项目活动定义完成后,在工作分解结构的基础上,项目经理和项目管理人员就要通过判断不同活动在项目执行过程中的逻辑关系,对项目的所有活动安排其先后顺序,并以一定的图示方法表示出来。活动排序过程的输入涉及工作分解结构中的项目所有活动、可交付物说明书、假设和约束条件、活动之间的相互逻辑关系或依赖关系。项目活动排序涉及的工具和方法包括有向图与网络、网络图的绘制、节点活动法、箭线活动法、网络模板法及关键线径等内容。项目管理软件也是项目活动排序强大的工具。项目活动排序的输出结果主要有项目网络图和更新的活动清单。
项目活动有先有后,在项目活动定义完成后,项目经理和项目管理人员的下一步工作就要对项目的所有活动安排其先后顺序,即项目活动排序。进行这项工作可利用项目管理软件,也可以手工完成,还可以手工和软件相结合。
4.1.1 项目活动排序
项目活动排序(Activity Sequencing)就是在项目工作分解结构的基础上,通过判断各个活动在项目执行过程中的逻辑关系和先后顺序,确定出哪些活动可以同时进行,哪些则必须按先后顺序进行,某个活动在开始之前哪个或哪些活动必须结束,以及哪些活动必须都完成后项目才能结束等逻辑关联关系,并以一定的图示方法表示出这些活动的先后逻辑关系。活动排序涉及考察工作分解结构中的项目所有活动、可交付物说明书、假设和约束条件,以决定活动之间的相互逻辑关系,它也涉及评价活动之间逻辑关系的原因。一般说来,逻辑关系或依赖关系反映了项目活动或任务的逻辑顺序。
项目经理和项目管理人员在不明确项目过程中所有活动的先后逻辑关系时,是不可能编制出项目进度计划的。例如,某项活动是否必须在另一项开始之前完成?几项活动是否可以并行进行?某些活动可不可以重叠?确定活动之间的这些逻辑关系,对编制和控制项目进度计划有很重要的意义。项目经理和项目管理人员根据活动之间的这些逻辑关系可以确定项目的关键路径、关键活动和持续时间,并且找到最有效的完成项目活动的途径和编制出符合实际的、切实可行的项目进度计划。
项目经理和项目管理人员只有对项目活动进行了正确的排序后,才可能编制出切实可行的项目进度计划。项目活动排序可用手工进行或由计算机执行(利用某种计算机项目管理软件)。对于小型项目,手工排序很方便,对于大型项目,早期阶段(此时对项目细节了解甚少)用手工排序也是很方便的,但是随着项目的进展,手工排序就难以满足需要,这时就需要手工排序和计算机排序结合使用。
前面章节已介绍,项目活动就是为完成项目的某一特定目的而需要占用一定时间、资金、设备、人力等资源的活动内容。从工作分解结构可以看出,一个项目或许可以涉及数以千计的活动,而这些项目活动的顺序安排就是要识别并且冻结具有相互逻辑关系的工作,活动顺序安排可以为以后的网络图绘制提供基础的资料信息。不过,项目活动顺序安排是一件比较麻烦、比较费时的事情,在实际活动排序操作当中似乎没有人愿意多看几眼。这并不是说它不重要,原因就在于活动排序涉及的各种情况比较多、比较复杂,而且不确定因素也太多,需要反复调整才能得出“正确”的排序结果。而所谓“正确”的排序结果,在项目实际实施过程中还有可能需要重新反复调整,以适应项目实际情况的变化。
这样的说法似乎很难理解,但是在实际操作当中是经常出现的。所以在项目实际管理过程当中,项目经理和项目管理人员一定要多注意工作分解之后的活动顺序安排问题,本节也将对一些常见的情况和问题做出分析。
4.1.2 项目活动的分类
当项目的工作分解结构完成之后,得到了有关该项目所有活动的清单(或列表),该如何区分和处理这些活动呢?
可以把项目活动分为以下几大类,那就是:实工作、虚工作、挂起工作、辅助工作、里程碑、子网络等。它们中有些具有实际的意义,有些具有管理上的意义,有些仅仅是为了工作设置的方便而定义的。下面分别介绍它们的具体含义。
(1)实工作。从字面上理解就是那些实实在在的工作,也是项目中最为常见的工作形式,这点是很好理解的,比如说,项目立项、编写可行性报告等工作。实工作就是那些完成项目的基础性工作,一般来说它必须耗费一定资源。
(2)虚工作。虚工作就是那些为了能够在网络图上较为方便地表示出活动之间的逻辑关系而人为规定的工作,它一般来说不占用资源,不占用时间,仅仅起到一种表示活动之间逻辑关系的作用。
(3)挂起工作。挂起工作是一种特殊的工作,需要时间消耗而不需要资源的消耗(如果时间不算资源的话)。它用来表示某项工作在指定时间段内不能实施而处于等待状态,如装修过程中等待油漆变干、施工中突然停电而导致暂时停工等过程。
(4)辅助工作。辅助工作是实工作,它指的是那些经常性的、与项目工作有并行感觉的、带有辅助性质的工作,比如说宣传教育活动、经常性的文娱活动等。它们的活动持续时间是弹性的,随着时间长度的延长而延长,或随着时间长度的缩短而缩短,但它们永远都不能够称为关键活动,只好称为辅助性工作了。
(5)里程碑。里程碑是项目管理中的一个重要的概念,它具有标志项目进展情况的特定功能。里程碑的本质是控制点,它分为输入控制点和输出控制点,特别是在多个项目进度计划联合控制中起着桥梁的作用。那么何谓里程碑呢?比如说在一个建造房屋的项目里,就可以把房屋地基的完工设定为一个里程碑,这样就可以大大方便项目经理和项目管理人员以及相关项目干系人对项目的实际管理和监督工作。里程碑的概念在后面还会详细讨论。
(6)子网络。子网络主要用于项目网络图的分级工作。在实际工作中,网络图分为零级、一级、二级等多个层次。因为对于一个项目来说,用一张图来表示项目的所有东西是不切实际的。比如说房屋地基的完工,或许这一工作是由许许多多的工作所组成的。
不过这里要注意的是,上面所提到的实工作、虚工作、挂起工作、辅助工作、里程碑、子网络等,都是为项目网络图的绘制与管理方便而提出的概念,项目经理和项目管理人员在实际工作当中应当充分理解并且用好这些概念,为实际项目管理工作服务。