如何接电话，也是一门艺术，要想做一个合格的受话人，有许多礼仪要学。首先，要做好通话前的准备，无论是私人还是公务电话，尤其是后者，应该在电话机旁准备好一些物品：如电话记录本和记录用笔等，不要总是在需要时告诉对方“请等等，我去拿纸和笔”。这样既拖延了通话时间，也是不礼貌行为。
其次，听到电话铃声，应尽快放下手中所做的事情去接电话。有些单位规定铃响三声内接电话，这是很有必要的。受话人所说的头一句话应当是亲切地问候对方“你好”。
电话铃响时，如果自己正在与客人交谈，应先向客人打声招呼，然后再去接电话。如果发觉打来的电话不宜为外人所知，可以告诉对方“我身边有客人，一会儿我再给你回电话。”
为了尊重对方，在听电话时一定不要与旁人打招呼、说话、吃东西或小声议论某些问题，如果在听电话的过程中非要处理某些事物，一定要向对方打个招呼，并道声对不起。如遇接电话时房间内有许多人正在开会或聊天，可先请他们停下来，然后再接电话。
在通话过程中，为了使对方知道自己一直在倾听，或表示理解与同意，应不时地轻声说些“嗯”“是”“对”“好”之类的短语。工作时间打电话，最好简洁明快，千万不要在电话中聊天，以免影响他人的工作。
通话完毕后，可以询问对方“还有什么事吗？”或者“还有什么要吩咐的吗？”这一类客套话，既是表示尊重对方，也是提醒对方，请对方先放下电话之后，再轻轻放下自己的电话。