步骤2：双击“批注”，输入具体内容，然后修改字体、字号和文本对齐方式。
步骤3：最后为文本设置“编号”，并将编号和文本置于满意的位置。
为了美化图形，用户不但可以选择不同的“配色方案”，而且如果需要突出某个流程的重要性，还可以单独为其填充特殊的颜色。在“毕业论文写作流程图”中选择“与指导老师讨论”形状、“论文内容规划”和“初稿审核”形状，单击“格式”工具栏中的“填充颜色”下三角按钮，然后从弹出的颜色下拉列表中选择相应的颜色，即可创造出重点突出、有层次感的流程图，并为流程图添加背景，最终毕业论文的写作流程图。
8.4组织结构图
组织结构图是一种应用非常广泛的绘图类型，该类图形使用户能够用图形方式直观地表示组织结构中人员之间、职能之间及其他活动之间的相互关系。组织结构图不仅可以用于表现企事业单位的组织结构和隶属关系，还可以用于其他各种层次结构图。通过使用组织结构图模板，用户可以进行如下各种操作。
将绘图页上的下级图形拖到上级图形上自动创建等级结构；
添加（删除）图形中的图片；
向图形中添加自定义的文本字段，并将其作为自定义属性数据进行存储；
其他上下级关系可通过虚线连接线来显示；
使用“组织结构图向导”自动进行组织结构图的创建和布局；
比较组织结构图的不同版本并生成差异报告；
试验各种不同的布局而不用手动移动图形；
通过更改组织结构图的设计主题及其图形的颜色来改变图的外观。
8.4.1普通组织结构图
1.创建组织结构图
这里以创建学生会的组织结构图为例，介绍普通组织结构图的绘制方法。首先选择Visio2003“类别”目录下的“组织结构图”类型，在“模板”选项组中单击“组织结构图”。
或者单击“文件”→“新建”→“组织结构图”→“组织结构图”菜单项。
打开“组织结构图”绘图页面，可看到横向显示的绘图页，并自动弹出“组织结构图”工具栏。
从“组织结构图形状”模具中，将“总经理”图形拖动到绘图页上，弹出“连接形状”对话框，提示用户通过将图形拖动到上级图形顶部可以自动生成图形的连接线，单击“确定”，关闭提示。
此时，从“组织结构图形状”上，将“经理”图形直接拖到“总经理”图形上，“经理”图形变成了“总经理”图形的子图形，而且在两个图形之间自动建立了连接线。重复上述步骤，直到添加了所有要添加的经理为止，这里我们添加5个“经理”形状。也可通过从“组织结构图形状”上将“多个形状”的图形拖动到绘图页中，添加所要的经理数目，此时跳出“添加多个形状”的对话框，在“形状”下拉列表框中选择“经理”形状，数目为5，单击“确定”，便在绘图页上添加了5个“经理”形状。
接下来同样以添加多个形状的方式添加6个“职位”图形，这种方式可以快速建立多个同级别的图形。
为学生会添加所需的各类形状后，将所有形状排列好，并为每个图形添加姓名和职位，设置文字的字体和字号。
至此，学生会的组织结构图已大致完成。由于组织结构图往往带有时效性，所以应该明确标明此组织结构图的制作时间。将“组织结构图形状”模具中的“名称／日期”图件拖动到绘图页中的合适位置，Visio2003将自动插入系统的当前日期，用户只需要输入学生会的名称即可，还可以通过为组织结构图中的不同形状赋予不同的填充颜色，来进一步区分上下级活动的不同。
2.修改组织结构图
（1）重新布局。
如果有一天，学生会人事安排出现变动，如“黎生”被提升为宣传部部长，只需通过直接拖动“黎生”到第三级领导人中，修改他的职务及形状等属性，就能改变组织结构图中的上下级关系，但是这样导致学生会新的组织结构图的形状排列参差不齐。
若要重新排列组织结构图中的所有形状，可以单击“组织结构图”菜单上的“重新布局”，或者单击“组织结构图”工具栏上的“重新布局”。这时Visio会自动把组织结构图中的所有形状以可能的最佳方式进行排列，同时保持用户原来的布局选择。
（2）自定义组织结构图的外观。
Visio2003还为用户提供自定义组织结构图外观的功能。如果用户想自定义组织结构图的外观，单击“组织结构图”菜单上的“选项”，打开对话框。使用此对话框中的“选项”、“字段”和“文本”选项卡，指定组织结构图中的形状的显示选项以及字段和文本显示选项。如果想要将这些设置应用于以后要创建的所有组织结构图，则勾选“将这些选项设置用于新组织结构图”。
在“选项”选项卡中，不仅可以设置组织结构图中每个形状的宽度和高度、选择组织结构图的主题，而且还可以显示或隐藏图片和分隔线。分隔线用来分隔组织结构图形状的中央文本块中的第一行和第二行文本。要显示或隐藏单个形状的分隔线，可在绘图页上右键单击相应形状，然后单击“显示分隔线”或“隐藏分隔线”即可。
用户可以向组织结构图中的形状添加图片或删除（替换）添加的图片，还可以显示或隐藏组织结构图中的单个形状或所有形状的图片。
添加图片。右键单击组织结构图中想要添加图片的形状，然后单击“插入图片”，在“插入图片”对话框中，找到要插入的图片，插入图片后，将出现在所选组织结构图形状的左侧。如果调整形状的大小，则该图片的大小也会做相应的调整。
显示或隐藏图片。右键单击包含要隐藏图片的形状，然后单击“隐藏图片”，就可隐藏该形状中的图片；若要重新显示该图片，可右键单击形状，然后单击“显示图片”即可；要显示或隐藏组织结构图中所有形状的图片，勾选或清除图8‐22所示对话框中“选项”选项卡中的“显示图片”复选框。如果用户已指定一些形状不显示图片，那么即使勾选了该复选框，那些指定不显示图片的形状将不会显示图片。
替换图片。右键单击要被替换图片的形状，然后单击“替换图片”；在弹出的“插入图片”对话框中，找到要替换的图片，然后单击“打开”，即可完成图片替换。
删除图片。右键单击要删除图片的形状，然后单击“删除图片”即可。
默认情况下，组织结构图形状只显示“姓名”和“职位”自定义属性，通过在“选项”对话框中的“字段”选项卡上设置要显示的其他自定义属性，还可以设置自定义属性的显示位置。选择“字段”选项卡，然后在“块2”、“块3”、“块4”、“块5”下拉列表中，选择想要在形状中显示的信息，右下角的预览框可查看各个字段在形状中的位置，使用“上移”和“下移”可更改字段的位置，这些字段出现在组织结构图形状上的顺序与用户在此处指定的顺序相同。
用户还可以设置这些自定义属性的文本格式。要更改组织结构图内所有形状中文本的字体样式，可打开“文本”选项卡，然后分别设置各个字段的文本所需要的字体、字号、样式、颜色等选项。
右键单击要添加自定义属性的形状，然后单击“属性”，在“定义自定义属性”对话框中，既可以为系统自带的4个字段输入或更改原来的值，也可以单击“新建”为形状自定义新的字段，并输入数据，然后单击“确定”。若要在组织结构图的形状中显示新添加的自定义属性，只需按照操作步骤即可。
通过为组织结构图中的形状添加自定义属性，可以将属性与这些形状关联。当从组织结构图中导出数据时，对于与形状相关联的自定义属性，数据文件中都有一个字段与之相对应，还可以创建这些数据的报告并将其保存到文件中，Visio2003中提供了一个现成的报告，其中包括为每个组织结构图形状存储的默认自定义属性。当然用户可以自己创建自定义报告，仅在其中包含用户指定的那些自定义属性。
执行“工具”→“报表”，在“报告”对话框的列表框中，单击选择“组织结构图报告”。
然后单击“运行”，在“运行报告”对话框中，可供选择报告的格式有HTML、Excel、XML 和Visio形状。
（3）显示虚线隶属关系及更改职位类型。
用户还可以在组织结构图中使用“虚线报告”形状来表示一个人或职位隶属于多个上级的关系。从“组织结构图形状”中，拖动一个“虚线报告”形状到绘图页上，将“虚线报告”形状的一个端点拖到下属形状的红色连接点上，然后将另一个端点拖到上级形状的连接点上，虚线主要用于表示组织结构图中的这种次要隶属关系。
用户可以更改组织结构图形状的职位类型，如上一小节中提到的将“尹志平”从干事提升到副部长，则需要更改“尹志平”原职位形状的属性，右键单击该形状，在跳出的菜单上执行“更改职位类型”，在打开的“更改职位类型”对话框中选择“经理”职位，然后单击“确定”即可。
8.4.2利用向导创建组织结构图
利用Visio2003提供的组织结构图向导模板，用户可以利用现有的存有组织结构数据的文件来创建组织结构图，Visio2003将根据文件中的数据自动创建形状和连接，从而大大简化组织结构图的创建过程。
1.根据现有数据文件创建组织结构图
利用Visio2003向导提供的“组织结构图”→“组织结构图向导”或者单击“文件”→“新建”→“组织结构图”→“组织结构图向导”命令，弹出一个提示对话框，选择“已存储在文件或数据库中的信息”，然后单击“下一步”。
在接着弹出的提示对话框中选择数据文件类型，本文选择“文本、Org Plus（*.txt）或Excel文件”，然后单击“下一步”。
在弹出的提示对话框中，单击“浏览”，在弹出的“组织结构图向导”对话框中找到创建组织结构图的数据文件，或直接输入包含事先创建好的文件路径，在这个向导界面上还可以选择事先建立好的Excel电子表格文件或者数据库文件，然后单击“下一步”。
文件的第一行规定了数据的格式，即每个形状包含哪些字段，后面的内容是该组织结构中每个人的具体信息，字段之间采用空格分隔，当然也可以采用其他符号（如逗号）来分隔字段值。
在弹出的提示对话框中选择包含定义组织的信息的属性值，然后单击“下一步”。
在弹出的提示对话框中选择要显示的字段，然后单击“下一步”。
在弹出的提示对话框中选择要作为自定义属性字段添加到组织结构图形状中的列（字段），然后单击“下一步”。
在弹出的提示对话框中指定如果组织结构数据包含雇员过多，无法在一个绘图页显示时，是否需要向导自动将组织结构图分成多个页面显示。这里选择“我希望向导自动将组织结构图分成多页”，然后单击“完成”。
此时，在绘图页上出现一个显示进度的对话框，显示系统正在处理数据以生成组织结构图。
最后，在绘图页上系统生成了一个完整的组织结构图。
用户还可以对这个组织图进一步修饰美化，例如为绘图页设置背景，设置不同职位的形状，设置不同的渐变效果图案，为组织结构图添加组织名称和创建时间等。
2.创建数据文件以生成组织结构图
（1）创建文本数据文件生成组织结构图。
用户还可以使用“组织结构图向导”来创建新的Excel或者文本数据文件，以便根据它生成结构图。因此，要在向导弹出的第一个提示对话框中，选择“使用向导输入的信息”，然后按照向导其他各页的提示，根据新数据创建组织结构图。
利用Visio2003向导提供的“组织结构图”→“组织结构图向导”或者单击“文件”→“新建”→“组织结构图”→“组织结构图向导”命令，弹出一个提示对话框，这里我们选择“使用向导输入的信息”，然后单击“下一步”。
在弹出的提示对话框中，选择“以符号分割的文本”，然后输入文件的保存路径及文件名，或者单击“浏览”，选择保存该文件的文件夹，命名该文件，然后单击“保存”。
单击“下一步”，提示对话框，提醒用户要打开的文本文件中将包含一些作为示例的文本内容。
单击“确定”后，会打开一个文本文件，该文本文件的数据格式我们在上一节已经介绍过，在此不再赘述。这里，并覆盖原来提供的示例，编辑完成后，保存并关闭该文本文件。
接着将弹出提示对话框，这里选择的选项一样，单击“完成”，就可以实现从新文本数据文件创建组织结构图。
（2）创建Excel数据文件以生成组织结构图。
创建Excel数据文件以生成组织结构图与创建文本数据文件以生成组织结构图的操作类似，只是在第2个对话框中选择要向其中输入数据的文件的类型选项时选择“Excel”，然后输入文件名称。
单击“确定”后，就会打开一个Excel工作簿，其中各列都有列标题。输入数据，将原示例的数据覆盖。输入完数据后，保存并关闭Excel。接下来的操作跟创建文本数据文件以生成组织结构图中关闭文本数据文件后的操作一样，不再赘述，按照弹出的提示对话框即可完成从Excel数据文件创建组织结构图。