调查的第一步就是了解组织的机构状况，即各部门的划分及其相互关系，人员分配、业务分工、信息流和物流的关系等。组织机构状况可以通过组织结构图来反映。组织结构图把组织分成若干部分，同时表明行政隶属关系、信息流动关系。
（2）业务流程调查分析
组织结构图描述了在组织边界之内，各部分之间的主要业务活动的情况。这只是一种粗略的描述。为了弄清各部门的信息处理工作，哪些与系统建设有关，哪些无关，就必须了解组织的业务流程，明确系统规划中业务流程规划对流程改革与创新的要求，对原有业务流程存在的问题做具体分析、认定。系统分析员应按照业务活动中信息流动过程，逐个调查所有环节的处理业务、处理内容、处理顺序和对处理时间的要求，弄清各环节需要的信息内容，信息来源、去向、处理方法、提供信息的时间和信息形态等。有关的调查情况可以用“业务流程图”来表示。
（3）现行系统的目标、主要功能和用户需求调查
、，，
题的途径，从而使新系统的开发成为可能。
（4）信息流程调查
研制开发系统，必须了解信息流程。业务流程虽然在一定程度上表达了信息的流动和存储情况，但仍有物资、材料等内容。为了用计算机对组织的信息进行控制，必须舍去其他内容，把信息的流动、加工、存储等过程流抽象出来，得出组织中信息流的综合情况。描述这种情况的就是数据流图（DFD）。这项工作需要做出流程图并进行逐层分解、审查和核对。
（5）数据及功能分析
有了DFD图后，要对图中所出现的数据和信息属性做进一步分析，包括编制数据字典、数据存储情况分析及使用者查询分析。同时，要对DFD图中的各个功能的内容从逻辑上而不是从物理上加以详细说明。可用的工具有决策树、决策表、结构化语言描述等。
（6）系统运营分析
决定一个系统能否正常运行的因素有很多，有些是系统本身的原因，有些不是。据统计，目前我国许多企业的信息系统处于停滞状态的主要原因是系统对环境的适应性问题，而不是技术性问题。因此，在开发系统之前，必须对系统的应用环境进行认真的调查和分析，充分考虑各种可能发生的变换，以提高系统开发的有效性。
3.方法与特点
为了确保调查工作顺利进行，系统分析人员要注意工作方法和工作手段，切实与用户建立良好的关系，让用户充分地、积极地参与调查工作，以确保调查工作的进行。具体方法有：
①直接面谈或专门访问；
②发调查表征求意见；
③召开讨论会；
④阅读历史资料；
⑤参加业务实践。
其中，参加业务实践，与具体工作人员一起完成最基本的工作程序是最基本、最有效的方法。
4.详细调查与初步调查的区别
（1）目的不同
初步调查的目的是明确问题和系统开发要解决的主要问题和目标，论证系统开发的必要性和可能性。详细调查的目的是为了弄清现行系统的基本功能及信息流程，为新逻辑模型提供基础。
（2）内容不同
初步调查的重点是了解系统的概要情况及与外部的关系，包括资源情况、能力情况、外部影响情况等。详细调查的重点在于更详细地了解和更具体地了解系统的内部情况，从而可以提供在新系统建设时改进或更换的内容。
不重视详细调查会导致对新系统信息需求的考虑不充分，因为详细调查的主要任务在于理解现有业务问题和信息需求。新系统的建立总是以现有系统为基础的，只有弄清楚现有系统哪些是合理的、必要的，哪些是需要改进的、增加的，才能建立合适的新系统。因此，详。，
不好，而且以后的物理设计和实现工作都会受到影响，因此系统分析人员一定要做好系统的详细调查。
5.工作结果
系统详细调查的结果以“详细调查报告”表示，主要包含下列内容：
①项目主要工作内容概述；
②系统需求分析；
③现行系统主要目标、功能；
④组织结构图；
⑤业务流程图及其说明；
⑥信息流程，包括数据流程、数据字典、数据存储分析、查询分析、数据处理分析；⑦现行系统存在的问题。
12.2用户需求分析
用户需求分析是在对现行系统详细调查的基础上进行的，这一阶段的活动主要集中在对现有业务流程与系统功能要做哪些改变的问题上。根据业务流程规划的结果和对当前情况的分析，确定引起改变的原因。系统分析人员必须就新系统在原有系统基础上要做的改变的内容和用户充分交换意见，特别要对组织的核心业务流程问题进行深入分析，明确改变要解决的问题和要达到的目的。系统分析人员必须站在用户的立场上考虑问题，进行反复斟酌和讨论，弄清楚信息在现有系统的基础上究竟要做哪些改变，做这些改变的必要性和可能性怎样。不能只是问用户和记载用户的回答，而是要分析用户真正需要的而在系统改进中又可能做到的是什么样的改变。
12.2.1用户需求分析概述
1.需求分析的目标和主要活动
在系统开发中，所谓“用户需求”是指必须满足的所有功能要求、性能要求，以及开发费用、开发周期、可使用资源等方面的限制。其中功能要求是最基本的要求，它又包括数据要求和加工要求两个方面；性能要求包括正确性、可靠性、安全性、安全保密性、可维护性和易操作性等。
需求分析的主要目标是明确用户的信息需求，包括组织的发展、改革的总信息需求和各级管理人员完成各自工作任务的信息需求。
需求分析阶段的任务是：在现有系统详细调查的基础上，对系统原有的经营管理目标、功能和信息流程进行分析研究，指出存在的问题，提出改进的意见。
这一阶段的主要活动包括：
①分析研究现有系统的组织结构和功能，指出存在的问题，提出改进意见；②，；
③分析研究现有系统的数据处理流程，弄清楚需要哪些改变，又能达到什么样的改变。
需求分析要注意到现有系统需要改变的原因很多，有的是因为组织遇到新的发展机会，有的是因为业务工作中遇到新的问题和挑战，有的是因为现有系统工作中存在影响工作绩效的问题需要解决。做出改变的要求可能有的直接来自上级主管部门或者组织的主要决策者；有的虽不是指令，却是当前提高竞争优势和经济效益的迫切需要；有的改变虽不是当前的迫切需要，但从长远看，对组织的发展、对提高经济效益是必须的。最后一种改变是为了在时间和经费允许的情况下改善系统的形象和工作环境。
2.需求分析工作的特点
需求分析主要运用了结构化系统分析方法（StructuredSystemAnalysis，SSA），该方法适合于分析数据处理系统，特别是企事业单位管理方面的系统。这个方法通常与系统设计阶段的SSD（StructuredSystemDesign）方法衔接起来使用。需求分析工作具有以下几个特点。
（1）用画图的方法，直观且容易理解
在对现行系统的业务流程和数据流程进行描述时，不是用烦琐的语言来描述，而是用画图的方式，简单、明确地表达这个系统的现行状态，使用户从这些图中就能直观地了解到系统的概貌，这样可以避免用语言描述带来理解上的偏差，保证系统分析员能够正确理解现行系统。同时，系统分析员在理解现行系统后所产生的新系统的逻辑结构仍然是用图形工具来描述的，也使得用户能充分理解新系统的概况及其逻辑功能，提出修改意见。另外，对于系统设计员来说，也能够根据这些图形进行系统设计，并保证设计的正确性。因此，图形工具是系统分析员和用户、系统分析员和系统设计员之间互相联络的“通信手段”。
（2）“自顶向下”的工作原则
采用“自顶向下”的工作原则，把一个复杂的系统由粗到细、由表及里地进行分析、认识，符合人类的认识规律，是信息系统开发过程中一直倡导的工作原则。运用这一原则，用户和系统分析员不但对系统有一个总的概念性印象，而且随着逐级向下的扩展，对那些具体的、局部的组成部分也有深刻的理解。系统分析员能够很快地了解现行系统并提出新系统的逻辑结构，用户也能够对此进行评审，提出修改意见。相应地，可以运用这一原则进行系统设计工作。
（3）强调逻辑结构而不是物理实现
需求分析阶段的主要任务是确定用户提出了哪些需求，能够达到什么目标。至于用哪种计算机、用什么技术、怎么去实现，这些不是系统分析阶段所要解决的。这样做的优点在于：系统分析员在分析阶段可以不用过多地考虑具体的实现细节，而把精力放在逻辑功能的确定上，首先确保设计基础是正确的，进而才能保证未来系统的正确性。
12.2.2组织结构与功能分析
组织结构与功能分析主要包括组织结构分析、业务功能与组织关系分析和管理功能分析。这一分析的目的并不是以相关图表表达现行系统组织功能结构，更重要的是通过分析，发现结构中存在的问题，提出合理可行的目标系统结构方案。由于我国企业大多采用职能制，，
结构决定了一定的业务流程和后续流程，因此就造成了组织结构的不合理，这样必然会带来功能结构的不合理。随着体制与外部环境的演变，企业组织结构将发生改变，因此在研究现行结构、定义目标结构时，要站在发展变化的高度，发现现行结构中存在的问题，预测未来结构的变化趋势，提出结构的调整、变革方案。
1.组织结构分析
组织结构分析通常借助于组织结构图。组织结构图是一种传统的、非结构化的图形工具，在系统分析过程中用于对组织进行分析。组织结构图呈现树形的层次结构，反映了组织内部门之间的隶属关系，如图121所示。组织结构图是将调查中所了解的组织结构具体地描绘在图中，以便作为后续分析和设计新系统的参考。在绘制组织结构图时，一定要全面、准确地反映各部门之间的关系。为了弄清楚企业的运作过程，往往还需要在组织结构图上补上信息流、物资流和资金流。为此，应在全面分析了系统组织结构的基础上，进一步分析和分解企业的子系统及其业务流的流动过程，在组织结构分析图的基础上绘制组织结构与业务流关系图，如图122所示。
图121某公司组织结构图
123n
123
图122组织结构与业务流关系图
2.组织与业务功能关系分析
业务功能与组织分析用来明确组织内部各部门之间的联系程度和组织各部门的主要业务。，
补组织结构图的不足，如表122所示。
表122某学校的组织与业务功能关系
功
能
序
号
联组织
系
的
程
度
业务
教
务
处
教
材
科
金
融
系
会
计
系
国
际
金
融
系
信
息
管
理
系
工
商
管
理
系
基
础
部
社
科
部
人
事
处
保
卫
科
现
代
教
育
中
心
计
算
中
心
设
备
科
功
能
与
业
务
1234567
教学
教学管理
教学保障
教材供应
设备采购
人事
保卫
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★
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★▲√√
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√
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√
★▲√√
√
★▲√√
√
★▲√√
√★
★
▲
★
√
▲
★
√
▲
★
注：表中“★”表示该项业务是对应组织的主要业务；“▲”表示该单位是参加协调该项业务的辅助单位；“√”表示该单位是该项业务的相关单位；空格表示该单位与对应业务无关。
3.管理功能分析
功能与组织是紧密相连的。功能，是指完成某项业务工作的能力。以组织结构图为背景分析清楚各部门的功能后，分层次将其归纳、整理，形成各层次的功能结构图；自上而下归纳、整理，形成以系统目标为核心的整个系统的功能结构图。现行系统的许多处理功能多数由手工完成。手工处理慢，处理功能分得较细，环节多，甚至由于某些历史原因造成一些不合理的处理设置。因此，在归纳整理过程中，就要把不合理的流程取消，把功能相似或工作顺序相近的处理功能尽量合并，还要分析归纳后的功能是否达到新系统目标，以及应设置的功能是否已经具备等。经分析后的系统功能结构一般是多层次的树形结构，通常最后一级功能是不可再分割的，如图123所示。
图123某公司销售管理功能结构图
12.2.3业务流程分析
关该业务流程的资料串起来，做进一步的分析。通过业务流程分析可了解该业务的具体处理过程，发现和处理系统调查工作中的错误和疏漏，修改和删除业务中不合理的部分，从而在新系统基础上优化业务处理流程。
1.业务流程分析的目的、任务和步骤
业务流程分析的基础是业务流程调查和现有信息载体的相关调查。业务流程分析的目的是剖析现行业务流程，经过调整、整合后，重构目标系统的业务流程。业务流程的调查分析是工作量大、烦琐而又细致的工作。它的主要任务是弄清楚系统中各环节的管理活动，掌握管理业务的内容、作用及信息的输入、输出、数据存储和信息处理方法及过程等，并在此基础上用标准的符号描述出来，绘成现行系统的业务流程图（TransitionFlowDiagram，TFD），然后对其分析研究，提出目标系统的业务流程方案。业务流程分析可按如下的步骤进行。
①分析原有流程。绘出各业务部门的TFD，与业务人员讨论TFD是否符合实际情况；利用管理科学理论，分析业务流程中的问题。
②业务流程的优化。与业务人员讨论，按照MIS的要求提出改进业务流程的方案。