因工程合同经常牵扯拖欠工程款或赔偿事项，在合同预算和结算期间，一定合同索赔管理。工程索赔一般分为工期索赔和费用索赔，有业主与总承包商之问的索赔，也有总承包商与分包商之间的索赔。无论哪一方希望提出索赔，其索赔请求均应在合同约定的时间内、以合同约定的形式提出并提交索赔相关文件，索赔相关文件一般包括索赔通知书、索赔文件。其中索赔通知书是指在合同约定的时间内向对方发出的表明己方要求工期或费用索赔意向的通知；索赔文件则是在索赔通知书发出之后，在合同约定的时间内向对方发出的完整详细的索赔材料，一般应包括以下主要内容：①索赔信：一封致对方或其代表的信函，信函中应说明索赔事件发生的原因，列举索赔理由，提出合同索赔金额与工期及附加说明。②索赔报告：列举索赔的核心内容，详细说明合同索赔的事实和理由，说明索赔的合理合法性，简要列出损失计算和要求赔偿或补偿的金额和工期等。③索赔金额和索赔工期的详细计算书与证据，根据合同约定的方法计算索赔金额和索赔工期。
在我们的总承包项目中，项目经理是工程索赔的第一责任人；项目控制部是工程索赔的执行部门，在项目经理领导下负责监督合同履行情况，及时确认工程索赔事项并向项目经理汇报，指导其他部门搜集和汇总工程索赔的证据，按照合同约定的时间发出工程索赔通知和索赔文件，接受并处理对方发出的索赔意向、通知和索赔文件，参与各项工程索赔谈判，办理工程索赔的其他具体事项；项目施工部、财务部、安全质量部、物资部、设计部、信息综合部是工程索赔的协助执行部门，重点是协助控制部搜集工程索赔证据，参与与本部门有关的工程索赔谈判。
8.是合同关系确立环节。合同没有正式签订生效，就意味着双方的权利义务关系尚未确立，不得准许对方在施工现场进行合同范围内的任何工作。但是在实践中，一些项目领导和部门负责人为了图省事、讲义气、攀交情、谋私利，还仍然采用口头委托等方式下达任务，待工程完工后再按实际发生费用补签合同，这样的合同不但根本起不到任何约束作用，还给外界留下了项目管理不规范的不良印象，既容易造就腐败的温床，给不法分子造成可乘之机，也会使企业蒙受程度不同的经济损失。更有甚者，有的当事人为了获取不正当利益，在签订合同时，往往就同一项目再签订一份或者多份与合同价款等实质性内容不一致的合同，这就是我们通常所说的“阴阳合同”。待工程实施起来，一旦涉及到经济利益，双方必然会导致工程纠纷的发生。
9.合同争议的处理。无论是因索赔引发的争议，还是合同执行过程中其他因素引发的合同争议，各方均应首先采用协商、调解方式解决。协商或调解能够达成一致时，应依合同订立程序订立书面协议。协商或调解不能达成协议时，可依合同约定进行仲裁或诉讼。当合同发生重大争议时，项目部应将争议事项及时以书面形式通知公司控制部、法律顾问和财务部门，同时应迅速收集有关证据，会同以上部门及时提出争议处理方案，并向公司分管领导报告。在方案批准之前，按照合同规定应按期给予回复的文件，项目部应组织予以答复，重大事项的回复须经公司分管领导事先审查。
企业作为社会经济生产单位，其所有的契约行为都是严肃的法律行为，因这种法律行为产生的所有法律风险最终都会造成经济风险。因此，要做好合同管理，除了要强化制度约束和过程监控，最好规范做好以上九个环节。
§§§第六节 合同管理流程文件及流程图
在企业经营过程中，签订的合同众多，但是合同流程和管理原则相同。在日常管理中，可参照以下流程图制定适合本企业的合同管理流程图：
一、派遣公司劳动合同管理文件及流程图
1.签订劳动合同：派遣公司与派遣人员签订劳动合同。
（1）用工单位开具《劳务租赁介绍信》；
（2）派遣人员填写《人事档案信息采集表》；
（3）派遣人员填写《养老保险登记表》一式二份；
（4）派遣人员提供一寸相片6张，身份证、户口簿复印件一式二份，银行存折号。
（5）派遣公司与派遣人员签订《劳动合同书》或《再就业合同书》；
（6）《劳动合同书》或《再就业合同书》一式三份，经劳动部门鉴证，派遣公司、用工单位、派遣员工各一份；
（7）派遣人员持介绍信到用工单位报到；
2.劳动合同的解除：
（1）合同期未满，派遣人员个人提出辞职或用工单位提前解聘；
（2）派遣员工持《解除派遣员工关系办理单》一式三份到派遣公司办理解除劳动关系手续；
（3）派遣员工持《解除劳动合同证明书》到派遣公司办理社保关系及人事关系的转移派遣员工持《解除派遣员工关系办理单》到派遣公司办理求职登记；
（4）派遣公司分析解聘原因，进行职业培训，推荐就业。因用工单位原因提前解聘的派遣人员予以优先推荐就业。
3.劳动合同的终止：
（1）劳动合同期满或者当事人约定的劳动合同终止条件的出现，劳动合同即行终止；
（2）派遣员工持《终止劳动合同证明书》到派遣公司办理社保关系及人事关系转移；
（3）派遣员工持《终止劳动合同证明书》到派遣公司办理求职登记；
（4）建立《派遣人员就业信息库》、《派遣人员个人业绩档案》；
（5）派遣公司分析派遣人员解聘原因，进行就业培训后推荐就业；
4.劳动合同的续签：
（1）劳动合同期满，用工单位与派遣人员双方同意续延劳务关系的；
（2）用工单位开具《劳务租赁介绍信》；
（3）派遣公司发出续签《通知书》；
（4）派遣公司与派遣人员签订《劳动合同书》或《再就业合同书》；
（5）《劳动合同书》或《再就业合同书》一式三份，经劳动部门鉴证，派遣公司、用工单位、派遣员工各一份；
5.派遣人员人事档案、人事关系的管理：
（1）档案的调入；
（2）派遣人员的毕业就业审批、落户。
§§§第七节 同的保存及销毁
在合同履行完毕或合同的权利义务终止后，企业的项目部或有关部门应按档案管理部门规定的分类形式格式标准整理合同档案，并按档案管理要求的时间及方式移交本档案部门归档保存。
一、合同档案的内容
合同档案一般包括：
1.背景材料；
2.当事人主体资格及资信等证明文件；
3.合同审查意见书；
4.合同正本（含附件）；
5.授权委托书正本；
6.履行、争议解决情况的说明；
7.合同变更、解除的相关文件；
8.合同双方的往来电函和协商记录；
9.其他与合同有关的文件。
二、合同的保存
企业签署的合同文本除了及时报企业对口业务部门备案外，均应交由项目部业务对口部门负责人集中保管留存，并向项目部财务部门提交一份原件作为付款依据。其他任何人包括项目经理在内，不得保管任何已经签署生效的合同文本，以避免有关人员违规操作、业务部门情况不明乃至合同丢失、违法违纪等不良现象给项目部和企业带来的被动局面。某公司就曾发生过项目经理与材料供应商签署合同后，将合同文本长期私自存放，一直不与业务部门见面，结果造成了文本丢失。该经理中途调离后，也未对此事进行通报和补救。工程竣工后，公司其他人员在毫不知情的情况下，被合同对方抓住漏洞、告上法庭，该公司最终不仅如数赔付了合同价款，而且还支付了数目庞大的违约金和滞纳金，导致项目严重亏损、企业名誉扫地。因此，公司领导和其他业务人员如需调阅合同，阅后必须及时交还合同保管人，不能以任何借口留存。
1.合同管理的考核与激励
企业档案存放保管后不能将之付诸于脑后，不再进行查看。企业有关部门应每半年对各项目部合同管理工作进行一次检查，形成书面检查与考核报告，考核结果纳入奖金考核体系。公司根据公司控制部的检查与考核报告每年至少一次委托外部审计机构对合同管理工作进行审计。
（1）对于有以下情形之一的项目部和个人，公司予以表彰和奖励：
①为公司挽回和避免重大经济损失；
②检举、揭发利用合同进行违法活动有功；
③合同管理工作业绩突出。
（2）对于有以下情形之一的项目部和个人，公司予以处罚：
①不按公司合同管理办法订立、变更或解除合同；
②订立有重大缺陷的合同或无效合同、虚假合同；
③与对方恶意串通订立合同，以谋取个人或小集体利益损害公司合法权益；
④未经授权或越权限订立合同；
⑤发生争议隐瞒不报或擅自处理争议；
⑥擅自放弃权利对公司造成损害；
⑦泄漏合同意向、商业秘密或其他相关秘密；
⑧涉嫌利用合同进行其它犯罪活动的。
企业只有谨慎而行，才能避免风险。
我们回到本章开头的案例，进行解析。
三、合同的销毁
实践生活中，很多企业和个人在签订合同和履行合同中注重合同的保管，但是却在合同履行完毕之后就销毁了，这其实给企业留下了很大的隐患。合同是最有效的证据之一，合同虽然履行完毕，但是法律诉讼时效却一般在两年以上。所以，企业签订的合同一般情况下应当在履行合同后保存两年方能销毁，这样就避免了企业在履行合同后又被诉讼的风险。
案例分析解答：上述案例中，总的归纳起来，主要有以下几个要点：
1.在本公司合同档案中未能找到与对方例行续签的经济合同。