美国著名心理学家威廉·詹姆士说：“人类本性上最深的欲望之一是希望被赞美、钦佩、尊重。”渴望被肯定是每一个人内心中的一个基本愿望。所以，生活在社会当中的我们，要想在自己身边形成一种善意和谐的气氛，就应当去努力寻找别人的价值，并设法告诉对方，这也正是肯定别人的意义所在。适时适当地表扬下级，也正是基于这样的目的。
一、实事求是，措辞适当
下级在工作中完成了任务，取得了成就，当然应适当地肯定和表扬，但如何把握其中的度，则应予以考虑。如果不适当地高估下属的成绩，人为地赋予成绩·本身不具有的意义，乃至流于庸俗的捧场，那就会产生一系列负面作用。
（1）使受肯定和赞扬的下级盲目地自我陶醉，自以为自己的成就真的具有那么高的意义和价值，产生自满情绪，从而不思进取。
（2）使其他下级产生不满情绪，对于人为树立起来的名不副实的样板，同事们会从不服气到猜忌，进而产生厌恶感，不仅不能起到示范作用，反而影响下属之间的团结。
（3）使下级中间滋生不务实、图虚名的不健康风气，当下级看到小有成就也可得到极高的赞扬，便会动摇脚踏实地、孜孜不倦的信心，难免开始浮夸、造假、沽名钓誉、邀功讨赏，从而使本来作为一种激励手段的表扬异化为下级心目中的目的，其本义被极大地扭曲。
因此，肯定和表扬下级的语言，决不可胡乱套用，任意拔高，“惟陈言之务去”应当是一条基本要求。
二、真诚恳切，具体深入
只有当赞美和表扬是发自肺腑的情真意切之辞时，才能发挥出最大的效力。虚伪与圆滑，不着边际地套用一些溢美之词，难免产生负面作用。但在现实生活中，有些领导会对于下级所取得的出色成绩和表现出的不俗才华抱有一种极其微妙甚至阴暗的心态，比如害怕优秀的下级会危及自身的地位、对与自己意见相左的下属的缺点缺乏宽容、不肯承认下级的成就、被自己低估能力的下级一旦卓有成就便难以接受等。
凡此种种，都会使得领导者在赞扬下级时，不能做到真诚恳切，而是言不由衷。不是“情动于中而形于色”，而是味同嚼蜡，起不到增进交流、沟通心灵的作用。而作为下级来说，一旦从领导者的赞语中感觉到领导并不因为其取得的成绩而由衷地高兴，甚至还带有妒忌、猜疑时，无疑会使其积极性大为受挫，难以在今后的工作中投以百分之百的努力。所以作为领导者，必须克服这种心理。一要在事情上认识到该肯定的成绩就应该及时肯定，不能过河拆桥；二是在情感上推己及人，把下级的成功看作自己的成功，把自己的喜怒哀乐和下级的喜怒哀乐联系在一起。只有这样，才能对下级的成绩产生由衷的高兴，真诚地赞扬。
三、全面分析，扬长论短
《国语·郑语》有云：“声一无听，物一无文。”下属取得了成绩固然可喜可贺，但单一的强调成绩往往不能起到增进认识的作用，而且还有可能滋生下属的骄傲自满情绪。事实上，正如瑕瑜互见的道理一样，任何长处都与某种短处相连，绝对肯定和绝对否定都是有害的。领导越是在常人不易察觉之处，独具慧眼地发现下级的短中之长，那么领导的威信和可信赖度就越高。而在表扬的同时给以适当的意见，既能使下级在心理上更容易接受，又使赞扬的话语显得刚柔并济。
某经理在其辖区内，通过积极的工作争取到一批新客户，成绩斐然，但是与此同时，一批老客户正悄悄流失却未曾引起他的重视。总经理在了解到这一情况之后，把他叫进办公室说：“你最近干得不错，业务上有了很大的拓展，客户数量正在迅速增加，我对你感到满意。”这位经理听了很高兴，立即表示了要进一步搞好工作的决心。这时，总经理不失时机地提出：“对了，有件事想请你注意一下，有一批老客户最近很少与公司来往，不知是什么原因。”这位经理立即应允进行调查处理，很愉快地接受了这一任务。这样的表扬就使下属始终保持着动力和压力，心情畅快地完成工作。
四、注意技巧，方式多样
任何一种表达方式，如果千篇一律毫无变化或者过于直接，往往会产生负面作用。赞扬也是一样，不能永远都是“你干得不错”之类的陈词滥调。有时候同一种意思换个表达方式，往往产生完全不同的效果。这里提供几种基本的赞美方法。
（1）对比性的赞扬。就是把赞扬对象和其他对象比较，以突出其优点。这种方法能给人一种很具体的感觉。“有比较才有鉴别”就说明了这个道理。从另外一个角度看，它会产生一个负面，从而容易引起人际关系的矛盾，所以在比较时，就不应用贬低来代替赞美。例如两个学生各拿着自己的一幅画请老师评判，老师若对甲说：“你画得不如他。”乙也许比较得意，而甲一定不悦，不如对乙说：“你画得比他还要好。”乙固然高兴，甲也不至于太扫兴。
（2）断语性的赞扬。就是给被赞扬者一个总结性的良好评价，要以肯定判断的形式表示。实际上，对别人的工作进行肯定就是一种赞扬。但是由于这种赞扬是较为全面的、总结性的评价，所以容易抽象，而且领导者也会给人一种高高在上的感觉，因此一般要与其他方法结合使用。
（3）感受性的赞扬。就是领导者就某一点表示自己的良好感受。因为他陈述的只是赞扬的感受，不受其他条件的限制，所以这种形式能充分发挥出赞扬的优势。实施这种赞扬有两个步骤：一是把被赞扬者值得肯定的优点挑出来；二是让被赞扬者知道你对他的优点很满意。这样，赞扬的作用就自然而生，而且令人信服。