一、行政效率测定的基本概念
一是效率测定的实施框架。效率实施框架是指效率测定应系统考虑的问题。它包括测定的具体内容、测定的标准或依据、测定的过程以及结果评价等问题。
二是效率示标。示标即指示物、指示器。它显示了某一事物在某一方面的信息。效率示标是生产、管理活动中效率水平的规范化了的量的显示。
一般的效率示标包括单位成本、平均个案处理时间、反应速度等。行政管理和公共服务活动的多样性，决定了它的效率示标还要根据不同活动的性质和特点进行具体设计。
三是生产函数和成本函数。生产函数是 Y=f（X），成本函数是 C=C（P，X）。其中 Y是产出，X是各种投入构成的向量，C表示成本，P则表示各种投入相对应的价格所构成的向量。对于生产函数来说，当投入一定时，产出可以达到一个最大值；对于成本函数来说，当产出一定，投入要素的价格一定时，成本可以达到一个最小值。
效率测定实际上是收集和分析生产函数和成本函数的信息。生产函数测定的是技术效率，成本函数则测定的是总效率值。
二、行政效率测定的基础
要准确地测定行政效率，必须弄清楚行政效率的一些相关因素，这是测定行政效率的基础所在。
一是行政环境。不同行政环境，对行政管理活动产生极大的影响。行政环境既包括自然环境，如地理位置、交通条件、气候、温度等，也包括社会环境，如政治背景、经济状况、国际气候、风俗习惯、民族传统、社会心理等。政府的同一项政策，在不同的地区，往往可能产生不同的效果，这正是行政环境影响的结果。
二是组织结构。组织机构设置是否合理，分工是否明确，层次是否清楚，人员是否精干，指挥是否统一，都会对行政效率产生直接的影响。
三是行政人员素质。行政人员是行政活动的主体，他们的思想观念、道德修养、专业知识、业务能力以及他们的时间观念、效率观念等都会影响行政效率。
四是行政决策的正确程度。行政决策决定着行政管理的方向和目标。决策的正确与否，表明了行政效率的方向性要求。如果决策是脱离实际的、不科学的，行政效率再高也是无济于事的，甚至是灾难性的。
三、行政效率测定的方法
行政效率的测定，就是对行政产出和行政投入以及它们之间比率的评估。古今中外积累了许多方法和技术，既有直接测定的方法，又有间接测定的方法。
1.直接测定法
所谓直接测定法就是通过对行政效率的有形因素进行测定，并直接运用行政效率测出产出和投入的方法。直接测定的方法有三种：
（1）预期效率比较法。这是对行政效率的预期测定，它适用于行政领导决策层。行政效率的高低，首先决定于行政决策质量的高低。为了确保行政决策质量，可以对各种决策方案的预期效果进行测定和比较。在设计被选方案时，由于某些无形的因素可以忽略不计，或者可以转化为有形的因素加以计算，所以各种备选方案的投入和产出的指标一般都是比较确定的。把这些指标代入行政效率公式，就可以比较预期效率的高低。
（2）行政费用测定法。这是以行政经费的开支和使用的合理性及其效果为依据来测定行政效率的，它适用于管理层及其操作执行层。完成同一件行政工作，行政开支较少，则行政效率较高。反之则较低。完成同类行政工作，在行政开支相同的情况下，完成的任务量多，表明效率高，反之则表明效率低。具体可以从三个方面来测定：
一是从单位费用测定，即将行政费用分解为一定的单位平均数，并以此单位费用为基准，计算出行政工作的实际费用，比较其效率的高低。
二是从件数费用测定，即通过同类行政工作中每个人员的工作量与其工资额的对比，测算每件工作的平均行政费用，并以此为基准测定行政人员的工作效率。
三是从人均费用测定，即先计算本地区整体行政工作的人均费用，并以本地区的人均行政费用为基准，进一步测算各部门、各单位的人均行政费用，比较其效率的高低。在其他条件相同的情况下，人均费用多，说明效率低，反之则高。
（3）时效测定法。时效是行政效率的一个重要指标，因为任何行政管理活动都是在时间流程中进行的。能否以最短的时间实现预定的目标，是衡量行政效率高低的重要尺度。减少或缩短时间，实际上就是提高了行政效率。测定行政工作的时效，可以运用如下公式：
t=K· t1/t2·100%
在公式中，t表示行政活动的时间效率，t1表示完成某项行政工作所规定的时间之和，t2表示完成某项行政工作实际消耗的时间之和，k为影响系数。根据公式，k为 1.0时，当规定时间 t1与实际消耗时间 t2是等数值时，t为100%，表示按时完成了任务；当实际消耗时间 t2缩减一半时，t为200%，表示时效提高了一倍；当实际消耗时间大于实际规定时间时，t小于 100%，表示时效降低。
2.间接测定法
间接测定行政效率主要是通过对行政机关效能和效益的评定，来估量行政效率的高低。具体评定方法有三种：
（1）行政功能测评法。此法用于测评行政机关的总体效能，即测评该机关能否有效地实现行政目标，出色地完成行政任务。运用此法首先要规定每种行政功能的各项目标，定出理想标准和最低限度标准，确定不同达标情况的分数等级，并确定主要目标和次要目标的权数（反映各种目标重要程度的数值）。然后，根据行政运行情况，对每种功能的各项目标分别评定分数，最后以该功能的总分反映其效能高低。
（2）行政效率评分法。在行政管理活动中有各种要素起作用，不同要素对工作成败和效率高低有不同影响。通过分析管理活动中各要素的情况，可间接评定行政效率。还可通过分析找出影响工作成败和效率高低的主要因素，按其作用的方向和强弱，确定等级分数标准和最高标准分。评定时，根据实况按标准评分，以各项因素得分总和评估行政机关的效能和行政效率。实际得分与最高标准分比较，可反映该机关的该项行政活动在管理方面先进与落后的程度。
（3）标准比较法。此法是对特定行政活动的效果进行评定，看其是否和在多大程度上符合标准，反映的是行政活动的效益。衡量行政效果的标准，或是公认的，或是经专家研究由有关部门规定的，都反映了社会和人民对行政活动的要求。这些标准的设定，也要分等级确定分数，并确定一般标准分。凡达到或超过标准分的为效益优良，低于标准分的为效益差。把行政效益的得分与行政费用情况加以比较，便可对其效率作出评定。
除了直接测定法和间接测定法外，还有综合测定法。众所周知，在现实的行政活动中，多数行政工作都不是单一的，而是综合的。因此，测定行政效率，应综合考虑，综合测定。综合测定法是首先对行政效率各组合因素分别进行测定评分，然后再进行加权综合评分，所得总分的高低便表示行政效率的高低。