第二，一篇文章也不止一个主题词，可以有三个五个，看需要而定。如一篇文章是处理税收问题的，则可以依据其可能涉及的程度不同，冠以经济、财政、税收或制度等关键词。
第三，确定文章的主题词总是先抓文章的归类，再按文章的中心议题，再按文章提出的主要论点（观点）等等，由大到小，依次类推下去。而这样做的目的，全在于分类归档和查找方便，又适用于计算机存储和调用。
但是，在一些领域中为了使主题词的分类规范化，国家的一些最高部门往往提出一张“主题词表”，用以统一规范填写主题词，避免使用时的混乱。而这是文章作者必须留意的，必要时还应该核查，作为填写指南。
第二节 主题的来源
一、主题来自生活
主题来自生活，来自社会实践，这个说法已为大家所熟悉。就文学作品主题的产生过程而言，从前被各种写作教材一再引用的高尔基的说法，仍然值得重视：“主题是从作者的经验中产生，由生活暗示给他的一种思想，可是它聚集在他的印象里还未形成，当它要求用形象来体现时，它会在作者心中唤起一种欲望——赋予它一个形式。”（《论写作》）这段话的意思是说主题来自作者对生活的体验、感触或领悟；然而这种感受、体验或领悟要凝聚成明确的主题，往往还需要一定的机遇或契机。鲁迅、巴金、老舍等人的创作经验都证明了这一点。
但对于从事实际工作的人们来说，作家赵树理的创作经验也许更有借鉴意义：“我在做群众工作的过程中，遇到了非解决不可而又不是轻易能解决了的问题，往往就变成所要写的主题。”（《也算经验》）这个经验特别强调了社会实践与主题的源流关系。人们在社会实践中遇到了问题，然后根据经验和理论加以分析解决，再把这个过程写在文章中，这就是主题形成的路径。
二、应用文的主题来自实际需要
应用文主题的来源，与一般文章特别是文学作品有所不同，它主要来自实际工作的需要。无论是公务文书还是规约文书，或是经济文书、事务文书等，执笔者往往不过是单位和部门的代言人而已，因而文章的主题往往是机关、单位领导者的意图，其最先不一定是执笔者个人写作意图的体现。总之，应用文的主题往往是机关、单位领导人员的指示精神（包括法律、法规、政策、原则等）与客观实际需要结合的产物；有些应用文的主题还可能是领导、执笔者和群众共同讨论、反复酝酿的结果。
从实质上讲，一般应用文的主题思想都是过去、现在、将来的已经执行、正在实行或将要施行的实际工作、业务、生活等问题中的构想、进程或结果，是同人们脚踏实地的、活生生的实际活动息息相关的，是他们的生活道路和工作准绳。因此，不能允许出现半点凭空想象，一定要从实际中来，从经验中来，并根据实际需要确定文章的中心思想进行拟作撰写。
在“文化大革命”期间，“四人帮”有一套理论叫做“主题先行”，说的是各种文章必须先要确定了主题，然后再在经验中和实际中去凑材料，而不是先有了客观对象，先有了实践，又积累了材料，再提炼出主题。“四人帮”的理论是完全错误的，按照这种“主题先行”的观点，写出来的文章不管口号多么响亮，辞藻多么美丽，语言多么堂皇，到头来注定是“假、大、空”，即：凭空捏造材料、肆意曲解现实、制造假冒伪劣的共产主义理论，把他们大溃败、大破产吹嘘为大成功、大胜利，愚弄广大群众。“四人帮”垮台了，他们那套“主题先行”的怪论早已臭名昭著。
我们要提出的理论和“主题先行”的理论完全不同。对于应用文来说，我们主张实践先行，然后积累大量活生生的材料，再研究主题。主题在材料基础上逐渐成熟和最后确定之后，再写文章。各行各业的文章应当如此写；公务文书、规约文书、事务文书、经济文书、传播文体等应用文体都应该如此写。因此，学习应用文写作固然要注重写作技巧，重在本书各章节的一般知识；但真正要学会写好文章，还是要通过实践，掌握材料，根据实际需要，选定好的主题。
第三节 主题的标准
对于主题，从思想内容的角度来说，必须衡量一下它是否符合人民的利益，是否符合社会主义现代化建设的利益，是否符合事物的客观规律，是否有推进工作的实际效果，是否有深刻的认识价值等等。这些问题都应该成为评估应用文章主题的客观标准。这些标准概括地说，主要就是：是非、真伪、虚实。
一、主题应分是非
应用文主题的首先一条标准是在大是大非问题上加以区分，而不在于文章的结构形式和语言辞藻。对于应用文所宣传的理论、思想、观点、打算、看法等等，都要是其所是、非其所非，坚持真理，摈斥谬误，决不可以颠倒是非、混淆黑白，这是为文的首要标准。
二、主题应分真伪
应用文主题的其次一条标准是应该区分事实的真伪。对于文章引为论据的各种事实，不在于其生动与否、有趣与否，而在于是否真实可靠、是否查有实据。真实的事实有反映本质的真相，也有反映现象的假象。应用文章写作就应该坚持真相，传播真理，涤除假象，排斥虚伪，同时又反对使用抓起芝麻当西瓜、危言耸听、违背事实、攻其一点、不计其余等等恶劣手法；而这是应用文选择主题的第二条标准。
三、文章应分虚实
应用文主题的最后一条标准是辨别虚实。应用文是为实际应用而写的，不是为了卖弄文辞而写的。因此就要辨别它的主题是虚构的，还是发生在实际生活中需要解决的问题。
那种貌似重要、言之成理、合乎逻辑，而实际上可有可无，甚或鸡毛蒜皮，乃至子虚乌有一类的主题，对于应用文写作有百害而无一利，全然没有意义；只有反映现实，解决问题，或有指导意义的主题，才是真实而非虚构的主题。
第四节 主题的要求
从写作角度来说，主题应做到正确、深刻、集中、鲜明、新颖。现从写作角度就这几点分述如下：
一、主题应正确
这主要是指文章的思想观点能经得起实践的检验。要保证主题的正确，作者就应有正确的立场、观点和方法。其中思想方法的问题，主要是指立意要防止片面性，概括要准确，说话要恰当。初学者往往易犯这样的毛病，即：说一件事好，就样样都好；讲一件事坏，就样样都坏。以偏概全，好走极端，结果影响了主题的正确性。
对于应用文来说，正确性还应包含着针对性和全面性相结合的要求，即文章的立意既要针对实际工作中迫切需要解决的问题，根据党和国家的政策、法规提出切实可行的原则、措施；又要防止一种倾向掩盖另一种倾向，而把话说满、说死、说过头。要尽量避免“法立弊生”的现象出现。
当然，所谓正确也总是相对的。随着形势的发展和情况的变化，原来的思想观点需要适时修正，这是常有的现象，也是正常的现象。有些事务或问题的好坏和是非，往往一时很难作出定论。在这种情况下就不能简单地判断，需要深入讨论或付诸尝试和实验，然后加以论定。
二、主题应深刻
写任何文章，最好能“见人所未见，发人所未发”，写出“人人心中皆有，人人笔下俱无”的意思来；否则人云亦云，便是古人所谓的“庸人思路”，是断然写不出有新意的文章来的。而要防止平庸，就要反复思考。元人陈绎曾在《文说》中云：“师初先生曰：凡作文发意，第一番来者，陈言也，扫去不用；第二番来者，正语也，停止不可用；第三番来者，精语也，方可用之。”
这就是说，要三思而后才能提笔写出主题真正深刻的文章来。
三、主题应集中
所谓集中，首先是指一篇文章只能有一个中心，解决一个问题；这就是所谓“一事一文”。
不要希冀在一篇文章里就能说明或解决许多问题。“伤其十指，不如断其一指”，说的就是这个道理。
其次是指文章的范围要小一些，要集中笔力于一个问题或一个方面。现代著名语言学家王力说，“论文的范围不宜太大”；因为“范围大了，你一定讲得不深入，不透彻”（《谈谈写论文》）。这两句话不仅就论说文来说很对，就一般应用文来说尤其正确。古人有所谓“小题大做”法，就是提倡从小事情中发掘出深刻的大道理来把小事做成大文章。还有所谓“宽题狭做”法，就是从宽泛的范围中选取其一个方面来立意，集中“狭做”把问题说透，说的也是这个道理。
四、主题应鲜明
这是指文章的观点要明确，作者的态度要明朗，赞成什么，反对什么，爱什么，恨什么，都应清清楚楚，毫不含糊。应用文的写作目的，从根本上说是为了办好事情；因此，哪些事该办，哪些事不该办，事情该这样办，或该那样办，都应说得明白无误，不能含糊，不留歧义。
五、主题应新颖
文章的主题不但要深刻，而且要别开生面，使人耳目一新，富有独创性。写别人没有涉足过的事物或没有涉及过的问题，要出新意是较为容易的；而面对着别人已经写过的同一个事物或同一个问题，并要写出不与别人雷同的新意来就比较困难了。但是这也并不是无法办到的。古人作文有“移步换形”法。所谓“移步”，就是变换观察的角度；角度一变，所看到的事物面貌也必然随着变化，这就叫做“换形”。对同一件事或同一问题，我们如能从不同角度和不同方面去观察思考它，必能看出或悟出新意来。当然，我们在追求新意的时候，决不能离开客观事物的固有本质而去执意标新立异，以致牵强附会。那样不好，会弄巧成拙，反而不妙。