书城励志天衣无缝的说话办事
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第4章 不要败在说话上(3)

非常遗憾,科克没有遵守同上司打交道的基本规则:没有把握取胜,别轻易向头儿开战。不过这并不意味应当尽量避免与上级冲突。对一位不甘寂寞的下属来说,至关重要的恰恰不是唯唯诺诺,而是把自己的不同见解恰到好处地向上司表明。而避免矛盾,只能暂时奏效。如长此以往,下属吃不香睡不甜,人格受贬;上司则耳不聪目不明,指挥不当。

如何才能做到既提出异议,而又不冒犯上司呢?以下几条规则对那些想给上司提建议的人有一定参考价值。

(1)选择时机

在找上级阐明自己不同见解时,先向秘书了解一下这位头头的心情如何是很重要的。

即使这位上司没有秘书也不要紧,只要掌握几个关键时间。当上司进入工作最后阶段时,千万别去打扰他;当他正心烦意乱而又被一大堆事务所纠缠时,远离他;中饭之前及度假前后,都不是找他的合适时间。

(2)先消了气再去

如果你怒气冲冲地找上司提意见,很可能把他也给惹火了。所以你应当使自己心平气和。即便你长期积聚了许多不满情绪,也不能一古脑儿抖落出来。应该就事论事地谈问题。

(3)鲜明地阐明争论点

当雇主和他的下属都不清楚对方的观点时,争论往往会陷入僵局,因此雇员提出自己的见解时必须直截了当,简明扼要,能让上级一目了然。

在纽约市财政部门任职的一名科长克莱尔·塔拉内卡很少与上级有摩擦,但并不是说她对上司百依百顺,她会把自己的不同意见清楚明了地写在纸上请上司看。她说:“这样能使问题的焦点集中,有利于上司去思考,也能让上司有点回旋的余地。”

(4)提出解决问题的建议

通常说,你考虑到的事情,你的上级也考虑过了。因此如果你不能提供一个即刻奏效的办法,也应提出一些对解决问题有参考价值的看法。

(5)站在领导的立场上

要想与上级相处得好,重要的是你必须考虑到他的目标和压力,如果你能把自己摆在上级的地位看问题、想问题,做他的忠实合伙者,上级自然而然也会为你的利益着想,有助你完成自己的目标。

领导和下属谈话的艺术

和下属谈话是一种有目的的面对面的交流。谈话的目的一般是比较明确的,可分为了解情况、布置传达、解决纠纷和批评教育几种。对于领导者来说,谈话是设法去造成影响。谈话是领导者的一项基本工作。为了做好这项工作,可参考如下建议:

(1)做好谈话计划

为了有的放矢,在谈话前,必须做好计划。首先要确立谈话的主题,并具体列出要传递、获取或交换的信息。其次是时间和地点的安排。安排好时间有助于谈话过程在时间上进行控制,地点的选择则影响谈话的环境气氛。第三,发出合适的邀请。告知约谈时间、地点和内容,使受邀者有恰当的心理准备。

(2)充分了解被邀谈话者

领导者应对被邀谈话者的脾气、经历、文化等有所了解。领导者还要预估对方对于这次谈话的反应,要多从被邀谈话者的角度着想,以便很好地控制谈话,创造良好的气氛。

(3)确定谈话中应有“友善”成分

友善能使被邀者在心理上缩短和领导者的距离。表示适当的友善,有时会起到奇妙的效果。比如,在批评谈话中,被邀者有一种防御心理,如果领导者在适当时候能给他倒杯水,递支烟,就容易消除他的抵触情绪,从而使谈话达到预期目的。当然,并不是越友善越好,过分的友善连基本原则也不讲,那就会背离谈话的目的。因此,不同类型的谈话、面对不同性格的人的谈话,友善程度是不一样的,事先要确定好你的分寸,并在交谈的过程中把握好。

(4)制造良好的谈话气氛

谈话中要尽量不用录音机或录像设备,若需使用,要事先说明用途。如有第三者在场,要事先做好介绍,说明其在场的理由。对具有秘密性的谈话,尽量选在人少安静的地方进行。此外,还应当使谈话尽可能不受干扰,如突然的电话铃响,或者突然有人推门而人等等。谈话气氛的创造,是使谈话成功的重要技巧之一。

(5)发问的艺术

发问对于谈话相当重要。问题的措辞及发问方式会影响领导者所要获得的信息内容和程度。怎样有效地发问呢?第一,发问应当清楚简短,让对方一听就明白在问什么。第二,不要对问题做过多的解释,否则对方会认为你在低估他的智能。第三,措辞应当配合发问方式,直接性发问应使用明确的措辞,试探性发问则宜使用婉转的措辞。第四,发问的内容与谈话的目的有关,否则容易使谈话主题失控。第五,避免暗示对方作不诚实的回答。第六,不要几个问题同时间提问,否则被问者不知选择哪个先答。

(6)引导谈话

谈话是双方交流的过程,因此,注意引导对方谈话。千万不要自顾夸夸其谈、口若悬河,要让对方发表意见,起到真正交流的目的。

(7)应付不适当的反应

由于不恰当的问答,使被邀谈话者出现一些不适当的反应,给谈话带来困难时,应及时发现,并作灵活处置。要尽量不触及对方敏感和不愿透露的个人私事,伤及他人的话应当少说。领导者要有领导者的风度,避免说粗话,以免使谈话陷入尴尬。在陷入僵局时,可暂时中止谈话,等气氛好转时,再继续进行。向下级通报坏消息的技巧

有些难说的话上司不说是不行的,关键是要委婉、诚恳,尽量减轻对下属的打击。

有时,有些话虽然并不过分,也没有什么不正当的意图,但当上级的还是很难出口。比方说,告诉下级被降职了、解雇了;下级辛辛苦苦拟好的计划书被你否决了;下级向你提出了很好的建议,而你却由于疏忽大意或过于工作繁忙忘记审阅了,下级向你催问时,你该如何回答?

(1)变更计划

首先要说的问题是要更改已经通过的计划,该如何向下级说明?

万万不能对下级说:“不关我的事,都是经理一人说了算,我也没办法!”

这样把责任转嫁给上级,自己暂时没问题了,但部下会对经理产生怨气。或者一旦下级明白你是在推卸责任,肯定会对你产生极大反感,你自己的威信也肯定会降低。

也不应该为了防止下级反对,而用高压手段制止对方开口。这样做会使下级心里留下疙瘩,对上级不满,也会对工作不满,这是最不明智、最不可取的作法。正确的方法应情理兼顾,善意地说服他,才能使下级真正地心服口服,不会丧失工作的积极性。

(2)提案被耽误

上级接受了下级的提案,并且满口答应“看一看”,而过了一段时间后,还没有看。下级希望得到一个完满的答复,而问上级:“那个提案,您看过了吗?您觉得怎么样?”

在这种情况下,应该直率地说:“我现在很忙,实在没有时间细看。不过一周之内一定会给你一个满意的答复!”而且,最好在约定时间之前,主动答复。下级一定会被上级主动的热情所感动的。尤其是当答复是否定时,更应由上级主动加以说明,表示上级的确认真对待他的提案,是有诚意的,而不是草草应付了事。

如果提案需递交给更高一级的领导,而该领导没有明确答复时,最好能说明,自己已经递交给了上级。

(3)降级通知

加利福尼亚的一家工厂的老板,在讲到他所知道的一个讲话极讲究策略的人的时候,是这样说的:

“他就是在我第一次有职业后把我解雇的那个老板。他把我叫了进去,对我说:‘年轻人,要是没有你,我不知道我们以后会怎么样。可是,从下星期一起,我们打算这样来试一试了。一

有时候,公司人事调动,下级被降职,或是调到分店,或是被打入“冷宫”,委派他去干一些鸡毛蒜皮的事,总之不再受到上级的重视。这时上级有责任通知他,并且要耐心安抚,尽量使他能保持积极愉快的心情前往新岗位就任。请千万记住,不要用伤感情的字眼。下级被降职,心里本来就非常不痛快了,上级再用词不当,甚至恶意地嘲讽对方,无异于是给下级满腔怒火再浇上一盆油,顷刻就会爆发出来,造成难以想像的后果。

也不要等事情成了定局,再吞吞吐吐透露出要调他走的意思,使下级误会是你想把他赶走,造成心理上的不平衡。