在市场竞争日益激烈的今天，为在竞争中立于不败之地，每个公司、企业都必须强化自身管理。而会议就是一种十分重要，使用频繁的管理沟通工具。如何开好简洁便利的会议便变得很重要。
作为有多年阅历的管理者，如果分析员工在人际关系上所出现的问题，你会发现原因归结起来无外乎有两类，要么是缺乏交流，要么是缺乏认同。
信不信由你，如果处理得当的话，这两类问题均可以通过一度被你视为烦恼的员工例会加以解决。会上，你可以同员工即时进行交流，可以当着众人的面认可他们的成绩。这样做并不仅仅意味着让你充当啦啦队队长的角色而已，更大的动机来自内部，员工们必须承担起责任来进行自我推动。而作为管理者所肩负的职责，就是创造一个可促使下属自我推动的环境，计划周密的每周员工例会将是一个很好的沟通场所，有助于增强员工认同彼此出色的工作。
一、让每个人谈论自己的近况
成功的员工例会所需做的第一步，就是要与每位下属谈谈他们在工作中各自面临的现状。尤其要问到的是“过去的一周里完成了什么工作，所遇到的挑战是什么？”比如：一个负责人事招聘的员工可能会提到，这一周通过他们的努力填补了公司的哪些职位空缺，又有哪些职位仍空缺，因为某位管理者的决定拖延或中介公司提供的人选不适合，而没有达到预期填补。
让每个人谈论自己的近况不仅十分重要，而且也非常关键，这能让所有的职员了解其他人在做什么。很多时候，职员们都是埋头各干各的，这样很容易想当然地认为自己在做所有的工作。而一旦他们听到其他人也在做工作时，才会更正确评价同事的贡献。
当然，这种信息共享也能使你始终知晓下级的情况。作为管理者所遇到的最普遍的困惑之一，就是员工将管理者抛到一边盲目行事。对于这一棘手的麻烦事，你应该从其他管理者那里学习如何解决这个问题，而不是从员工那寻找答案。
常规员工例会让每个人有可能最大程度地了解周围的最新动态。但是，关键在于首先要允许员工们分享信息。这种会议不是“从上向下”传达指示，而是“从下向上”反馈情况，搜集信息，并让大家彼此尊重各自在工作中所作出的贡献。
二、向大家征求意见与看法
员工例会的第二部分，是要在做决定的过程中引入建设性的批评意见。尤其要问到：“针对现有状况，我们需要采取什么不同的做法，来彻底改造所在部门的工作流程？”最好的想法往往来自那些平时不事声张的人。
很多另谋高就的职员在与原公司的人力资源部门提及离职的原因时，理由多数是因为没人在意及理会他们的想法，这令他们感到很失望。如此一来，每天的工作只是机械地重复着早晨上班，晚上下班，所处的工作氛围无法带给他们任何真正意义上的冲击和影响。其实，我们只需简单地征求他们的建议，就能满足他们最基本的心理需求，并产生截然不同的积极效果。何乐而不为呢？
恳请员工们提出自己的建议及关心的问题，在刚开始时，你可能会感到有些不舒服。毕竟，如果他们抱怨的是些你无能为力的问题，你将如何是好呢？新的计算机系统、缓慢的互联网接入，以及来自其他部门的问题。这些障碍摆在所有的人的面前，但是切记，你并不是在主持一个诉苦大会。
你的目的是帮助员工们去关注他们在现有资源下能做些什么。首先，你应该将建议的所有权赋予提出建议的人，从而真正地鼓励员工着眼于你现有的做事方法，并重新审视那些造成低效率或整体故障的关键点。
接着，你要制定一个很小的、容易执行且适合一周工作量的行动计划，并征求担当该项计划先头兵的志愿者。如此授权不仅给予了人们提出更好建议的充分自由，也树立了你自身的威性，使得修正后的方法也包含着你的贡献。
三、探索可以采取什么不同的做法
员工例会的第三部分，是你管理的部门在过去的一周里，有没有更好的做法使整个公司处于更好的位置。这听起来像是唱高调，但工作就是这么回事。招聘员工是为了给公司增加收入、减少费用及节省时间，凡是涉及这三方面中的任何一个今后有可能影响到公司发展的问题，都应该在员工例会上进行讨论、研究甚至一再提及。
“我们可以采取什么不同的做法？”这一想法与上段段首的问题是自然相对应的，因为它反映出特定的时期整个部门的工作将如何进展。它也同样令大家有机会进行案例分析，从而使类似的情形在以后得到更有效的解决，并朝前发展。
管理者应该时不时地记着这样问自己：“我还能采取什么其他做法，为员工们提供更好的组织架构、指导及反馈，成为大家工作上的良师益友？”以检验自己的工作成效，这是一流的、平和的与下属接触的方式，当然，开始尝试时你可能会感受到攻击和责难。