毫无疑问沟通首先是信息上的传递。如果信息没有被传递到，则意味着沟通没有发生。也就是说，说话者没有听众或写作者没有读者都不能构成沟通。
其次，要使沟通成功，信息不仅需要被传递，还需要被理解。如果用西班牙语给一个对西班牙语一窍不通的人写信，那么这封信不经翻译就无法达成双方的沟通。沟通是信息上的传递与理解。完美的沟通，如果其存在的话，应是经过传递后被接受者感知到的信息与发送者发出的信息完全一致。
可是，一个观念或一项信息并不能像有形物品一样由发送者传送给接受者。在沟通过程中，所有传递于沟通者之间的，只是一些符号，而不是信息本身。语言、身体动作、表情等都是一种符号。传送者首先把要传送的信息“翻译”成符号，而接受者则进行相反的“翻译”。由于每个人的“信息一符号储存系统”各不相同，对同一符号（例如身体语言）常存在着不同的理解。例如，拇指和食指捏成圈、其余三指自然伸直的手势，在美国，象征“OK"这个词；在日本，表示钱；而阿拉伯人做这种动作时常常咬紧牙关，表示深恶痛绝。问题在于，许多管理人员并没有意识到这一点，忽视了不同成员“信息一符号储存系统”的差异，认为自己的词汇、动作等符号能被对方还原成自己欲表达的信息，从而导致了不少沟通问题。
另外，良好的沟通常被错误地理解为沟通双方达成协议，而不是准确理解信息的意义。例如，当意见发生分歧时，不少人常常将分歧归因于对方未能完全领会自己的看法，他们认为良好的沟通是使别人接受自己的观点。事实上，沟通双方能否达成一致协议，别人是否接受自己的观点，往往并不是由沟通良好与否这个因素决定的，它还涉及双方根本利益是否一致、价值观念是否相同等其他关键因素。例如，在谈判过程中如果双方存在着根本利益的冲突，即使沟通过程中不存在任何干扰，谈判双方的沟通技巧十分娴熟，往往也不能达成一致协议，但沟通双方都已充分明白了对方的观点和意见。困难重重的巴以和谈即是典型的例子。
沟通的内容是包罗万象的。在沟通中，我们传递消息、表达感情或提出自己的意见。因此沟通信息一般可分为事实、情感、价值观、意见等几种类型。如果信息接受者对信息类型的理解与发送者不一致，就有可能导致信息失真和沟通障碍。在许多发生误解的问题中，其核心都在于信息接受人对信息到底是个人意见观点还是客观事实混淆不清。比如，“小王常常在单位的组织生活会上发言”和“小王爱出风头”是两人对同一现象作出的描述，一个良好的信息接受者必须谨慎区别基于主观推论的信息和基于客观事实的信息。也许小王真的是爱出风头，也有可能是他关心集体事业，踊跃给领导提出合理化建议。所以，信息笨受者要完整理解传递来的信息，既获取事实，又分析发送者的价值观和个人态度，这样才能达到有效的沟通。
除了要了解上述达成沟通要注意的因素外，我们还要知道沟通的重要性。著名管理学家巴纳德认为；“沟通是一个把组织的成员联系在一起，以实现共同目标的手段”，现实中大量的资料表明：生活中绝大部分的错误都是由于沟通不畅造成的。由此可见沟通是很重要的。
甚至在某些特定的场合里沟通力是可以决定生死的。现实生活中就有这样一个活生生的例子。
1990年1月25日，由于阿维安卡52航班飞行员与纽约肯尼迪机场航空交通管理员之间的沟通障碍，导致了一场飞机降落失败的事故，机上73名人员全部遇难。
1月25日晚7点40分，阿维安卡52航班飞行在南新泽西海岸的1万米高空。飞机所剩油量可以维持近两个小时的航程，在正常情况下飞机降落至纽约肯尼迪机场仅需不到半小时的时间，可见飞机的剩余油量是绰绰有余的。然而，一系列的意外发生了：晚8点整，肯尼迪机场管理人员通知52航班由于严重的交通问题他们必须在机场上空盘旋待命；晚8点45分，52航班的副驾驶员向肯尼迪机场报告他们的燃料快用完了，可管理员收到这一信息后，直至晚9点24分仍没有批准飞机降落；晚9点24分，52航班的第一次试降由于飞行高度太低以及能见度太差而失败；当肯尼迪机场指示52航班进行第二次试降时，机组成员再次提到他们的燃料即将用尽，但飞行员并未很好地转述机组成员的意见，而只是告诉管理员新分配的跑道“可行”；晚9点32分，飞机的两个引擎失灵，1分钟后，另两个也停止了工作，耗尽燃料的飞机于晚9点34分坠毁于长岛。
当调查人员听了飞机座舱中的磁带并与当事的管理员交谈之后，他们发现导致这场悲剧的原因是沟通障碍。为什么一个简单的信息既未被清楚地传递又未被充分地接受呢？下面我们针对这一事件作进一步的分析。
首先，飞行员一直说他们“燃料不足”，交通管理员告诉调查者这是飞行员们经常使用的一句话。当被延误时，管理员认为每架飞机都存在燃料问题。但是如果飞行员发出“燃料危急”的呼声，管理员有义务优先为其导航，并尽可能迅速地允许其着陆。一位管理员指出，“如果飞行员表明情况十分危急，那么所有的规则程序都可以不顾，我们会尽可能以最快的速度引导其降落的”。遗憾的是，52航班的飞行员从未说过“情况紧急”，所以肯尼迪机场的管理员一直未能意识到飞机所处情形的危急性。
其次，许多管理员接受过专门训练，可以在各种情境下捕捉到飞行员声音中极细微的语调变化，可他们并未从52航班飞行员的语调中捕捉到情况紧急的信息。尽管52航班的机组成员相互之间表现出对燃料问题的极大忧虑，但他们向肯尼迪机场传达信息时的语调却是冷静而职业化的。
最后。飞行员的文化和传统以及机场的职权也使52航班的飞行员不愿意声明情况紧急。因为正式报告紧急情况之后，飞行员需要写出大量的书面汇报。另外，如果发现飞行员在计算航程所需油量方面疏忽大意，联邦飞行管理局就会吊销其驾驶执照。这些消极因素极大阻碍了飞行员发出紧急呼救。