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第14章 信息资源管理

1.企业信息资源管理

企业信息资源管理指企业为达到预定的目标运用现代的管理方法和手段对与企业相关的信息资源和信息活动进行组织、规划、协调和控制,以实现对企业信息资源的合理开发和有效利用。企业信息资源管理属于微观层次的信息资源管理的范畴。

企业信息资源管理的任务是有效地搜集、获取和处理企业内外信息,尽可能地提高信息资源的质量、可用性和价值,并使企业各部分能够共享这些信息资源。企业是以盈利为目的的,它以追求利润最大化为目标。所以,企业信息资源管理的主要目的也是发挥信息的经济效益和潜在的增值功能。为完成企业的生产、经营、销售工作,提高企业的经济效益和社会效益服务。一般来说,企业信息资源管理工作的内容主要有:(1)对信息资源本身的管理;(2)对相关信息工作的管理;(3)加强对员工的管理。

2.重要地位

在全球经济信息化和通信技术现代化条件下,加强企业信息资源管理是我们无二的选择。管理是企业整个管理工作的重要组成部分,也是实现企业信息化的关键。所以,加强企业信息资源管理对企业发展具有特殊重要的作用,主要表现在:

(1)增强企业竞争力的基础和手段

记得美国著名学者奥汀格曾给出了著名的资源三角形。在这个三角形中,信息同物质、能源一起称为推动企业发展的支柱。这说明,当今社会信息资源已成为企业的重要战略资源。所以加强企业信息资源的管理,使企业及时、准确地收集、掌握信息,开发、利用信息,为企业发展注入新鲜血液。不仅为企业作出迅速灵敏的决策提供了依据,也为企业在激烈的市场竞争中指明方向。增强企业信息管理是企业抢先开拓市场、占有市场,及时有效地制定竞争措施,增强企业竞争力的坚实后盾。尤其是我国加入WTO之后,加强企业信息资源管理显得更为重要。

(2)提高企业经济效益的根本措施和保障

追求利润最大化,提高经济效益是企业生产经营的目的。企业之间的竞争除了在生产资料、生产技术、产品价格之外,更重要的是对有价值信息的竞争。关键的一条信息可能决定了成败。谁抢先占有信息,谁就掌握了主动权,就可能优先占领市场,从而提高企业经济效益。由此,占有和利用信息的能力也就成为衡量一个企业是否具有市场能力的关键指标。例如,美国苹果公司就是一个把市场销售、产品研究开发、生产联结在一起的信息网络。据相关人士披露,苹果公司每天会根据当天遍及全球各地的千万个销售商的销售情况进行汇总、分析,从而制定第二天的生产销售计划。计划出台之后又传送给全球各个生产厂家。全球生产厂家再按生产计划,进而各地的销售商就按时、按量收到所需要的定货。这种管理模式给苹果公司带来了丰厚的利润。由此可见,信息资源管理对企业创造经济效益的影响有多大。

(3)实现企业信息化的关键一步

信息化已经是全球发展的总趋势,目前各国都已经和正在进入信息时代。企业生存和竞争的内外环境已经发生了根本的变化,企业信息化和信息管理也要和国际接轨。企业的信息化应该是全方位的,而不仅仅是信息技术的延伸,企业管理和组织的延伸更为重要。企业信息化,其实质就是管理者在信息技术应用的基础上,及时利用信息资源、把握市场机会进行决策。从这个角度来看,企业信息化不仅要重视技术研究,更要特别重视信息资源的管理,以避免信息资源的重复、分散、浪费和利用效率低下,从而最大程度地实现资源的共享。由此,我们可以说,企业信息资源的开发和利用是企业信息化建设的核心,更是企业信息化的出发点和归宿。

3.信息资源管理与竞争情报

信息资源管理与竞争情报既有区别又有联系。那么,它们的区别和联系究竟是怎样的呢?

(1)联系

信息资源管理与竞争情报根本目的是一致的。即都是为了提高企业的竞争力,提高企业的竞争优势,为企业创造利润服务。竞争情报中的一部分来源于信息资源,又高于信息资源,是对内外信息资源分析与整合的结果;竞争情报工作的整个工作流程都贯穿于信息资源管理的全过程,竞争活动驱动信息资源的生产、服务与创新。

(2)区别

竞争情报侧重于对信息资源进行加工处理、综合利用,为企业提供决策支持、项目服务,是一种高层次的信息服务;而信息资源管理是一种企业管理方法和策略,不仅要提供信息服务,还包括了对人、设备及制度等一系列信息活动要素的管理。也可以说竞争情报为企业的竞争策略、生产决策、开发新市场等宏观策略服务,而信息资源管理致力于对企业内外部正式交流信息的管理,而不包括非正式交流信息(如人际交往、电话、会议等)的管理,而非正式交流信息却是竞争情报的重要来源。

4.信息不对称理论

在当今社会,为什么信息资源越来越受到人们的青睐,而且得到普遍的重视和广泛利用呢?其根本原因就在于信息资源对人类社会的生存和发展所起到的重要作用。信息继物质和能量之后被人们看作构成客观世界的3大要素之一。它的基本作用就在于消除了人的认识的不确定性,增强了世界的有序性。信息资源对于现代的企业也是赖以生存的重要因素之一。信息资源有如此重要的作用,那么信息资源管理和它的关系如何呢?信息资源管理的主要任务就是将有限的信息资源进行合理地配置。信息资源管理以信息资源的充分开发和有效利用为基本目标。在社会的多元开发与多层次组织中,信息资源的形态呈多样化趋势,各种形态的资源在形态转化中相互作用,成为一体,由此形成社会的信息资源结构,在企业中也是如此。

信息是在人类的活动过程中产生的,就我们所使用的信息而言,大致有3种状态,即接受状态、记录状态和传递状态。接受状态是指信息存在于人的头脑中,被人理解或吸收的状态。记录状态则是信息存在于各类载体中的状态。传递状态就是指各种方式的信息传播。根据存在方式的不同信息资源可以分为口头信息、文献信息和实物信息资源3种。我们接触的所有信息从掌握状态上可分为两种,即个人掌握状态和公共掌握状态。其中,个人掌握状态比较容易理解,就是信息掌握在个人手中。而公共信息资源则存在于公司、大学、科研机构等地方。由于信息掌握状态的不同,所以信息的交流和整合对于信息资源开发就显得十分重要。

信息不对称理论研究的是在实际生活中所存在的各方面所掌握的信息的不对称问题,这对于信息资源管理来说有着很重要的影响。信息不对称理论的基本内容可以归纳为两条。一是有关信息在交易的双方之间的分布的不对称性,即一方占有的相关信息较多,另一方占有的相关信息较少;二是信息交易双方对于各自在信息占有方面的相对地位是不同的。

如果我们想通过信息资源管理来实现信息资源的有效配置,那么就要从开发信息资源入手。而开发信息资源则需要从信息资源的交流过程着手。一般来说,信息资源的交流大致可以分为直接交流和间接交流两个层次。两个层次相比较,直接交流就成为信息资源管理的难点,其根本原因在于信息的不对称性。在现实生活中,我们获得信息往往是非对称的。就个人而言,所掌握的信息由两部分组成,即公共信息和私人信息。就机构而言,所掌握的信息也有公开信息和内部信息,专指性信息与浏览性信息之别。

如果就一个事件的决策过程或者行为方式,用信息环境来衡量,所掌握的信息不完全、不充分,就会形成信息不对称环境。信息不对称,会使行为过程发生扭曲,产生众多缺陷障碍,可能影响制度的正确执行、降低企业的经济效益,甚至导致某件事情决策或行为的失败。对于决策者来讲,信息不对称对一个企业的重要决策有着重要的影响。而信息资源管理本身就是要辅助企业决策,所以信息资源管理就是要消除信息不对称的现象。所以说,信息不对称理论的研究对信息资源管理的工作有着非常重要的意义。

信息不对称和信息资源管理也是相互作用的。信息资源管理可以消除信息不对称,同时,信息不对称环境也会对信息资源管理产生一些障碍作用。这些阻碍作用主要表现在以下几个方面:

首先,信息不对称会产生时滞现象。信息在活动过程中,由于受各种因素的不良干扰与影响,有时就会出现信息过剩、信息阻塞或者信息过时现象。这样就增加了信息获取的难度。

其次,是激励制度,由于直接交流的影响和信息制度的不完善,会让很多个人信息得不到共享,造成大量信息资源的浪费。

最后,信息不对称会产生限制现象。信息受消耗成本的制约,由于信息的不对称,人们需要大量的搜寻、过度地检索。这样会使信息本身的成本加大,从而在接受信息的时候受到约束。

5.实现企业信息资源管理的途径

(1)提高企业各级管理人员对信息资源的认识

企业经营的基础在管理、重心在经营、经营的核心在决策。企业的管理层是决策的主体。所以,要实现信息资源管理,首先就要提高企业各管理层对信息资源的认识。一个公司决策的正确与否关系到企业生存和发展。正确的决策是建立在准确预测的基础之上的,而准确的预测又是建立在及时把握信息的基础之上的。从这个角度来看,“控制信息就是控制企业的命运,失去信息就失去一切”。我国企业各级人员,特别是作为企业决策的主体—管理人员必须充分认识到信息资源在企业发展中的重要地位和作用。作为管理层的核心,高层领导就需要从战略高度来重视信息资源的开发与运用。进而加大对信息资源管理的力度,提高企业的竞争力,最终为企业创造更好的经济和社会效益。

(2)提高企业信息资源管理人员的素质

管理人员的能力和素质决定了管理水平的高低。对于一个企业而言,要加强对信息资源管理的力度,首当其冲,就是要重视信息资源管理人才的培养、引进和任用。信息资源管理水平的提高,人才很重要。这就需要在企业内培养、任用具有经营头脑、有信息素养、专业技术能力过硬、创新能力强、具有市场运作及应变能力的综合性高级管理人才。

(3)加强企业信息资源管理的基础工作

第一,要加强企业信息资源管理,就是要建立一套标准、规范的企业信息资源库。这样就可以使企业信息资源的获取、传递、处理、储存、控制建立在全面、系统、科学的基础之上,从而保证信息的完整、准确与及时。

第二,要加强企业信息资源管理,企业应当采用先进的管理理论和方法加强企业生产经营管理,规范管理手段和方法,建立完善的规章制度。力图在企业中构建一个高效益的业务流程和信息流程。

(4)建立健全企业信息资源管理机构

为适应企业信息资源的管理,必须调整旧的不合理的管理体制和组织机构,代之以新的健全的企业信息资源管理机构。

首先,企业应当以信息化和现代化企业管理要求为标准,设置信息管理机构、建立信息中心、确定信息主管,统一管理和协调企业信息资源的开发、收集和使用。其中,信息中心是企业的独立机构,它直接受最高层领导并为企业最高管理者服务。信息中心的主要职能是处理信息,确定信息处理的方向,用先进的信息技术提高业务管理水平,建立业务部门期望的信息系统和网络并预测未来的信息系统和网络,培养信息资源的管理人员等。

其次,加快推行科学的管理体制。作为企业生存和发展的战略资源的管理活动,信息资源管理需要贯彻“要一把手”的原则。为此,我国政府应在体制和激励机制上下工夫;而企业和个人则应分别在管理制度上和在能力及素质养上下工夫。

(5)企业信息资源的集成管理

集成管理是企业信息资源管理的主要内容之一。作为高科技时代的管理创新,集成管理正在逐渐渗透和应用到社会经济的各个行业和领域。集成管理是一种全新的管理理念和方法。企业信息资源集成是以对企业历史上形成的企业信息功能的集成为前提的。集成管理的核心是对企业内外信息流的集成。它得以实施的基础是各种信息手段的集成。通过集成管理实现企业信息系统各要素的优化组合,可以使信息系统各要素之间形成强大的协同作用,这样就能够最大限度地放大企业信息的功能,最终实现企业可持续发展的目的。