一种既简单又能使人一眼看去就知道酒的存放位置的方法就是在存藏箱上、层架上或酒瓶上做一个清楚的标签。在存放同一种类酒的箱子或层架上放上一张卡片，写明酒的具体细节；在单独分格摆放的酒架上可以给每瓶酒的瓶颈上系一个塑料或纸制挂签进行区分。
另一种对酒架存放的酒进行标签的方法——特别是在藏品种类繁多时更起作用，就是设计一个方格标码系统来表示酒架上的每一个存放位置。比如，酒架的横排可以用字母标示，竖列可以用数字标示。要是有不止一个酒架，还要对每个酒架专门标示。比如有一瓶酒被标注在2B6的位置，即放在了2号酒架的B柜从左上数第6个位置。
如果葡萄酒藏品数量很多，但来源地分类并不多，而且在酒窖里都是按照来源地分类分开存放，那么您就可以采用来源地的名称命名每一类酒架或储藏柜。比如，波尔多B6号位，或者加州E4号位。
窖藏登记册软件
最好的软件是能够提供记录有关信息的模板，而且很容易查询到信息的软件。旁边图示的是由罗伯特·派克编写的葡萄酒咨询和窖藏管家软件。 图中的每一方格代表的是酒架上对应的每一个酒存放位。在这个例子中，彩色圈代表酒的口感计分，金色代表最好的。该软件能够根据很多因素（包括葡萄品种、采收年份、酒的价格等）识别出特定酒以及最佳饮用时间。 最上面的蓝色条框 酒窖里的储藏区 蓝色条框 鼠标点选酒名 绿色方框 酒架的排号 彩色圆圈 每一种颜色代表一个罗伯特·派克评分等级 灰色圆圈 其他的评分等级 空白方框 未被使用的存放位置
记录葡萄酒的窖藏信息
记录窖藏登记册（所谓“窖藏登记册”即是指记录葡萄酒藏品信息的册子，无论这些信息是记录在本子上还是通过电子软件进行的数字化记录）的目的就是让您能够快速掌握自己的收藏明细；在哪能够找到这些酒；以及了解该酒的存货数量。这也是一个您个人对葡萄酒味记录的好机会。
窖藏登记册
格式化的窖藏登记册从基本的实用样式到复杂详尽式有很多种类，可以一本用来记录葡萄酒的采购和存放信息，另一本易随身携带的用来记录酒的口感信息等。在选择或设计窖藏登记册时，请注意给下列信息留足记录空间：
酒名、葡萄的品种、原产国或产区、酿酒商名、命名规则和酒庄名称、年份以及一些酒评家对该酒的评论或评分。
酒的购买细节。包括购买日期；购买地点（直接从酿酒商购买，从葡萄酒代理商购买，拍卖行购买，或是接受礼品）；数量（如果酒瓶非标准尺寸则需要做个标记）；以及支付的价格。
您的葡萄酒窖藏信息。每一瓶酒的存放位置及每一类酒的数量。
饮用记录是最个人化、灵活性的信息。您可以记录下每瓶酒开启饮用的日期时间；对酒的口感评价及（或）打分；酒的熟成信息；饮酒的地点和同饮的人；以及饮酒当时的特定环境和配餐食物。
计算机软件
市面上有很多种酒窖管理类软件，比如可以购买光盘，或从互联网上下载。所有这类软件都是基于电子数据表格式，表格上可以记录酒的信息，并提示您如何填表。有些软件内还建有链接对应葡萄品种表及一些知名的酒评家的评论记录。您也可以定期购买葡萄品种的更新信息并录入到自己的系统中。在决定购买何种软件前，应先从互联网上下载一个试用版尝试，再决定是否购买这是一个不错的方法。
窖藏诀窍
不要把您的窖藏登记册或者是记录有酒收藏信息的电脑（或打印出的文件）和酒放在一起。在酒受到损失或遭窃时，很重要的就是立刻找到登记册。若放在一起，登记册也有可能受到和酒一样的损害。如果遭遇失窃，登记册很有可能和酒一起被窃走。
如果打算购买一本格式化的登记册，理想地选择是那种能够容易更新记录的活页式记录册。
如果您打算自己编写记录数据库或程序单，那么在输入数据前请先确保软件查询功能方便，以便数据可以容易地导出。
常见问题解答
如果您已严格遵照原则，为葡萄酒储藏创造了理想的环境，现在就可以高枕无忧了。接下来，可以想象一下自己开启一瓶熟成完美的葡萄酒的美妙时刻。但是，我们也要对一些难以预测、尽管不是经常发生的情况做到未雨绸缪，并了解如何尽快亡羊补牢，比如遭盗窃、酒窖被洪水淹没、出现昆虫肆虐等情况。
环境参数出现问题
要想使酒藏品正常熟成而不受损害，那么至关重要的是严格监视酒窖内环境的温度和湿度，并注意光亮水平。定期读取温度和湿度数据并将其清楚记录在案，这样即使真有问题要发生您也能够预先估计到。那么，您需要关注些什么呢？
警示信号
潜在问题
葡萄酒储藏品有可能受到很多问题的影响，比如酒瓶竖直摆放，原装纸板酒箱直接堆砌在地板上，以及用纸包裹酒瓶等都会对葡萄酒有潜在影响。
通常，当我们看到酒受损的情况已显而易见时，往往这种损害已持续很长时间而且损害已无法挽回。如果在您的葡萄酒藏品中看到下列的任何不利信号出现，需立即挽救那些尚未被破坏的酒，并即刻调整酒窖的环境：
酒瓶封口出现渗漏或者封瓶塞和酒瓶口之间出现扩展的间隙，即出现损耗表明葡萄酒已开始蒸发，可能面临氧化的危险。这种情况也许是由于酒窖里过高的温度所致；也可能表明酒窖环境湿度过低，特别是出现封瓶塞干燥萎缩时。
封瓶塞出现外凸是葡萄酒受冻的信号，即酒的液体受冷将瓶塞顶出。如果酒存放的环境温度确实过低，那么缓慢地提升温度就可以避免酒受到进一步损害。
酒标发霉是环境出现过高湿度的信号。虽然酒本身不会受到损害，但若对这种情况置之不理，霉斑就会迅速扩散并使酒标变得难以辨认，而这将会影响到今后酒再销售时的价格。
颜色不正、变成棕色的葡萄酒表明该酒受到了过强的阳光或灯光的照射；变色或褪色则表明酒被氧化，而酒的口感也肯定被破坏了；采用透明酒瓶封装的白葡萄酒对光照是最为敏感的。
盗窃
价值昂贵的葡萄酒佳酿是窃贼们眼中的肥肉，如果您有大量的备受市场青睐的葡萄酒珍藏品，那么一定要确保您的酒窖里有特殊的安保措施，例如报警防盗门等，而且您还需要确保您的藏品已正确投保。
洪水
当发生洪水时，家里的地下室是最有可能被水淹没的地方，如果您的居住地有遭受洪水危害的可能性时候，一定要将您的藏品放得越高越好，尽可能不要放在地下室或地平面以下的储藏地，而且要确保酒瓶牢固地架在酒架上且离开地面。
一场不太猛烈的洪水并不是什么严重的问题，只要水退后尽快将储藏区的湿度降到合适水平即可。但如何遇到严重的大洪水，那么酒瓶就有可能会被冲离酒架而破碎。洪水最有可能造成的危害是使酒标模糊不清甚至被冲掉。留存一份好的窖藏记录可以帮助您识别每一瓶酒。然而尽管如此，这种酒的再销售价值都要大打折扣了。
虫害
现在已知的是象鼻虫和甲虫会啃掉葡萄酒的封瓶塞，从而影响酒的封存并使空气进入。定期检查酒瓶的封口是否完好无损，并且在酒窖里挂上灭虫装置以避免昆虫可能造成的损害。如果您的居住环境存在这个高风险问题，您完全可以将酒瓶包裹起来。
投保
通常少量的藏品可以作为家庭财产的一部分包含在投保条款中，但是您必须要亲自联系您的保险经理人以明确具体的条款，因为许多保险经理人仅提供火灾和盗窃险，而没有意外损害险。您还需要确定当酒受险时，保险理赔的赔款金额是酒的重新确定的市场价值而不是原始购买价值。
如果您的藏品价值不菲，那么明智的做法是投保专门的葡萄酒保险。专业的保险代理人通常对此有很严格的限制条件，当然您可以放心，因为他们对于收藏都是行家里手。绝大多数的这类投保条款都会要求一个最初价值评估，需要出具购买证明，之后进行通常的价值评估，包括意外损害险在内的投保条款还会要求您的酒窖必须保持适合酒储藏的正确温度和湿度参数。即时更新并详细的酒储藏记录也同样是必须的。如果您无法联系上酒专业保险人，可以向您所在地区的酒瓶销售商或最近的葡萄酒存管仓库询问具体的信息。