很多人经常拿着别人撰写的讲稿，几乎不做任何准备，就在发言时读起来。但是，照本宣科会严重损伤演讲人的信誉，原因有三：
1.念讲稿，就不能随心所欲
事先拟好的讲稿与即席演讲确有不同。后者当然更可信、更有趣味、更显真诚。念讲稿很难做到像平常说话一样。念讲稿时，演讲者与听众之间几无目光交流，少见手势，也缺乏面部表情，声音单调。最终，演讲者与听众建立不起密切关系。他们可能会怨声载道，抱怨浪费了时间，心中对演讲者的可信度和诚意会产生怀疑。
2.依赖讲稿，无法带来真正的安全感
凭借讲稿或细致有加的提纲，常常限制你的灵活变通能力。如果遇到突发意外，就会受害不浅。例如，如果你正参加小组讨论，轮到你发言，时间已所剩无几。这最后一刻再做变通实属不易。一旦现场提问打断你的发言或将话题岔开，念稿者通常很难再整回思路，接着原来的话题讲下去。
3.你的信誉可能会受到损害
不管演讲的本意如何，听众总是眼见为实。对着听众念讲稿，很可能令他们感到失望。他们会意识到，你没有下工夫准备。如此一来，你的信誉可能会受到损害，你所传达的信息就会变得不可信，你的演讲也就毫无效果可言。
成功交流的基石是对演讲内容进行组织。如果你的演讲组织得井然有序，就能畅所欲言，尽情发挥，其他方面也会水到渠成。但记住，花大量时间准备并不意味着你已胸有成竹。只要你掌握技巧，短短20分钟的准备即已足够。
无论是压轴演说、小组讨论，还是媒体采访或向上级做报告，采用如下五个系统步骤，就能做到万无一失：
1.分析你的演讲
先自问以下几个主要问题：我的听众是谁？要讲多长时间？演讲的目的是什么？最后一个问题可能是最重要的，因为它促使你找出你演讲的本意。借助这些信息，你所讲的话便能针对听众的需要并有助你达到目的。
具体说来，分析演讲要达到这样的目的：删除不必要或不适当的信息，缩短准备时间；确保使用听众能听懂的词汇；有助你预测听众提出的问题或反对意见；观众不同但演讲主题相同时，可将内容迅速加以调适。
2.精选主题
人们通常试图传达很多信息，希望能在听众心中留下点什么。只是这如山的信息令听众招架无力，不知所措。
所以，要收到最好的效果，你应该帮助他们理解你所表达的内容，只给他们易于分析和好记的信息。应找一个重点突出、直接明了的主题。
3，确定主线句
演讲中的主线句可以时时提醒你如何取舍信息和展开你的演讲主题。主线句一般包含三个因素。
（1）目的：想要听众了解什么、感受什么或做什么？对此的回答就是你的目的。
（2）主题：演讲是为了提供信息或说服听众。你的演讲意图确定下来后，就能更好地寻找演讲的内容。
（3）分类：一般而言，演讲要表现的主题将决定你的分类。信息的分类包括步骤、方法、种类或益处。先决定你的分类，再确定演讲的要点，有助你在展开整个演讲时不偏离主题。
4.确定要点
先将你要表述的内容分列在三大主线句之下。这种做法不无裨益，有助你保证听众听得轻松并明白你传递的信息。
使用视图工具使要点清晰、轻重有序并增添变化。但不要只是简单地读一下屏幕或图表上的文字。要增强你的感染力，使你的演讲更加自然流畅，一定要让视图工具为你的演讲增姿添色。
5.设想你的演讲
“演讲者的设想图”是你充满自信、自然流畅发挥的关键。它是你演讲的蓝本，让你把演讲的所有环节都在一张纸上设想出来。你甚至可以借此标明使用视图工具的时机。
跟着你的设想图走，对你和听众都会显得轻松自然。关键的词句会启开你的记忆，使你不偏离主题。即使被打断，扫一眼设想图便能回到正题。
将你的思想放入一个精心组织的设想图中，就不用照着稿子读，在演讲中你自然就能娓娓道来。随心所欲的演讲将带来更多的目光交流、更贴切自然的手势，使听众的注意力更加集中。
演讲要做准备，这是常识，但身体力行的人并不常见。管理人员常常忙于应付繁忙的日程，因此在他们看来，为演讲做准备就显得浪费时间。事实未必如此，按照上述五步骤进行，有利于做好准备工作，可以确保你培养出行云流水般的演讲风格。