显然，对任何一个领导者来说，即使能力再强，其管理的幅度总是有限的，所以适当的组织分层对任何组织都是必不可少的，组织就是通过适当的分层来实现其有效的管理的。
虽然管理幅度有一定的范围，但组织的性质和任务不同，管理的幅度也会有所不同。如在科研室或实验室中，就需要较小的控制幅度，如此管理人员才能有效地和部属讨论问题。而在大规模生产且工作专业化的工厂中，如果每一位员工都从事相似的工作，而且他们的工作结果都很容易加以衡量，则一位管理人员就可有效地控制几十位以上的员工。一般而言，凡工作性质明确、简单、固定并且较易衡量的，管理幅度可较大；反之，如果工作要求较不明确，部属有较多自由“处理权，工作的责任也较大，其结果也较难评价的，管理幅度可适当小些。拿学校系统来说，教师的工作性质与工厂企业有很大不同，专业性较强，教师对教学往往有较多的自主权，教学成效的评价也非易事，故在一般的学校里，管理幅度不宜过大。一位校长下面设2到3位副手较为合适，如果学校规模较大（如大学），则可安排3到5位副校长。在中小学的年级组，教师也不宜过多，过多了会影响教学管理的效果。
正式组织与非正式组织
管理学家常常喜欢将正式组织与非正式组织区分开来，以说明组织的内在特性。所谓正式组织，就是根据组织编制、章程或其他正式制度、规范而建立起来的系统，它是人们长时间置身其中，作用明显而且直接的社会群体，也是实现组织目标的重要载体。在正式组织的成员之间，有明确的上下级关系，有正式的公事往来，还有明确的协作义务等。教育行政管理机构、各级各类学校、各种各样的社会教育机构等，都是教育系统中的正式组织。正式组织本身不存在着任何固有的僵化的东西，相反，如果善于组织，它就会提供一种有利的环境，从而使个人当前和未来的努力都朝着有利于实现组织目标的方向发展。
所谓非正式组织，就是在正式组织内部，由于部分成员的性格、气质、爱好、兴趣等较为接近，因而在相互交往的过程中结下比一般成员更密切的朋友关系，并形成特有的小团体，且这样的小团体有自己特有的权威和领袖，甚至有自身不成文的规范或章程。非正式组织虽然没有定员编制，明文规定，甚至没有明确的组织边界和固定的组织形式，但对其成员的思想和行为却有着重要的影响。古典管理学家们常常对这样的非正式组织表示怀疑，认为它们会对正式组织目标完成及日常运转带来损害。人际关系理论提出后，人们对非正式组织的作用和功能有了新的认识。现在管理学界普遍的看法是，正式组织和非正式组织是相互影响、相互关联的，一个正式的组织不可能完全排斥非正式组织的存在，关键是如何处理和协调的问题。只要处理得当，协调得好，非正式组织的存在不但不会对正式组织带来损害，相反能有助于正式组织的目标实现。
组织的基本形式
通常，人们把对组织各要素经过排列组合后形成的具有典型意义的、相对稳定的结构形式称为组织形式。组织形式的不同，在一定程度上体现了组织性质、目标和运作方式的不同。以下是几种常见的组织形式，它们对教育行政机关以及学校组织的改革和发展可能会提供某种借鉴意义。
（1）直线式组织直线型组织结构，就是按照管理的纵向层次进行结构排列，由低到高，事权逐级集中，构成一个垂直分叉的金字塔形态线直线型组织结构的优点是指挥统一、权责明确、便于控制、利于监督；缺点是缺乏横向协调、应变能力较差。
（2）功能式组织功能式组织就是按照管理的专门职能进行横向结构排列。其特点是在领导层下设立专门的职能机构，具体负责某些专门性工作，并有权在本职业务范围内向下级下达指令，下级必须执行。功能式组织的优点是分工明确，对各项业务工作能进行直接和具体的管理。缺点是容易产生多头领导，政出多门，不利于集中统一指挥。
（3）直线及功能式组织这是直线式与功能式的结合。这一形式具有行动迅速和专业分工的优点，专业幕僚及行政管理单位的意见和建议，必须经过首长或单位主管而下达，以免违背统一指挥的要求。缺点是组织结构较为复杂，容易在专业幕僚与业务主管单位之间引起相互抱怨和不合作现象。
（4）委员会式组织这一组织形式的特点是决议与执行分开，决议部分的组织由若干委员会组成，执行部分的组织则跟直线式组织相似。一经决议后，即由有关负责人代表委员会去全权执行。这一形式的优点是能集合多数人的智慧，对问题作出明智的判断和决定，同时也能避免权力过于集中现象；缺点是不容易达成一致协议，而且由于所达成的决议往往是多方妥协的结果，所以不一定是最好的决议。而且如决议发生偏差而须追究责任时，往往责任不明。
（5）扁平的组织形式这种形式的特点是结构扁平，组织内尽量扩大管理幅度以减少管理层次，鼓励幕僚人员与业务主管单位及其所属经办人员互相沟通，交换意见。这种形式的优点是维护了基层工作人员的自尊心，增加了专业技术人员的成就感，缺点是管理幅度易超过应有的限度以致失去有效的控制，幕僚、专业人员的设置有时会趋浮滥，甚至产生冗员现象。
除了以上组织形态外，管理学家还总结出了其他一些组织形式，如扩大工作范围的组织形式、便于意见沟通的组织形式、有利于员工发展的组织形式、权变的组织形式等等。虽然这些组织形式不一定都能适合教育组织的需要，但对于教育行政部门的改革，对于学校组织机构的设计，有时也能起到参考作用。
2.学校管理组织的涵义
首先认识一下组织的涵义，可以从三方面给组织下定义。从动态角度看，组织就是人与人之间的行为构成模式，是人为了完成共同的目标而彼此分工合作、相互影响的活动系统。更简白点说组织是一个人际关系的网络，它不仅限定了人与人之间的权责关系，同时也要求成员根据自己特定的地位去扮演一定的角色，形成一定的等级体系，并在这一体系中以自己特定的行为方式去从事某些活动。
从生态学角度分析，组织又是一个有着生命活力的生长体，它随着历史和社会环境的演变而不断进行自动调整，以适应社会环境的变化。
静态地看，组织就是社会集团，是一个集团内各种关系的系统总和。组织将与该组织的生长体有密切关联的人、财、物、时间、信息、环境等因素有机地联系起来，从而形成一个开放的社会技术与社会信息系统。
在了解了组织涵义的基础上，我们可以给出学校管理组织的涵义，学校管理组织就是以由学校的老师、学生、教学设备、教学手段、学校的环境以及学校的氛围等等构成的一定关系系统，形成了较为固定的模式，如年级组、教研组、班级、团队。
3.学校管理机构设置原则
要想管理好学校，就要有一个设置合理、办事高效的管理机构，由此学校的管理机构设置就显得尤为重要。以中小学为例，设置高效合理的管理机构有必要遵守以下原则。
不求多，只求精
学校机构设置要精简干练，可设可不设的坚决不设。因事设人，而不是因人设事，这样才能提高管理的效率。
集权与分权
给校长一定的权力，是为了加强对学校工作的统一领导，统一指挥，提高工作效率，但是校长的权力过大，又容易造成个人专断，产生官僚主义，妨碍集体智慧的发挥。为了妥善处理这一对矛盾，最好的办法是集权与分权相结合并重。贯彻这条原则，最重要的是实行岗位责任制，各部门的职责是什么，各级管理干部的职责是什么，一般工作人员的职责是什么，都要明确，上下左右各司其职，依职尽责，主动处理自己职权范围内的事。
强化横向协作
各个机构之间，既要有明确的分工，又要积极协作，建立良好的横向关系。行政与工会之间，教导处与总务处之间，教研组与教研组之间，年级与年级之间，班与班之间，都需要加强这种横向协作互相支持。从某种意义上说，协作比分工更重要。因为事业在发展变化，新情况、新问题不断出现，有些问题一时难以确定应由哪个机构管，或与好几个机构有关，这时横向协作就显得意义重大。
保证信息交流畅通
学校工作的范围很广，包括教学工作、思想政治工作、总务工作、体育卫生工作、人事保卫工作、课外教育工作等。要对这些工作进行有效的管理，决策和指令必须准确、迅速地下达到执行人员；而执行情况和效果又能及时地反映上去，做到上情下达，下情上达，左右通气。为做到这一点，就需要在学校机构的设置上，结合考虑学校信息联系的特点以及信息联系的方式，同时要考虑如何有效地运用现代化的信息手段于学校管理之中。
量体裁衣
每一所学校有每一所学校的独特情况，因此，机构设置时要考虑到自身的具体情况，切莫盲目攀比，强求一律。如学校是否设政教处、校长办公室，可以根据各校自身的情况决定。
以上这些机构设置的原则，对学校管理工作具有极为重要的指导作用，在设置管理机构时，有必要参阅一下。
4.教育行政组织机构建设
一个国家管理庞大的教育事业，除了要依靠学校这一最基层的教育行政管理组织外，还要依靠各级各类教育行政机关。在我国，最高的教育行政管理机构为中央教育部，中央教育部以下有各省、自治区和直辖市的教育委员会（教育厅、局），省以下有市、县、区等教育机构，所有这些教育行政管理机构综合在一起，构成了我们国家庞大的”教育管理网络。正是通过这一网络，国家的教育事业才得以维持、运转和发展的。因此，为了有效地管理教育事业，我们有必要认识和分析这些教育行政组织的性质、设置原则、管理意义以及改革策略。
教育行政组织的性质
如何全面把握教育行政组织的性质、职责功能，对教育组织改革及其成功与否关系极大。我们认为，对教育行政组织的性质，可从以下方面来分析：
（1）从教育行政组织与国家行政组织的关系方面分析。教育行政组织是国家行政组织的组成部分，是国家行政组织系统中的分系统。在各级行政组织中，往往都设有相应的教育行政组织。没有教育行政组织，国家行政组织系统就是不完整的。可见，教育行政组织具有国家性，它代表国家行使对教育的行政管理权。作为国家行政活动的一部分，它的设置和活动，自然必须服从于国家整体利益的需要，符合政体的性质和方向，遵循国家的法律和教育方针、政策的要求。
（2）从教育行政组织的功能方面分析。教育行政组织是国家领导和管理教育事业的专门职能机构。在国家行政组织中，根据功能分化的原则，教育行政组织肩负着特定的使命，即规划全国和各地区的教育事业，指导、协调各级各类教育和学校工作，主管各项教育事宜。社会中各种团体、企业事业单位的各界人士，国家和政府中所有机关、部门，都在关心和支持教育工作，有的还依法直接举办各种教育事业。这就要求教育行政组织既要依靠社会其他组织，又要发挥主管机构的统领作用。
（3）从教育行政组织的内部系统方面分析。教育行政组织是由职权分明的、纵向和横向诸多教育主管机构组成的网络体系。在国家行政组织系统中，教育行政组织作为一个分系统，又自成体系，形成内部的机构网络。从纵向上看，有中央和地方各级教育行政组织，按规定的权限管理各自范围内的教育行政事宜；在各级教育行政组织中，又根据工作需要，自领导层起，划分若干层级，构成内部具有隶属关系的机构系列，共同完成该级教育行政组织的任务。从横向上看，在一级教育行政组织中，按一定标准进行水平方向的分化，设有职责分明、相互关联和相互协作的若干工作部门，每个部门承担该级教育行政组织总任务中的一项或几项具体任务，在该级领导层的主管下进行各自的教育行政职能活动。
（4）从教育行政组织的活动方面分析。教育行政组织既是教育行政管理活动的主体，又是客体。教育行政组织同其他各类组织一样，是由于开展活动的需要而设置的。教育行政管理活动是由专门的机构筹划和发动的。在具体进行过程中，活动离不开人，而人是机构的成员，是代表机构行事的。因此，作为专门机构的教育行政组织自然是活动的主体。任何一个层级的教育行政组织在开展活动时，都要处理各种行政事务，要管人、理财、用物，这一切又都得通过下一级的组织去进行。教育行政组织系统的活动终点是各级各类学校，而学校也是一种组织。因此，地方各级教育行政组织和学校都是活动的客体。