在不同的时间与情况下人们常以不同的状态去听。有些场合，我们听得很专心，而另一些场合，我们会心不在焉。例如，有些人在公司能够很专心地听上司或老板的讲话，但回到家里，却总对家人的话置若罔闻。
一、倾听的三个层次
有效倾听的缺乏往往导致错失良机，产生误解、冲突和错误的决策，从而导致某些危机。有效倾听是可以通过学习而获得的技巧。认识自己的倾听行为将有助于你成为一名高效率的倾听者。按照影响倾听效率的行为特征，倾听可以分为三个层次。一个人从第一层次到第三层次的过程，就是其沟通能力和效率不断提高的过程。
第一层次：在这个层次上，听者完全没有注意说话人所说的话，看似在听其实却在考虑其他毫无关联的事情，或感兴趣的不是听，而是内心总想着辩驳。这一层次包括三种方式：
（1）表面的听，知道眼前有人在说话，但却只是关心自己心里正在想的事情；
（2）半听半不听，为了要找寻自己发言的机会，偶尔会听一下别人在讲什么；
（3）安静而消极地听，听是听了，但没有任何反应，没有思考所听内容的意思。
这一层次的倾听者可能眼睛看着说话的人，但他更在乎的是自己的心情而对说话人的话并不在意。这种层次上的倾听，导致的是关系的僵化、冲突的出现和决策的错误。
第二层次：处在这一层次的听者只能与人进行肤浅的沟通，听到说话人的话了，但听得不够深刻，没有理解其中的含义。听者主要倾听所说的字词和内容，但很多时候错过了说话人通过语调、身体姿势、手势、面部表情和眼神所表达的意思。这将导致误解、错误的举动、时间的浪费和情感的忽略。这一层次的人表面上看起来是认真在听，有时也会通过点头同意来表示正在倾听，好像是理解了，而实际上并非如此。于是，彼此之间的误会很容易在不知不觉中产生。
第三层次：这二层次的人能专心而有效地倾听，体现一个优秀倾听者的素质。这种人会带着理解和尊重倾听，把自己放在说话人的立场，尝试着以说话人的观点去看待事情。这种倾听者清楚自己的喜好，能避免对说话人作出武断的评价；不会出现过于激烈的言语，能掌控自我情绪，不受负面影响；不急于作出判断，而是尽量与对方感同身受；能够设身处地地看待人与事，能通过询问而不是辩驳的方式与对方交流。
倾听对管理人员至关重要。当职员明白自己谈话的对象是一个倾听者而不是一个等着作出判断的管理人员时，他们会毫不隐瞒地提出建议，并会与之分享情感。这样，管理人员和职员之间就能有效地解决问题，而不是互相推诿、指责。
大约有80%的人只能达到层次一和层次二，在层次三上的倾听者只有20%。
二、实现高层次倾听的几点建议
（1）以一种关心的态度，让说话人试探你的意见和情感，同时保证你是以一种非裁决的、非评判的姿态出现，而不要总是盘问对方；
（2）带着理解和尊重倾听；
（3）通过非语言行为，如眼神接触、某个放松的姿势、某种友好的面部表情和舒缓的语调等，营造轻松和谐的氛围。恰如其分的表现可使对方感到安全和被重视。
（4）如镜子般表现：反馈你认为对方当时正在考虑的内容或总结说话人的意思以便对方确认你完全理解他所说的话，如“我想你刚才是要告诉我……”。
（5）避免先人为主，过早下结论。将先人为主的个人态度加入沟通中，往往会导致愤怒和情感的受伤。
（6）用简单的语句回应对方的陈述，例如“嗯”、“噢”、“我明白”、“是的”或“有意思”等，还有“说来听听”、“我们讨论讨论”、“我想听听你的想法”或者“我对你说的话很感兴趣”等，既能激励说话人，又能带起自己的情绪。
（7）细心观察说话人的声调和肢体语言。
三、检验提升效果
那么怎么来判断倾听能力是否有所提升呢？以下一些效果可作为检验倾听效率是否提高的指标：
（1）能注意到并能领悟说话人面部表情的含义；
（2）能明白说话人用词的意图；
（3）能理解弦外之音；
（4）能对谈话的内容进行全面评估，而不在乎他具体谈些什么。
（5）能明确说话人提出的假设。
（6）能把说话人的观点和事实分开。
（7）能用自己的语言准确复述说话人的想法。
（8）能判断出说话人的真正想法、问题所在、谈话目的。
要做到以上几点并不容易。有许多人在听完对方长篇大论、口沫横飞的讲述之后，还会一头雾水地频频追问：“你到底说了些什么？”这是因为我们中大多数人没有或很少受到倾听的训练，缺乏倾听技巧——用心倾听。
四、用心倾听的方法
用心倾听要求你把注意力集中在说话人身上，要心无旁骛。听别人讲话最忌讳“左耳进，右耳出”，所听内容在自己的心中没有留下任何痕迹。
1.阻止分心
注意力分散是有效倾听的最大障碍之一。在倾听时使人分心的因素很多，除了一定的生理疲劳、其他的新异刺激、周围的噪音等，说话人的口音也可能让你分心，不感兴趣的主题也可能让你很快失去热情而将注意力转移到其他事情上。好的倾听者能保持良好的状态，他们会排除干扰，努力倾听说话人所表达信息的要点。要想象一个好的倾听者一样能抗干扰，则要掌握以下要点：
（1）做做深呼吸。
（2）寻找有趣的信息。
（3）注意参与的姿势。
（4）保持合适的距离。
（5）保持目光交流。与说话者保持目光交流，既能让说话者倍受尊重，又能增加自己的参与性，同时也很好地避免了分心。
2.在主题里制造兴趣
若在谈话前就已知道主题，可先思考一下所有你想知道的有关该主题的问题。带着这些问题，持以开放的心胸和积极的态度有的话矢地倾听，你会发现你很容易跟随说话者的节奏。在整个倾听过程中，即使你对他所说的话感到失望，也要努力试着倾听正面及有趣的信息。拉尔夫·尼科尔斯就建议这样的情况下你要自问：“他所言，有什么我可以利用？他的哪些观念有价值？他正在介绍什么方法？我能派上用场吗？这些信息能让我快乐吗？”向自己提出这些问题能够帮助我们整合个人观点，便于更好地倾听。记住：没有无趣的主题，只有无趣的人。
3.关注内容
希腊有句谚语：我们在路上遇到的每一个人，都拥有我们不知道的知识。“听”是一种容易获得新信息的活动，你听得越投入，你的沟通能力就会越好。
人们常说，不要根据封面来评论一本书。同样，当我们听别人讲话时，也不要根据自己对说话者的表面印象来评论其表达的内容。
在倾听过程中，我们要以开阔的胸怀去倾听，要关注讲话的内容而不要评论讲话者本身。
学与听是并驾齐驱的，学习的动力能增强你听的欲望。如果你对讲话者厌烦，那么你就不会全神贯注地去听，也就学不到任何东西。增强倾听效果的一个很好的方法是重复做“我想学”的自我暗示。在倾听中学习时，我们还应注意以下两点：
（1）对你不熟悉的话题要少说多问。
（2）把你获得的新信息与你已有的旧知识有机结合起来，将其迅速而及时地存储到你的知识库里。
4.捕捉要点
尽管生活中的说话和谈论并不都是金玉良言，往往会包含许多芜杂的甚至是多余的信息。但处处留心的人往往能在用心倾听别人谈话的过程中，获得某些宝贵的知识和信息，从而促进自己的思考，进发灵感的火花。
在倾听时及时、有效地捕捉有用的信息，这也是倾听的目的之一。说话人常常会把想表达的意思隐含在一段话里。前面的话，往往只是作为引子的提示；中间的话用来解释；结尾常作结论或者是对主要意思的强调或引申。把握了这些规律我们就能更准确地捕捉有用信息。
我们在倾听过程中，要善于从说话人的语言层次中捕捉要点信息。一般，说话人常采用一些方法来强调某些重点语句，比如：故意放慢语速、突然停顿、提高声调或故意降低声调以及做强调手势等方法，这样我们可以在说话人的这些变化的提示下及时捕捉信息。
从倾听中可以获得信息，因而不会倾听的人会失去很多获取信息的机会，也影响了说话人提供信息的积极性，他们就不会再向这个不会倾听的人提供可能影响到工作的重要信息。因此，领导者是否能有效地倾听将会影响单位的各方面工作。如果领导者掌握了倾听技巧，就会发现听职员说话是有趣且有益的。