员在表态时应注意把公文语言转化为媒体语言。政府记者招待会是政府官员与媒体记者面对面的直接交流。媒体有自身的新闻语言，而政府官员若想成功引导媒体，需要掌握新闻语言的特质，将政府信息以通俗、简洁、生动的语言进行传播，从而引导媒体制作有利于政府的标准新闻成品。这种语言的共质性往往更能拉近回答者与提问者的距离，成为政府与媒体良性互动的前提；2006年3月27日，教育部新闻发言人王旭明在新闻发布会上，宣布了教育部出台的一个关于“清退40万中小学代课老师”的政策。当天晚上，他接到清华大学新闻与传播学院副教授史安彬的电话，建议他把“清退”之类的公文语言改为媒体语言。随即，中央电视台《新闻周刊》出现了王旭明的镜头：神情严肃、冷漠。主持人白岩松点评说：“在本周出现了两项冷冰冰的政策，一个是石油升价，没有跟社会广泛打招呼；还有一项就是教育部要清退代课教师。”网络上也批评声不断，不仅批评这项政策，也批评了王旭明在新闻发布会上的表现和措词。记者招待会是面向媒体和公众的一种沟通机会，如果能把枯燥、晦涩的公文语言转化为劝说、温情的媒体语言，将更能为公众所接受。所以，政府官员不要只会在记者招待会上一板一眼地宣读文件和政策，而应该学会使用媒体语言进行生动解读。湖北省十堰市的市长在香港举行记者招待会。招待会上，有记者问道：“为什么二汽的核心企业都搬到了武汉？”市长解释说：“我们是送二汽上大学。它在我们那里上完小学中学，现在送去武汉上大学。”第二天，香港媒体刊登这一新闻，标题就是“送二汽上大学”。
政府官员在发布信息和发表言论时尽可能地不要使用专业术语。当应答的内容涉及到专业术语，如科技术语、金融行话、医学名词等，政府官员应该予以解释，并尽量举出实例，做到语言的通俗性和大众化，起到简约清晰、明白晓畅的效果。有时，专业术语很难达到预期的沟通效果，反而增加了更多的误解。2001年12月，发生了中国消费者怒砸奔驰汽车的“砸奔事件”。奔驰公司新闻发言人使用了大量汽车制造的专业术语，让媒体记者和消费者难以理解，不仅没有缓和矛盾，反而使冲突不断升级。在记者招待会上，政府官员代表政府解说公共政策，在相关专业领域或政策领域可以说是通晓业务的准专家。不过，有些政府官员在应答时往往习惯使用专业术语，将问题表述得过于技术性，也就显得晦涩难懂。
政府官员和媒体记者要考虑到国际受众的需要，把本国的习惯用语转换为国际通用的概念进行表述。在人际沟通过程中，有可能产生“完全特殊”的沟通障碍。“完全特殊”意指这种障碍与沟通渠道以及使用的符号无关，而是由社会、心理或文化差异造成的。在有外国记者参加的记者招待会上，为避免自己与外国记者因跨文化差异带来的障碍，政府官员需要把一些本国的习惯用语用国际通用的概念重新表达，如“中国立场，国际表达”。政府官员不能只说中国式套话，而应该使用外国记者与国际受众能理解和接受的语言。比如，中国官员经常讲“领导”一词，但境外媒体很难在新闻用语中进行表达，因为在境外，官员就是官员。在回答记者的提问时，回答者应该尽可能地使用简洁明白的语言，隐蔽地设定和规范出需要媒体传播的核心内容，巧妙控制媒体报道的发挥空间，从而达到更好的传播效果。如，“加深了解、增进友谊、发展合作、促进和平”这样的词句，翻译成外语很可能冗长难懂，面对外国记者时，政府官员可以改为“友谊、合作、和平”这种简洁有力的词汇。
政府记者招待会现场问答需运用语言交流完成。因此，问答双方对影响语言交流的相互关系（如职业、地位与角色）、外界环境（如语境、场合与情景）以及交流要素（如时空、对象、方式与目标）等方面都应有充分的考虑。同时，在接受美学理论的基础上，可兼采信息论中有关冗余信息、受众反馈等理论，在问答交流中予以合理利用。更重要的是，双方在问答过程中，必须遵循语言交流的两大基本原则，即合作原则和礼仪原则。其中，合作原则包括数量原则、质量原则、关联原则和方式原则，等等。礼仪原则包括得体原则、宽宏原则、褒扬原则、谦虚原则和一致原则，等等。唯有如此，基于问答方式进行的政府记者招待会，才会接近双赢或多赢的交流目标。
政府记者招待会的问答程序确实为媒体提供了一种与政府对话的机制，而对问答机制的完善是推动政府记者招待会良性发展的动力。媒体应该代表公众的立场向政府官员提问，而政府官员在记者提问面前不能随意回避和隐藏相关信息。这一过程实际形成了政府与公众的对话，而媒体则起到沟通政府与公众的桥梁作用。在这一过程中，公众通过媒体提问表达对政府的疑惑、意见或建议，政府借此修正自己的政策，满足媒体公众以及社会公众的信息需求和政治诉求。具体说，现场上发挥主动性必须包括政府官员和媒体记者两方。如果只有政府官员的发言权而没有媒体记者的提问权，政府记者招待会的议题的深度就很难得到发掘；如果记者提问后政府官员不予回应或回应不当，就会使政府机构的公众形象受损，记者招待会也很难达到预期目标。只有双方积极交流，政府官员才能更充分、更完整地传播需要发布的信息，记者才能得到出更丰富、更全面的新闻素材，而公众也才能更多、更准确地获取他们想知道的信息。纵观各国的政府记者招待会，一个突出的问题在于交流性不足，总的来说还是以政府官员的应答为主，而记者提问机会有限，且很难有机会进行追问、反问或较深入、多层次的提问。
综上所述，通过记者招待会这一国际通行惯例，我们可以更加充分地与国际主流媒体建立联系和沟通，减少由于国际传播中因信息不公开、不透明而造成的不确定性因素，消除跨文化传播中由于制度不同和文化差异而产生的疑惑和误会，并通过有效、有序和有利的国际宣传加强和改善我国的国家形象。目前，我们在利用记者招待会引导报道、调控舆论方面，已经积累了一些自己的经验，但与记者招待会制度比较完善的西方国家相较，其发布制度、传播手段、发布方法和回答技巧还显得不够成熟和丰富。因此，我们应当努力借鉴其他国家的先进经验，取其精华、去其糟粕，尽量充分地为我所用。